Quyết toán tạm ứng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/advances

Trên màn này bạn làm được: xem nhân viên nào đang giữ tiền tạm ứng, nhập chi phí theo từng dòng (kèm thuế GTGT đầu vào), xem trước bút toán, thu lại tiền thừa bằng tiền mặt hoặc trừ vào lương, chi thêm khi chi vượt, xem sổ chi tiết 141 của người đó từ đầu năm, in chứng từ và in giấy thanh toán 04-TT. Việc đứng trước là giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng. Việc đứng sau là xem theo dõi tạm ứng và in biên bản đối chiếu công nợ tạm ứng. Cách hạch toán 141 nói đầy đủ ở bài tài khoản 141 tạm ứng.

ketoanx.com/advances

1. 1

   Nhân viên đã có trong danh mục và được đánh dấu là nhân viên (khách hàng, nhà cung cấp). Đối tượng không đánh dấu thì không xuất hiện trong ô chọn.

2. 2

   Khoản tạm ứng đã được chi và ghi sổ: phiếu chi ghi Nợ 141, Có tiền mặt, gắn đúng nhân viên ở Đối tượng Nợ. Cách lập ở bài lập phiếu chi. Phiếu chi không gắn nhân viên thì số dư 141 không hiện ra ở đây.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có 141, tài khoản tiền mặt, và tài khoản thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn có thuế. Muốn trừ tạm ứng thừa vào lương thì cần thêm tài khoản 334. Xem hệ thống tài khoản.

4. 4

   Quyền phân hệ Quỹ, ngân hàng ở mức thêm. Người chỉ có quyền xem thấy dòng "Bạn chỉ có quyền xem" cùng số dư hiện tại, không có biểu mẫu.

5. 5

   Chứng từ gốc của chi phí (hóa đơn, vé, biên lai) đã nằm trong tay bạn. Phần mềm không lưu ảnh chứng từ.

6. 6

   Kỳ kế toán chưa khóa tới ngày quyết toán (khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/advances

Dưới tiêu đề là ô Nhân viên với lựa chọn đầu Tất cả (xem tổng hợp). Nhân viên đang giữ tiền được ghi chú trong danh sách chọn, dạng đang tạm ứng kèm số tiền. Chọn một người rồi bấm Xem.

Ở chế độ tổng hợp bạn thấy bảng Nhân viên đang giữ tiền tạm ứng gồm Mã, Nhân viên, Số dư tạm ứng và nút Quyết toán ở mỗi dòng. Khi chưa có nhân viên nào, bảng báo "Chưa có đối tượng nào là nhân viên". Khi không ai còn dư, bảng báo "Không nhân viên nào còn dư tạm ứng" kèm nút lập phiếu chi tạm ứng.

Sau khi chọn một người, trang hiện thêm khung Quyết toán tạm ứng của người đó (biểu mẫu), khung Sổ chi tiết TK 141 của người đó từ đầu năm, và ở dưới cùng, cho mọi người, khung Chứng từ quyết toán tạm ứng gần đây (30 chứng từ mới nhất) với hai nút ở mỗi dòng: Giấy thanh toán 04-TT và In chứng từ.

ketoanx.com/advances

Mỗi dòng chi phí có nút xóa; nút Thêm dòng chi phí thêm dòng mới (dòng duy nhất thì không xóa được). Khung xem trước có bốn số: Đang tạm ứng, Chi thực tế (gồm thuế), số thu lại hoặc chi thêm (tên ô đổi theo chiều: Thu lại từ nhân viên hay Chi thêm cho nhân viên), và Số dư tạm ứng sau quyết toán. Dưới đó là các bút toán Nợ/Có sẽ được ghi.

ketoanx.com/advances

Khi chi thực tế vượt số đã ứng

Cùng chị Hà, nếu hóa đơn tổng cộng 13.500.000 đồng thì khung xem trước đổi tên ô thành Chi thêm cho nhân viên 1.500.000 đồng và số dư sau quyết toán là 0. Cất như bình thường. Phần mềm ghi Nợ 141, Có tiền mặt 1.500.000 đồng, tức coi như công ty chi bù bằng tiền mặt. Công ty chi bù bằng chuyển khoản thì màn này không có lựa chọn đó: hãy tắt ô thu lại/chi thêm khi quyết toán, rồi chi phần thiếu bằng chứng từ chuyển khoản lập ở thu, chi, chứng từ khác (Nợ 141, Có 112, gắn nhân viên).

Khi nhân viên không nộp lại tiền mà trừ vào lương

Ở Phần tạm ứng thừa chọn Trừ vào lương (Nợ 334, Có 141). Phần thừa được ghi Nợ 334, Có 141 cùng nhân viên, không đụng quỹ. Thông tư 99 cho doanh nghiệp tự quy định trong quy chế việc hoàn trả tạm ứng thừa (nộp lại hoặc trừ lương), nên chỉ chọn cách này khi quy chế của bạn cho phép và người lao động đồng ý. Phần mềm không kiểm quy chế. Tạm ứng lương là chuyện khác, xem tạm ứng lương.

Khi quyết toán từng phần và giữ lại số dư

Bỏ tích ô thu lại. Phần mềm chỉ ghi Nợ chi phí, Có 141 theo các dòng bạn nhập; số dư 141 còn lại và hiện ở dòng Số dư tạm ứng sau quyết toán. Dùng khi nhân viên mới nộp một phần chứng từ và còn việc dở. Khi nộp phần sau, quyết toán lần nữa.

Khi nhân viên tự bỏ tiền túi và không có tạm ứng

Nếu số dư 141 bằng 0 mà bạn nhập chi phí 2.000.000 đồng, với ô thu lại bật, phần mềm ghi Nợ chi phí, Có 141, rồi Nợ 141, Có tiền mặt 2.000.000 để hoàn tiền cho nhân viên. Cách này chạy được, nhưng bản chất là hoàn chi, không phải tạm ứng. Giấy đúng cho việc này là giấy đề nghị thanh toán 05-TT, xem bài giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng.

Khi tạm ứng để mua hàng có hóa đơn từ 5 triệu đồng

Từ 01/7/2025, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ. Nhân viên cầm tiền mặt đi trả cho nhà cung cấp là tình huống dễ mất khấu trừ. Xem thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. KetoanX không chặn và không cảnh báo: bạn vẫn nhập được thuế 400.000 ở ô Thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn trả bằng tiền mặt. Với khoản lớn, hãy để công ty chuyển khoản thẳng cho nhà cung cấp.

Khi in giấy thanh toán tạm ứng

Ở bảng Chứng từ quyết toán tạm ứng gần đây bấm Giấy thanh toán 04-TT. Giấy gồm ba phần: I số tiền tạm ứng (các kỳ trước chưa chi hết và kỳ này theo từng phiếu chi), II số tiền đã chi, III chênh lệch (chi không hết hoặc chi quá). Dòng căn cứ ở góc phải đổi theo chế độ kế toán của công ty (Thông tư 99, 133, 200 hay 71 cho hợp tác xã). Bốn ô ký: Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Người đề nghị thanh toán; tên lấy từ hồ sơ công ty (giám đốc, kế toán trưởng, người lập biểu) và tên nhân viên ở ô cuối. Dòng "Bộ phận" trên giấy để chấm chấm, ô "Bộ phận (hoặc địa chỉ)" của người thanh toán lấy theo địa chỉ khai ở danh mục. Cần quyền in chứng từ quỹ. Chứng từ chưa ghi sổ thì giấy có cảnh báo màu đỏ.

Khi dùng Thông tư 133

Tài khoản 141 và các tài khoản dùng trong ví dụ giữ nguyên số hiệu ở Thông tư 133 nên cách làm y hệt. Khác ở chỗ Thông tư 133 viết cứng điều kiện tạm ứng (chỉ định người nhận thường xuyên, thanh toán dứt điểm kỳ trước mới được ứng tiếp), còn Thông tư 99 giao cho quy chế công ty. Phần mềm không chặn ứng tiếp trong cả hai chế độ.

ketoanx.com/advances

Với ví dụ chị Hà, chứng từ loại quyết toán tạm ứng (QTTU) ghi các dòng, tất cả đều gắn chị Hà ở phía 141:

1. 1

   Nợ 6422, Có 141: 4.000.000 (Khách sạn).

2. 2

   Nợ thuế GTGT đầu vào (1331), Có 141: 400.000.

3. 3

   Nợ 6422, Có 141: 3.500.000 (Vé đi lại).

4. 4

   Nợ 111, Có 141: 4.100.000 (Thu lại tạm ứng thừa).

Tổng bên Có 141 là 12.000.000, bằng số đã ứng nên số dư về 0. Chọn trừ lương thì dòng bốn thành Nợ 334, Có 141. Chi vượt thì dòng bốn thành Nợ 141, Có 111 (Chi thêm phần vượt tạm ứng). Tài khoản chi phí, thuế và tiền theo hệ thống tài khoản của công ty. Ghi sổ nhiều dòng một lần trong một giao dịch: lỗi ở dòng nào thì cả chứng từ không được ghi.

Để kiểm lại: khung Sổ chi tiết TK 141 của nhân viên ngay trên màn có cột Tạm ứng (Nợ), Hoàn ứng (Có) và Số dư. Xem thêm sổ chi tiết tài khoản 141, màn theo dõi tạm ứng và biên bản đối chiếu công nợ tạm ứng.

ketoanx.com/advances

Không có gì để quyết toán: nhân viên không còn dư tạm ứng và chưa nhập chi phí: số dư 141 tại ngày quyết toán bằng 0 và bạn chưa nhập dòng chi nào. Kiểm lại Ngày quyết toán (có thể sớm hơn ngày chi tạm ứng) và phiếu chi tạm ứng đã gắn đúng nhân viên chưa.

Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên: đối tượng chưa được đánh dấu là nhân viên. Mở danh mục khách hàng, nhà cung cấp và đánh dấu.

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: TK chi phí là tài khoản có tài khoản con (ví dụ 642 khi công ty đã mở 6421, 6422). Gõ mã tài khoản chi tiết.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: thiếu 141, tiền mặt, thuế đầu vào hoặc 334. Thêm ở màn Hệ thống tài khoản. Màn còn báo ngay trên đầu trang bằng chữ đỏ khi thiếu 141.

Sổ đã khóa đến ngày: Ngày quyết toán nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa.

TK chi phí không hợp lệ: mã tài khoản gõ sai (phải là số, 3 đến 8 chữ số).