Gửi báo cáo qua email: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/mail

Màn đứng ở cuối vòng công nợ: sau khi ghi sổ hóa đơn bán và thu tiền khách hàng, bạn gửi đối chiếu để khách xác nhận số trước khi chốt kỳ. Pháp luật không có mẫu biên bản đối chiếu bắt buộc, công ty tự soạn; nội dung thường gặp và cách xử lý khi khách không ký ở bài biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản dùng để đối chiếu cũng là giấy tờ hai bên cần khi bù trừ công nợ.

1. 1

   Chứng từ đã ghi sổ. Số tiền trong thư lấy từ chứng từ đã ghi sổ, đơn vị đồng.

2. 2

   Email của đối tượng trong khách hàng, nhà cung cấp. Đối tượng chưa có email thì bị bỏ qua. Người liên hệ của đối tượng được đánh dấu nhận thư sẽ nhận đồng gửi (tối đa 10 người).

3. 3

   Danh bạ email nếu gửi Báo cáo khác: xem danh bạ email.

4. 4

   Nếu muốn thư đi từ máy chủ thư của công ty thay vì máy chủ chung, cài ở mẫu thư, gửi thư.

5. 5

   Quyền In ở phân hệ Báo cáo mới gửi được. Thiếu quyền, trang hiện câu Tài khoản của bạn không có quyền In ở phân hệ Báo cáo nên chỉ xem được, không gửi được thư. Sửa mẫu thư cần thêm vai trò được ghi, không phải vai trò chỉ xem.

ketoanx.com/reports/mail

Dưới đó là bốn nút chọn loại: Công nợ phải thu, Công nợ phải trả, Công nợ nhân viên và Báo cáo khác. Cuối trang là bảng Thư báo cáo đã gửi gần đây với 20 thư mới nhất.

ketoanx.com/reports/mail

Khi gửi đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Chọn Công nợ phải trả, tài khoản 331. Thư mặc định đề nghị nhà cung cấp xác nhận số dư và nói rõ chiều "chúng tôi còn phải trả" hoặc "chúng tôi đã ứng trước, trả thừa". Cách làm giống phải thu.

Khi gửi cho nhân viên về tạm ứng

Chọn Công nợ nhân viên rồi chọn tài khoản trong Tài khoản: 141 cho tạm ứng, 334 cho lương phải trả. Thư xưng "bạn" và nói dư Nợ là còn phải hoàn trả cho công ty. Xem quyết toán tạm ứng.

Khi gửi một báo cáo đã xuất ra tệp

Xuất báo cáo ra PDF hoặc Excel ở màn báo cáo tương ứng, rồi bấm Báo cáo khác. Nhập Tên báo cáo, chọn tệp, tick Nhóm email hoặc từng địa chỉ, gõ thêm địa chỉ lạ ở Địa chỉ khác (cách nhau bằng dấu phẩy), bấm Gửi báo cáo. Mỗi người nhận một thư riêng, không thấy địa chỉ của nhau; tối đa 50 người một lần.

Khi muốn đổi nội dung thư

Bấm Mẫu thư. Mỗi loại thư có mẫu riêng: sửa Tiêu đề thư và nội dung bằng trình soạn, chèn trường trộn dạng {{doi_tuong}} từ danh sách (tên đối tượng, tài khoản, số dư cuối kỳ, bảng chi tiết...). Bấm Xem trước để xem thư với số liệu mẫu, rồi Lưu mẫu thư. Muốn bỏ mẫu đã sửa bấm Dùng mẫu mặc định. Mẫu ghi nhật ký thao tác.

Khi muốn đối chiếu theo từng hóa đơn

Thư gửi từ màn này đối chiếu theo từng phát sinh và số dư, không liệt kê từng hóa đơn còn nợ. Muốn liệt kê hóa đơn, xem công nợ theo hóa đơn và gửi kèm tệp bằng Báo cáo khác. Với khoản quá hạn hoặc cần hồ sơ cho kiểm toán, đối chiếu theo hóa đơn chắc hơn, như bài biên bản đối chiếu công nợ nêu.

Mỗi lần gửi ghi một dòng nhật ký thao tác, và từng thư ghi vào bảng lịch sử. Phần mềm không nhận phản hồi của khách: khách trả lời vào hộp thư của người dùng gửi hoặc của máy chủ thư công ty, và việc khách đã xác nhận hay chưa bạn phải tự ghi. Email cũng không thay chữ ký: nếu cần biên bản có giá trị cho bù trừ hay kiểm toán, in tệp đính kèm, hai bên ký và đóng dấu rồi lưu bản có chữ ký.

Để kiểm lại số trước khi gửi, so số dư cuối kỳ với cân đối phát sinh cùng kỳ (chọn Hai bên (theo từng đối tượng, không bù trừ) ở ô Số dư), hoặc mở sổ chi tiết.

ketoanx.com/reports/mail

Chọn kỳ, tài khoản và ít nhất một đối tượng (tối đa 100 mỗi lần): bạn chưa tick ai hoặc tick quá 100 người. Chia thành nhiều lần.

Từ ngày phải trước đến ngày: kỳ chọn ngược.

Chưa có email ở danh mục đối tượng: thất bại ở dòng đối tượng không có email. Bổ sung ở danh mục khách hàng.

Chưa gửi được thư: máy chủ thư từ chối. Nếu công ty dùng máy chủ SMTP riêng, câu đổi thành Chưa gửi được qua máy chủ SMTP của công ty; kiểm tra cài đặt ở mẫu thư, gửi thư.

Mỗi công ty gửi tối đa 500 thư báo cáo trong 24 giờ, còn gửi được số thư còn lại: chạm trần ngăn gửi hàng loạt. Chờ hoặc chia nhỏ.

Chọn tệp báo cáo cần gửi (xuất báo cáo ra PDF hoặc Excel trước), Tệp đính kèm phải là PDF, Excel, Word, CSV, HTML, ZIP hoặc ảnh PNG, JPG hoặc tệp lớn hơn 8 MB: đổi định dạng hoặc nén tệp.

Chọn nhóm, địa chỉ trong danh bạ hoặc gõ địa chỉ người nhận: chưa chọn người nhận nào.

Nội dung thư đang trống: khi lưu mẫu, nội dung chỉ có khoảng trắng.