Công nợ theo mặt hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/debt-by-item

Báo cáo đứng sau việc ghi sổ chứng từ bán chịu, mua chịu và đối trừ tiền thu, tiền trả. Số tổng xem ở công nợ tổng hợp; từng hóa đơn xem ở công nợ theo hóa đơn; nợ quá hạn bao lâu xem ở tuổi nợ. Màn này là báo cáo quản trị, không phải sổ theo mẫu: sổ bắt buộc mở theo tài khoản và đối tượng nằm ở bài sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán.

1. 1

   Chứng từ bán hàng (khi xem phải thu) hoặc chứng từ mua hàng (khi xem phải trả) ở hình thức chưa thanh toán, đã ghi sổ. Xem cách lập chứng từ bán hàng và cách lập chứng từ mua hàng.

2. 2

   Phiếu thu, phiếu chi đã được đối trừ vào chứng từ. Phiếu chưa đối trừ vẫn làm khách bị coi là còn nợ. Xem thu tiền khách hàng và trả tiền nhà cung cấp.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Bán hàng hoặc phân hệ Báo cáo khi xem phải thu; Mua hàng hoặc Báo cáo khi xem phải trả. Thiếu quyền thì màn báo thiếu quyền.

ketoanx.com/reports/debt-by-item

Trên đầu trang có nút Công nợ theo hóa đơn (mở cùng loại công nợ) và In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ. Màn này không có nút xuất Excel.

Thanh lọc gồm: Loại công nợ (chọn Phải thu khách hàng (131) hoặc Phải trả nhà cung cấp (331)), Từ ngày, Đến ngày, ô chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp (mặc định Tất cả), ô tích Chỉ dòng còn nợ và nút Xem.

ketoanx.com/reports/debt-by-item

Dòng Tổng cộng ở cuối bảng cộng ba cột tiền. Hãy nhớ điều này khi đọc: màn không đo công nợ theo số lượng hàng thật còn nợ, mà chia tiền nợ của chứng từ cho các dòng theo tỷ lệ. Chứng từ có hai mặt hàng, khách trả 10.000.000, thì số trả được chia cho hai mặt hàng theo tỷ lệ chứ không biết khách định trả cho mặt hàng nào.

Phần lẻ do làm tròn dồn vào dòng cuối của chứng từ để tổng khớp với chứng từ.

Khi xem công nợ phải trả nhà cung cấp

Ở Loại công nợ chọn Phải trả nhà cung cấp (331) rồi Xem. Tiêu đề, ô chọn đối tượng và hai cột cuối đổi thành Nhà cung cấp, Đã trả, giảm trừ, Còn phải trả. Dùng khi nhà cung cấp hỏi lô hàng nào bạn chưa thanh toán. Khi trả tiền, nhớ rằng khoản mua từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ; xem thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu.

Khi chỉ muốn thấy nợ chưa trả

Tích Chỉ dòng còn nợ. Các dòng đã trả hết bị ẩn; tổng của nhóm đối tượng vẫn là tổng các dòng đang hiện. Không tích thì bảng còn các chứng từ phát sinh trong kỳ dù đã trả xong.

Khi có hàng trả lại hoặc giảm giá

Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán gắn với chứng từ gốc được tính vào cột Đã thu, giảm trừ, không làm giảm cột Số lượng. Hóa đơn điều chỉnh cho các trường hợp này xem cách hạch toán hàng bán bị trả lại và cách hạch toán giảm giá hàng bán.

Khi tìm nợ khó đòi để trích lập dự phòng

Màn này chỉ nói nợ thuộc mặt hàng nào, không nói tuổi nợ. Dùng tuổi nợ để xếp khoản quá hạn, rồi xét trích lập theo bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Khi khách ứng trước tiền

Tiền ứng trước chưa đối trừ vào chứng từ nào không nằm ở đây vì màn chỉ lấy chứng từ bán chịu. Khách ứng trước có số dư Có trên 131 và hiện ở công nợ tổng hợp.

Giới hạn cần biết, ngay dưới bảng cũng có câu nhắc. Một, công nợ nhập đầu kỳ theo hóa đơn không có dòng hàng nên không có ở đây. Hai, chứng từ bán hoặc mua thu tiền ngay không phải công nợ nên không có ở đây. Ba, khách ứng trước tiền cũng không có. Vì vậy tổng cột Còn phải thu có thể nhỏ hơn số dư Nợ tài khoản 131 trên sổ cái. Để kiểm lại, so tổng với công nợ theo hóa đơn cùng khoảng ngày, rồi so với 131 ở cân đối phát sinh. Khi chốt công nợ với khách, dùng thêm biên bản đối chiếu công nợ.

Màn báo thiếu quyền xem: tài khoản chưa có quyền Bán hàng hoặc Báo cáo (phải thu), hoặc Mua hàng hoặc Báo cáo (phải trả). Nhờ quản trị viên cấp quyền, xem thành viên, phân quyền.

Dòng "Không gắn mặt hàng": chứng từ không có dòng hàng với thành tiền dương. Mở chứng từ để kiểm tra.

Khách đã trả tiền mà vẫn hiện nợ: phiếu thu chưa đối trừ vào chứng từ. Đối trừ rồi mở lại trang.

Tổng nhỏ hơn 131 trên sổ cái: xem ba giới hạn ở phần số liệu lấy từ đâu.