Hóa đơn bất hợp pháp và người bán bỏ trốn: bị loại khấu trừ, chi phí, bị phạt ra sao

Người mua của một nhà cung cấp biến mất vì thế không phải lo cho cả lịch sử mua hàng, mà chỉ cho những hóa đơn lập sau mốc ấy hoặc đã có kết luận.

Ngoài bỏ trốn, nghị định còn nêu những dấu hiệu khác của hóa đơn dùng không hợp pháp: hóa đơn giả; chưa có hoặc hết giá trị sử dụng; người bán đang bị ngừng sử dụng hóa đơn vì bị cưỡng chế nợ thuế; hóa đơn điện tử không đăng ký hoặc chưa có mã cơ quan thuế; hóa đơn tẩy xóa, khống, phản ánh sai giá trị thực tế, dùng quay vòng hàng hóa hay để hợp thức hóa hàng của người khác. Người bán chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hoặc được cơ quan thuế xác minh là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 8 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC); coi đó là tín hiệu để dừng mua và xem lại những hóa đơn gần mốc ấy.

• Hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, thư xác nhận qua email.
• Chứng từ giao nhận: phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; với khoản lớn, đây còn là điều kiện khấu trừ (bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào 2026).
• Tệp XML hóa đơn và kết quả tra cứu lúc nhận, để chứng minh hóa đơn còn hợp pháp ở thời điểm đó; cách tra cứu ở bài tra cứu và kiểm tra hóa đơn đầu vào.
• Giấy đăng ký kinh doanh và địa chỉ của người bán lúc ký hợp đồng.

Trả tiền mặt cho người bán rồi không giữ chứng từ giao nhận là tổ hợp rủi ro nhất khi người bán đã biến mất.

ketoanx.com/purchases/einvoices

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào. Khung trên cùng có ô Tệp XML hóa đơn điện tử (chọn được nhiều tệp); chọn tệp XML của lô hàng 200.000.000 đồng, thuế 10% là 20.000.000 đồng trong ví dụ, rồi bấm Nhập hóa đơn (chọn nhiều tệp thì nút đổi thành Nhập N tệp). Tối đa 50 tệp mỗi lần, mỗi tệp không quá 2 MB, chỉ nhận đuôi .xml; bản PDF chỉ để xem. Chưa chọn tệp thì nút không bấm được, còn chọn sai thì có thông báo Chưa chọn tệp XML nào hay Chỉ nhận tệp .xml của hóa đơn điện tử.

2. 2

   Bảng Kết quả hiện sau khi nhập có bốn cột Tệp, Kết quả, Chi tiết, Kiểm tra. Cột Kết quả là Đã nhập, Đã có (hóa đơn đã nhập từ trước, bản cũ được giữ nguyên) hoặc Lỗi; cột Kiểm tra là Đạt, Cần xem hoặc Không hợp lệ. Bấm số hóa đơn ở cột Chi tiết để mở hóa đơn.

3. 3

   Trong trang hóa đơn, cuộn tới khung Kết quả kiểm tra và đọc từng dòng, vì đây là chỗ mấy dấu hiệu của bài này lộ ra: Mã số thuế người bán … sai cấu trúc, Ngày lập … ở tương lai, Người bán trùng mã số thuế công ty, tiền thuế không khớp thuế suất, tổng các dòng lệch tổng tiền, và Tệp không có khối chữ ký số của người bán. Hóa đơn của một người bán đã bỏ trốn thường vẫn qua hết các phép này vì nội dung tệp đúng; kiểm tra tại chỗ không thấy được việc cơ quan thuế đã xác định người bán không còn hoạt động.

4. 4

   Nếu bạn đã tra cổng thuế và thấy ngày lập hóa đơn rơi vào hoặc sau mốc người bán bị xác định không hoạt động, bấm Bỏ qua hóa đơn này ở đầu trang. Hóa đơn chuyển sang trạng thái Bỏ qua, không nằm trong lọc Chưa hạch toán và không đi vào sổ; nút Khôi phục đưa nó về lại nếu sau đó có kết luận khác. Hóa đơn nhập nhầm thì bấm Xóa; hộp xác nhận nhắc rằng có thể nhập lại từ tệp XML bất cứ lúc nào.

