Thanh toán không dùng tiền mặt: khoản mua từ 5 triệu cần chứng từ gì để được khấu trừ GTGT và tính chi phí

Ví dụ một: hóa đơn giá chưa thuế 4.600.000 đồng, thuế 10% là 460.000 đồng, tổng 5.060.000 đồng. Dù tiền hàng dưới 5 triệu, tổng thanh toán đã vượt mốc, nên phải chuyển khoản mới được khấu trừ 460.000 đồng thuế.

Ví dụ hai: ngày 12/10/2026 nhân viên mua vật tư của cùng một cửa hàng ba lần, 2.200.000, 1.900.000 và 1.100.000 đồng (đều đã gồm thuế). Từng hóa đơn dưới 5 triệu nhưng tổng trong ngày là 5.200.000 đồng, nên cả ba lần đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Mua của hai cửa hàng khác nhau thì không cộng với nhau.

Hóa đơn mua vào từng lần dưới 5 triệu (theo giá đã có thuế), hàng nhập khẩu từng lần dưới 5 triệu, và quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền nhập từ nước ngoài thì không cần chứng từ này. Mốc này áp dụng từ 01/7/2025.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt (Nghị định 52/2024/NĐ-CP), trừ chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Thường đó là giấy báo Nợ hoặc sao kê ngân hàng của lệnh chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản người bán. Ngoài đường chuyển khoản, các trường hợp đặc thù sau cũng được khấu trừ:

1. 1

   Bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng, khi hợp đồng quy định rõ phương thức này: cần biên bản đối chiếu số liệu có xác nhận của hai bên; bù trừ qua bên thứ ba thì cần biên bản bù trừ ba bên.

2. 2

   Bù trừ với khoản vay, mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ qua bên thứ ba, khi hợp đồng quy định rõ: cần hợp đồng vay, mượn bằng văn bản lập từ trước và chứng từ chuyển tiền cho vay, đi vay.

3. 3

   Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, hoặc trả cho bên thứ ba do người bán chỉ định: việc này phải ghi cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản, và bên thứ ba là tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định.

4. 4

   Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu theo hợp đồng mua bán lập bằng văn bản từ trước.

5. 5

   Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thi hành cưỡng chế thu tiền, tài sản.

Mua trả chậm, trả góp và người lao động thanh toán thay có mục riêng bên dưới.

Sau khi bù trừ, ủy quyền hay cấn trừ mà phần còn lại được trả bằng tiền từ 5 triệu đồng trở lên, phần đó vẫn phải có chứng từ chuyển khoản mới được khấu trừ. Cách lập biên bản bù trừ nằm ở bài bù trừ công nợ.

Hai điều kiện dễ bị bỏ sót. Một là việc hoàn tiền cũng phải bằng chuyển khoản, nếu hoàn bằng tiền mặt thì mất điều kiện. Hai là về thuế GTGT, khoản mua phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Thanh toán qua bên thứ ba thì phải có điều khoản trong hợp đồng; chỉ nói miệng hay nhắn tin yêu cầu chuyển sang tài khoản khác là không đủ.

Đến hạn thanh toán mà không có chứng từ không dùng tiền mặt, bạn kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào đã khấu trừ, ở phần giá trị không có chứng từ, vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Sau này có chứng từ thì khấu trừ lại ở kỳ có chứng từ.

Ví dụ: mua máy 100 triệu đồng chưa thuế, thuế 10 triệu, trả làm bốn đợt bằng nhau theo hợp đồng. Bạn khấu trừ cả 10 triệu ngay từ kỳ nhận hóa đơn. Đợt hai trả bằng tiền mặt thì phần giá trị tương ứng là 25 triệu, thuế 2,5 triệu phải điều chỉnh giảm vào kỳ của hạn đợt hai.

Với thuế TNDN, khoản mua từ 5 triệu chưa thanh toán đến lúc ghi nhận chi phí vẫn được tính vào chi phí được trừ. Đến khi thanh toán mà không có chứng từ không dùng tiền mặt, bạn điều chỉnh giảm chi phí ở kỳ tính thuế phát sinh việc trả bằng tiền mặt.

ketoanx.com/payments

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng rồi bấm Lập mua hàng nhập kho. Mua dịch vụ thì bấm Mua dịch vụ ở cùng trang.

2. 2

   Ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định là hôm nay; mốc cộng dồn trong ngày tính theo Ngày chứng từ. Ô Nhà cung cấp chọn người bán. Bỏ trống thì ô hiện Không chỉ rõ và phần mềm không cộng dồn được các lần mua trong ngày, vì không biết các lần ấy có cùng một người bán hay không.

3. 3

   Ô Thanh toán có năm lựa chọn: Chưa thanh toán, Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt. Muốn có chứng từ ngân hàng thì chọn Ủy nhiệm chi, rồi chọn Tài khoản ngân hàng chi tiền. Chọn Chưa thanh toán khi mua chịu, ô Hạn nợ hiện ra để bạn ghi ngày phải trả.

4. 4

   Bảng hàng có các cột Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất GTGT, Thành tiền và Tiền thuế. Ví dụ một của bài: chọn một mặt hàng, Số lượng 1, Đơn giá 4.600.000, Thuế suất GTGT 10%; phần mềm tính Tiền thuế 460.000, tổng thanh toán 5.060.000, đã vượt mốc dù tiền hàng dưới 5 triệu. Đơn giá nhập đã gồm thuế thì tick ô Đơn giá nhập đã gồm thuế GTGT để phần mềm tự tách thuế.

5. 5

   Ghi hóa đơn của người bán ở Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn (ô Nhận kèm hóa đơn đang tick). Nhà cung cấp, ký hiệu và số này đã có trên chứng từ khác thì phần mềm hỏi lại về trùng hóa đơn.

6. 6

   Bấm Cất và ghi sổ (hoặc Cất, chưa ghi sổ nếu chưa muốn lên sổ). Chọn Tiền mặt mà tổng thanh toán từ 5.000.000 thì hộp xác nhận hiện câu: Chứng từ mua trả tiền mặt có tổng thanh toán 5.060.000 đồng, từ 5.000.000 đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT). Trả tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ; nên thanh toán qua ngân hàng hoặc ghi mua chịu rồi trả bằng chuyển khoản. Vẫn cất?. Bấm hủy rồi đổi Thanh toán sang Ủy nhiệm chi.

7. 7

   Ví dụ hai (ngày 12/10/2026, cùng một cửa hàng, ba lần 2.200.000, 1.900.000, 1.100.000, đều trả tiền mặt): lần một và lần hai cất bình thường vì từng chứng từ dưới 5 triệu. Lần ba, phần mềm cộng 4.100.000 của hai chứng từ trước với 1.100.000 và báo Chứng từ này 1.100.000 đồng, cộng với các chứng từ mua trả tiền mặt khác của cùng nhà cung cấp trong ngày là 5.200.000 đồng. Cảnh báo chỉ hiện ở lần chạm mốc; hai chứng từ đầu vẫn nằm trong diện không khấu trừ và hiện lại ở phần kiểm lại bên dưới.

8. 8

   Mua chịu rồi trả sau: vào Mua hàng→, Trả tiền nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp ở ô Nhà cung cấp và bấm Xem. Ô Hình thức có Tiền mặt (phiếu chi) và Chuyển khoản (báo nợ); chọn chuyển khoản thì thêm ô Tài khoản ngân hàng. Gõ số vào cột Số trả lần này của từng chứng từ còn nợ (hoặc Tổng số tiền trả rồi Phân bổ theo ngày cũ nhất), rồi bấm Cất và ghi sổ phiếu chi. Trả vượt số còn nợ thì báo Số trả cộng chiết khấu vượt số còn nợ của chứng từ …. Màn này không có cảnh báo mốc 5 triệu, nên trả nợ bằng tiền mặt từ 5 triệu chỉ lộ ra ở phần kiểm lại.

9. 9

   Bù trừ công nợ: khi nhà cung cấp cũng là khách còn nợ bạn, màn Trả tiền nhà cung cấp có khung Bù trừ công nợ phải thu với phải trả với Ngày bù trừ, Số tiền bù trừ và nút Lập chứng từ bù trừ. Số bù trừ không vượt số nhỏ hơn của hai bên.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ mua ghi hàng và thuế vào công nợ: Nợ 156 (hoặc tài khoản chi phí theo dòng hàng), Nợ 1331, Có 331; ví dụ một là 4.600.000 và 460.000, Có 331 5.060.000. Chọn Tiền mặt thì có thêm phiếu chi Nợ 331, Có 111; chọn Ủy nhiệm chi thì thêm báo nợ Nợ 331, Có 112, kèm số séc nếu là séc. Các bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

Khi công ty bật duyệt lệnh chi (tick ô Phiếu chi, báo nợ do kế toán lập phải được duyệt mới ghi sổ ở Quỹ, ngân hàng→, Duyệt lệnh chi), phiếu chi và báo nợ do người không phải chủ sở hữu hay quản trị viên lập sẽ nằm ở Lệnh chi chờ duyệt cho đến khi người có thẩm quyền bấm Duyệt; bấm Từ chối thì phải ghi lý do. Chưa duyệt thì chứng từ chưa ghi sổ.

Mức cảnh báo chỉnh ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo, dòng Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng: Không cảnh báo, Cảnh báo (mặc định) hoặc Cảnh báo và không cho cất. Ở mức chặn, câu trên kết thúc bằng Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo. và chứng từ không lưu được. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên đổi được cài đặt này.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách để thấy hai mục: Chứng từ mua trả tiền mặt từ 5 triệu đồng và Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương). Mục sau là chỗ lộ ra các khoản trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt. Ở Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế, trang tờ khai 01/GTGT có khung Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng: không được khấu trừ thuế đầu vào, mỗi khoản một dòng với cột Bỏ khấu trừ. Phần mềm mặc định tick hết, tức trừ thuế các khoản ấy khỏi chỉ tiêu [25] (hoặc cộng vào [37] nếu mua chịu rồi trả tiền mặt ở kỳ sau); khoản thực tế đã chuyển khoản thì bỏ tick. Khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN được gợi ý để cộng vào [B4] của tờ khai 03/TNDN.

Mốc 5.000.000 đồng cố định trong phần mềm, bạn không đổi được con số này, chỉ đổi được mức cảnh báo. Phần mềm không soạn hợp đồng, quy chế ủy quyền, biên bản bù trừ ba bên; bạn đính kèm bản đã ký vào chứng từ. Các trường hợp hợp lệ đặc thù (bù trừ, cổ phiếu, trái phiếu, ủy quyền, người lao động thanh toán thay) phần mềm không tự nhận ra: nó coi khoản trả Tiền mặt từ 5 triệu là vi phạm, nên bạn tự bỏ tick ở cột Bỏ khấu trừ khi có đủ hồ sơ. Séc tiền mặt được xếp vào nhóm ngân hàng nên chưa bị cảnh báo; lệnh chi từ 5 triệu bằng séc rút tiền mặt bạn tự soát. Cảnh báo cộng dồn chỉ tính các chứng từ mua tiền mặt cùng nhà cung cấp, cùng Ngày chứng từ. Chuyển khoản vào tài khoản của người khác không phải người bán, đúng như hợp đồng quy định, phần mềm không kiểm tra tên chủ tài khoản.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng trả tiền nhà cung cấp.