Căn cứ là Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Thông tư này có hiệu lực từ 12/3/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025; riêng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định 320 có hiệu lực.
01
Điều kiện thứ nhất: chi thực tế phát sinh và liên quan đến sản xuất, kinh doanh
Khoản chi phải có thật và phục vụ hoạt động tạo ra doanh thu của công ty. Mua nguyên liệu để sản xuất, trả lương người lao động, thuê văn phòng làm việc đều thỏa. Mua đồ dùng cho gia đình giám đốc, trả tiền du lịch riêng của chủ doanh nghiệp thì không liên quan, dù hóa đơn đứng tên công ty.
Có một nhóm riêng là chi phí nghiên cứu và phát triển. Phần chi liên quan đến hoạt động này được tính vào chi phí được trừ tối đa 200% trên chi phí thực tế, với điều kiện sau khi cộng phần bổ sung, công ty không bị lỗ.
02
Điều kiện thứ hai: hóa đơn, chứng từ theo quy định
Chi phí phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Công ty mua hàng, dịch vụ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hóa đơn thì hóa đơn là chứng từ chính. Hóa đơn thuộc loại không hợp pháp, như hóa đơn giả hay hóa đơn khống, thì không dùng được, xem bài hóa đơn bất hợp pháp.
Một nhóm người bán không xuất hóa đơn nên luật cho dùng hồ sơ khác: người sản xuất, đánh bắt trực tiếp nông, lâm, thủy sản; người làm hàng thủ công đan, cói, tre, nứa, mây, rơm, vỏ dừa; người trực tiếp thu nhặt phế liệu; hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán đồ dùng, tài sản; và hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (từ 01/01/2026, ngưỡng của hộ kinh doanh là 1 tỷ đồng một năm theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã sửa). Với các trường hợp này, bạn lưu chứng từ đã trả tiền cho người bán, và lập thêm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN; người ký chịu trách nhiệm là người đại diện theo pháp luật hoặc người được công ty ủy quyền. Giá trị mua trong ngày từ một hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên thì bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt. Cách lập bảng kê và rủi ro của loại chi phí này nằm ở bài mua hàng không có hóa đơn.
03
Điều kiện thứ ba: thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
Mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán khác có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo quy định của pháp luật thuế GTGT. Dưới 5 triệu thì trả tiền mặt vẫn hợp lệ, miễn là có hóa đơn.
Mua nhiều lần trong cùng ngày: mua của một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng trong ngày từ 5 triệu trở lên thì chỉ được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ví dụ, trong một ngày công ty mua vật tư của cùng một nhà cung cấp hai lần, 3,2 triệu và 2,5 triệu, tổng 5,7 triệu; trả tiền mặt cả hai lần thì cả 5,7 triệu không được trừ.
Nhân viên mua hộ: khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên do công ty ủy quyền hoặc giao cho người lao động mua hộ, người lao động thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt, sau đó công ty hoàn lại cho họ, vẫn được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của công ty cho phép việc ủy quyền đó. Hồ sơ còn gồm chứng từ không tiền mặt của người lao động khi mua và chứng từ không tiền mặt của công ty khi trả lại họ.
Chưa trả tiền tại thời điểm ghi chi phí: mua hàng, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên mà đến lúc ghi chi phí công ty chưa thanh toán thì vẫn được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và biên bản bàn giao. Khi trả tiền mà không có chứng từ không dùng tiền mặt thì công ty kê khai, điều chỉnh giảm chi phí phần đó vào kỳ tính thuế phát sinh việc trả bằng tiền mặt, kể cả khi cơ quan thuế đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ có chi phí đó. Ví dụ, công ty ghi chi phí 30 triệu vào tháng 11/2026 và trả bằng tiền mặt vào tháng 1/2027; khoản 30 triệu bị điều chỉnh giảm ở kỳ tính thuế năm 2027, không phải ở năm 2026.
04
Các khoản chi đặc thù được trừ khi đủ hóa đơn và thanh toán đúng cách
Ngoài chi phí sản xuất, kinh doanh thông thường, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê các khoản chi thực tế khác được tính vào chi phí được trừ khi có hóa đơn, chứng từ và thanh toán đúng quy định: chi cho giáo dục quốc phòng, an ninh; hỗ trợ tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong công ty; đào tạo người lao động; phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc; tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai, nhà tình nghĩa, địa phương khó khăn và nghiên cứu khoa học; chi nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số; tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng chưa được bồi thường; chi hỗ trợ xây công trình công cộng phục vụ cả hoạt động kinh doanh; chi giảm phát thải khí nhà kính, giảm ô nhiễm; đóng góp vào quỹ do Thủ tướng hoặc Chính phủ quyết định.
Mỗi khoản có hồ sơ riêng. Chi đào tạo, chẳng hạn, phải có căn cứ trong quy chế tài chính của công ty, hoặc trong hợp đồng lao động, hoặc trong thỏa ước lao động tập thể. Khoản tài trợ có biên bản xác nhận theo Mẫu số 01/TNDN, ký bởi đại diện công ty tài trợ và đại diện bên nhận.
Một nhóm khác là chi phí phục vụ kinh doanh nhưng chưa tương ứng doanh thu trong kỳ: chi phí dự thầu không trúng thầu; nghiên cứu thị trường, sản phẩm mới hoặc dự án phát triển sản phẩm không thành công, dừng triển khai; tiền thuê đất và phí duy trì hạ tầng ở khu công nghiệp khi chưa sản xuất; khấu hao tài sản cho thuê chưa có khách; chi phí thành lập doanh nghiệp, chi nhánh; chi giới thiệu, marketing trước khi bán hàng; chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn, lạc hậu và hủy tài sản hỏng. Chi phí nghiên cứu thị trường, sản phẩm mới phải có báo cáo nghiên cứu gửi cơ quan quản lý nhà nước liên quan, hoặc lưu tại công ty nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu gửi; chi phí marketing trước khi bán hàng cần báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ theo cách tương tự. Chi phí hủy hàng gồm giá vốn hàng hủy (trừ phần đã trích lập dự phòng) và chi phí liên quan đến việc hủy.
05
Kiểm bốn khoản chi trong một buổi quyết toán
Khoản có hóa đơn nhưng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng, hoặc không liên quan đến kinh doanh, đều bị loại; bảng dưới là bốn ví dụ.
| Khoản chi | Kết quả | Lý do |
|---|---|---|
| Mua máy in 12 triệu, hóa đơn đứng tên công ty, chuyển khoản | Được trừ | Đủ ba điều kiện |
| Mua văn phòng phẩm 3,5 triệu, hóa đơn đủ, trả tiền mặt | Được trừ | Dưới 5 triệu nên không bắt buộc chuyển khoản |
| Mua thiết bị 8 triệu, hóa đơn đủ, trả tiền mặt | Không được trừ | Từ 5 triệu mà thiếu chứng từ không dùng tiền mặt |
| Quần áo 6 triệu mua cho gia đình giám đốc, hóa đơn đứng tên công ty | Không được trừ | Không liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh |
06
Lưu giữ hồ sơ
Hồ sơ của khoản chi là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao có đóng dấu của công ty hoặc chứng từ điện tử theo quy định. Công ty có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ khi thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Chi phí được trừ là một dòng trong công thức ở bài thu nhập tính thuế TNDN.
Một khoản chi đã đủ ba điều kiện vẫn có thể bị loại hoặc chỉ được trừ một phần. Danh sách khoản bị loại hẳn nằm ở bài chi phí không được trừ, còn khoản có mức trần như phúc lợi, lãi vay nằm ở bài chi phí bị khống chế mức được trừ.
07
Câu hỏi hay gặp
Hai tình huống hay phát sinh sau khi bạn đã nắm ba điều kiện: người trả tiền không phải công ty, và người bán là cá nhân cho thuê tài sản.
Giám đốc dùng thẻ cá nhân trả tiền cho nhà cung cấp thì có hợp lệ không
Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán bằng tài khoản của người lao động chỉ hợp lệ khi công ty đã ủy quyền hoặc giao họ mua hộ, có quy chế hoặc quyết định cho phép việc đó, và sau đó công ty hoàn lại bằng chuyển khoản. Thiếu quy chế, quyết định và chứng từ hoàn tiền thì khoản chi dễ bị loại.
Thuê nhà, văn phòng của cá nhân cần hồ sơ gì
Hồ sơ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Hợp đồng ghi tiền thuê chưa gồm thuế mà công ty nộp thay thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân cho bên cho thuê thì phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ, nếu có chứng từ nộp thuế. Chi tiết nằm ở bài thuê nhà, văn phòng, xe của cá nhân; lập hóa đơn trễ vẫn bị phạt riêng, xem bài mức phạt vi phạm hóa đơn.
Bài liên quan
Thuế TNDN
Thuế TNDN 2026: cách tính, thuế suất, tạm nộp
Thuế TNDN bằng thu nhập tính thuế nhân thuế suất; thu nhập tính thuế đi từ lợi nhuận kế toán, cộng chi phí không được trừ, trừ thu nhập miễn thuế và lỗ chuyển.
Tiền và công nợ
Thanh toán không dùng tiền mặt: mốc 5 triệu
Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ; thuế TNDN cũng đòi chứng từ này cho khoản chi từ 5 triệu mỗi lần.
Thuế TNDN
Thuế suất thuế TNDN 2026: 15%, 17%, 20%
Thuế suất thuế TNDN năm nay do tổng doanh thu của năm trước liền kề quyết định: không quá 3 tỷ đồng thì 15%, trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng thì 17%, trên 50 tỷ đồng thì 20%.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.