5. 5

   Nếu hóa đơn lập trước mốc ấy và bạn muốn ghi nhận, kéo xuống khung Lập chứng từ từ hóa đơn. Nếu phần kiểm tra có mục Không hợp lệ thì khung này hiện dòng cảnh báo bạn xem lại với người bán trước khi hạch toán. Ô Loại chứng từ cần lập mặc định là mua hàng; với từng dòng hàng chọn Mặt hàng (mặt hàng đã chọn cho cùng người bán được ghi nhớ), rồi ở Ngày hạch toán, Hình thức thanh toán (mặc định Chưa trả (công nợ phải trả), còn Chuyển khoản và Tiền mặt) và Kho nhập.

6. 6

   Với lô hàng 200.000.000 đồng, hóa đơn ghi hình thức thanh toán tiền mặt và tổng thanh toán 220.000.000 đồng thì phần kiểm tra có dòng Cần xem nhắc rằng hóa đơn từ 5.000.000 đồng chỉ được khấu trừ thuế khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hãy chọn Chuyển khoản ở Hình thức thanh toán khi thực tế bạn trả qua ngân hàng, và chỉ chọn Tiền mặt khi đúng là trả tiền mặt.

7. 7

   Bấm Lập chứng từ mua. Lúc này hóa đơn thành Đã hạch toán và số chứng từ hiện ngay cạnh trạng thái.

8. 8

   Mở chứng từ mua vừa tạo (bấm số chứng từ), kéo xuống khung Tệp đính kèm rồi đưa vào hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, chứng từ chuyển khoản và chính tệp XML; mỗi tệp tối đa 10 MB, nhận PDF, ảnh, Excel, Word, XML. Hồ sơ chung của công ty, như giấy đăng ký kinh doanh của người bán lúc ký hợp đồng, để ở Hệ thống→, Kho tài liệu, ô Tệp, Thư mục (ví dụ Nhà cung cấp/Công ty A) và Ghi chú, nút Tải lên.

Phần mềm tự ghi gì

Bước Lập chứng từ mua ghi chứng từ mua hàng theo hóa đơn: Nợ tài khoản kho hoặc chi phí theo mặt hàng 200.000.000 đồng, Nợ 1331 là 20.000.000 đồng, Có 331 (hoặc 1111, 1121 theo Hình thức thanh toán) 220.000.000 đồng. Hóa đơn ở trạng thái Bỏ qua thì không có bút toán nào. Nhập hóa đơn từ tệp cũng chưa ghi sổ: tới khi lập chứng từ mới có bút toán.

Hai thông báo hay gặp khi muốn đổi ý: Hóa đơn đã lập chứng từ mua. Xóa chứng từ mua trước khi đổi trạng thái. khi bạn bấm bỏ qua một hóa đơn đã hạch toán, và Hóa đơn đã lập chứng từ mua. Xóa chứng từ mua trước rồi mới xóa hóa đơn. khi xóa. Tức muốn loại một hóa đơn đã vào sổ thì xóa chứng từ mua trước (nếu kỳ chưa khóa), sau đó mới bỏ qua hóa đơn.

Kiểm lại và giới hạn

Lọc Trạng thái bằng Bỏ qua ở danh sách để xem những hóa đơn bạn đã gạt ra, và lọc Ngày lập từ, Đến ngày rồi bấm Lọc để soi các hóa đơn của một người bán quanh thời điểm nghi ngờ; dòng Tổng N hóa đơn ở cuối bảng cộng tiền hàng, thuế và tổng tiền theo đồng. Chứng từ mua đã lập thì mở từ cột trạng thái, số chứng từ nằm cạnh nhãn Đã hạch toán.

KetoanX không tra được người bán có bỏ trốn hay không, không xác thực chữ ký số và không đối chiếu hóa đơn với hệ thống của cơ quan thuế. Phần mềm cũng không tự điều chỉnh khấu trừ, số lỗ hay chi phí khi hóa đơn bị kết luận không hợp pháp: bạn xóa hoặc sửa chứng từ mua, rồi khai điều chỉnh ở kỳ tương ứng. Trang này cũng không giữ tệp XML sau khi đọc (chỉ giữ tên tệp và nội dung đã bóc), nên đính kèm tệp gốc vào chứng từ như bước 8. Lưu hợp đồng và biên bản vào kho tài liệu cùng việc sao lưu của máy chủ (xem Hệ thống→, Sao lưu, phục hồi dữ liệu) giúp mở lại đúng hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào.