Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào 2026

Điều kiện thứ hai là chứng từ gốc: hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế thay phía nước ngoài (kể cả khi nộp theo tỷ lệ % nhân doanh thu). Hóa đơn phải ghi người mua là công ty bạn; hóa đơn bán cho người tiêu dùng, không ghi tên và mã số thuế công ty, thì không có cơ sở để khấu trừ (KetoanX báo lỗi với hóa đơn như vậy).

Điều kiện thứ ba là thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế). Điều kiện thứ tư là hóa đơn không nằm trong số được lập từ các hành vi luật cấm, như mua bán hóa đơn, tạo giao dịch không có thật, dùng hóa đơn không hợp pháp, lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng kinh doanh (trừ hợp đồng ký trước), hoặc không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế đúng quy định. Hóa đơn thuộc nhóm này không được khấu trừ.

Cả bốn điều kiện chỉ có nghĩa với người nộp theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT; người tính theo phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu không có đầu vào để khấu trừ.

Ngoài chuyển khoản, một số cách thanh toán khác cũng được chấp nhận nếu hợp đồng đã ghi sẵn: bù trừ giữa hàng mua vào và hàng bán ra hoặc vay mượn hàng (kèm biên bản đối chiếu, xác nhận hai bên; bù trừ qua bên thứ ba thì có biên bản ba bên); bù trừ công nợ vay mượn tiền (có hợp đồng vay bằng văn bản lập trước và chứng từ chuyển tiền cho khoản vay); thanh toán cho bên thứ ba theo ủy quyền hoặc chỉ định của người bán (bên thứ ba phải là tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động hợp pháp); thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu theo hợp đồng mua bán văn bản lập trước; nhân viên trả bằng thẻ hoặc tài khoản cá nhân theo quy chế nội bộ rồi công ty hoàn lại bằng chuyển khoản. Sau khi áp các cách ấy mà phần còn lại từ 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt thì chỉ khấu trừ phần có chứng từ không dùng tiền mặt.

Trên tờ khai 01/GTGT mẫu Thông tư 89, khoản điều chỉnh giảm này vào [37] của kỳ đến hạn thanh toán; khoản khấu trừ lại khi có chứng từ vào [38] của kỳ có chứng từ. Hai chỉ tiêu này cho phép điều chỉnh mà không phải khai bổ sung, chi tiết ở bài tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 89.

Khoản bị loại không biến mất. Thuế đầu vào không được khấu trừ được tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc nguyên giá tài sản cố định, nhưng riêng khoản mua từ 5 triệu đồng thiếu chứng từ không dùng tiền mặt thì không được tính vào chi phí (cách hạch toán ở bài thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ).

ketoanx.com/purchases/einvoices

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào. Ở ô Tệp XML hóa đơn điện tử (chọn được nhiều tệp) chọn tệp (tối đa 50 tệp mỗi lần, mỗi tệp không quá 2 MB) rồi bấm Nhập hóa đơn, hoặc Nhập N tệp khi chọn nhiều. Bảng kết quả cho mỗi tệp một trạng thái Đã nhập, Đã có (không ghi đè hóa đơn nhập rồi) hoặc Lỗi, và cột Kiểm tra là Đạt, Cần xem hoặc Không hợp lệ.

2. 2

   Mở từng hóa đơn trong danh sách và đọc khung Kết quả kiểm tra. Phần mềm so tên và mã số thuế người mua với công ty, kiểm cấu trúc mã số thuế người bán, ngày lập không ở tương lai, thuế suất thuộc 0%, 5%, 8%, 10%, KCT, KKKNT, tổng các dòng với tiền thuế và tổng thanh toán. Hóa đơn bán cho người tiêu dùng, không ghi tên và mã số thuế công ty, bị đánh Không hợp lệ với lời giải thích không dùng để tính chi phí được trừ, không khấu trừ thuế GTGT đầu vào; mã số thuế người mua khác mã của công ty cũng báo lỗi. Hóa đơn ở mức lỗi thì khung lập chứng từ hiện lời nhắc xem lại với người bán trước khi hạch toán.

3. 3

   Khung Lập chứng từ từ hóa đơn: chọn Loại chứng từ cần lập (mặc định theo nội dung hóa đơn: Chứng từ mua hàng (qua kho), Chứng từ mua dịch vụ, Phiếu chi tiền mặt, Ủy nhiệm chi (báo nợ), Chứng từ khác (ghi công nợ phải trả)), ghép từng dòng hóa đơn với mặt hàng ở cột Mặt hàng trong danh mục (dòng khuyến mại có thể Không đưa vào chứng từ), chọn Ngày hạch toán và Hình thức thanh toán.

4. 4

   Ô Hình thức thanh toán là chỗ quyết định điều kiện 5 triệu đồng, vì phần mềm lấy đúng lựa chọn này: Chưa trả (công nợ phải trả), Chuyển khoản hoặc Tiền mặt. Hóa đơn 5,4 triệu đồng trả đúng tài khoản người bán chọn Chuyển khoản, còn ba hóa đơn 2,2, 1,9 và 1,8 triệu đồng cùng ngày một người bán chọn Tiền mặt như thực tế. Bấm Lập chứng từ mua. Hóa đơn ghi hình thức thanh toán "TM/CK" thì chọn theo cách bạn thực sự trả.

5. 5

   Chứng từ trả tiền mặt đạt ngưỡng sẽ bị cảnh báo khi cất theo mục Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo (mặc định chỉ cảnh báo, có thể đổi mức). Mua chịu rồi trả bằng phiếu chi tiền mặt thì chính phiếu chi đó được tính khi lập tờ khai.

6. 6

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế, ở form lập tờ khai chọn Loại tờ khai Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT), Kỳ kê khai theo Tháng hoặc Quý, Tháng 10, Năm 2026 rồi bấm Lập tờ khai. Trong tờ khai tìm khung Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng: không được khấu trừ thuế đầu vào. Mỗi dòng có cột Bỏ khấu trừ (ô tích), Chứng từ, Người bán (kèm ghi chú cộng trong ngày khi nhiều lần mua), Trả tiền mặt, Thuế GTGT và Chỉ tiêu [25] hoặc [37].

7. 7

   Các khoản trả tiền mặt đạt ngưỡng được tích sẵn; bỏ tích khoản nào thực tế đã chuyển khoản. Dòng Đang bỏ khấu trừ: … đồng ở [25], … đồng ở [37] cập nhật ngay. Bấm Lưu số liệu đã sửa. Khoản trả nợ cho hóa đơn của kỳ trước đi vào [37] thay vì trừ vào [25]; chỉ tiêu [37] và [38] cũng sửa tay được cho trường hợp mua trả chậm đến hạn mà thiếu chứng từ.

Phần mềm tự ghi gì

Lập chứng từ mua ghi Nợ hàng tồn kho hoặc chi phí, Nợ 133 phần thuế, Có 331 (hoặc Có tiền theo hình thức thanh toán). Phần mềm vẫn ghi Nợ 133 đủ thuế cho hóa đơn trả tiền mặt đạt ngưỡng; việc loại khỏi khấu trừ chỉ diễn ra ở tờ khai (giảm [25] hoặc tăng [37]), nên sổ 133 và tờ khai lệch nhau đúng bằng khoản đó. Muốn sổ khớp tờ khai thì lập chứng từ ở Thuế, cuối kỳ→, Điều chỉnh thuế GTGT với loại thuế đầu vào không được khấu trừ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Thuế, cuối kỳ→, Đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai, chọn Kỳ kê khai rồi bấm Đối chiếu để thấy chênh lệch giữa 133 trên sổ với [25] trên tờ khai và nguyên nhân (thuế không được khấu trừ, hóa đơn khác kỳ, sửa tay). Thuế, cuối kỳ→, Thuế GTGT cho bảng kê mua vào theo thuế suất.

Giới hạn: phần mềm chỉ thấy khối chữ ký của hóa đơn chứ chưa xác thực nó, không tra cứu hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế và không biết người bán có truyền dữ liệu hóa đơn đúng quy định hay không; việc ấy bạn làm ngoài. Cách thanh toán đặc thù như bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba hay bằng cổ phiếu không được nhận ra: bạn bỏ chọn khoản đó ở tờ khai và giữ hồ sơ. Phần mềm không tự nhận khoản mua trả chậm trả góp đã đến hạn mà thiếu chứng từ, bạn nhập tay vào [37] rồi khấu trừ lại ở [38] khi có chứng từ. Các chức năng thuế khác ở phần thuế của KetoanX, và bức tranh chung ở tổng quan thuế GTGT 2026.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào.