Tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào trước khi ghi sổ và khấu trừ

Chỗ tra thứ hai là cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Người mua là một trong những bên được khai thác thông tin hóa đơn điện tử từ Hệ thống thông tin quản lý thuế (Điều 37 Nghị định 254). Thông tin được cung cấp gồm nội dung hóa đơn theo Điều 10 và tình trạng hóa đơn, nên bạn đối chiếu được nội dung tệp nhận về với dữ liệu mà người bán đã gửi cơ quan thuế. Cách truy cập cụ thể theo hướng dẫn trên cổng.

Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, nguyên tắc cũng vậy: khoản chi mua hàng có hóa đơn này, tra được từ hệ thống thông tin quản lý thuế, được xem là có hóa đơn hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; xem thêm bài hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Người mua: tên và mã số thuế phải là của công ty bạn, ghi đúng như giấy đăng ký. Hóa đơn bán cho người tiêu dùng, hoặc không có thông tin người mua, không có giá trị để doanh nghiệp dùng hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Nhân viên đi mua hàng lẻ cần nhắc người bán ghi tên và mã số thuế công ty từ lúc lập. Nếu công ty bạn vừa đổi tên hay địa chỉ, xem bài hóa đơn khi đổi tên, địa chỉ công ty.

Người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế đúng cấu trúc, và nên đối chiếu với thông tin nhà cung cấp trên cổng. Ký hiệu hóa đơn có hai số năm phải trùng năm lập.

Ngày lập: không ở tương lai và khớp thời điểm giao hàng hay cung cấp dịch vụ theo quy tắc lập hóa đơn.

Thuế và số tiền: thuế suất ghi cho từng dòng hợp lệ, tổng tiền hàng bằng tổng các dòng, số lượng nhân đơn giá khớp thành tiền, tiền thuế theo từng thuế suất cộng lại khớp tổng tiền thuế.

Chữ ký số của người bán, và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã. Chữ ký số của người mua thì không nhất thiết phải có.

Ví dụ một hóa đơn nhận được có hai dòng: 10 cái × 120.000 = 1.200.000 thuế 10% là 120.000; 5 cái × 200.000 = 1.000.000 thuế 5% là 50.000. Tiền hàng đúng là 2.200.000, tiền thuế 170.000, tổng thanh toán 2.370.000. Nếu tệp ghi tổng tiền thuế 180.000 và tổng thanh toán 2.380.000 thì lệch 10.000 đồng. Đây không phải lỗi bạn tự sửa trên chứng từ: người bán phải xử lý, và việc xử lý hóa đơn sai thuế nằm ở bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026.

Trong lúc chờ người bán xử lý, hãy chưa ghi sổ hóa đơn đó thay vì ghi rồi sửa: hóa đơn gốc có thể bị thay thế, và ghi cả hai sẽ khấu trừ hai lần.

ketoanx.com/purchases/einvoices

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào. Nếu chưa có hóa đơn nào, trang chỉ cách lấy tệp: tải tệp .xml đính kèm thư của nhà cung cấp hoặc tải từ cổng hoadondientu.gdt.gov.vn. Bản PDF chỉ để xem nên không nhập được. Bạn phải có quyền Thêm ở phân hệ Mua hàng thì ô nhập tệp mới hiện.

2. 2

   Ở ô Tệp XML hóa đơn điện tử (chọn được nhiều tệp) chọn tệp của hóa đơn hai dòng trong ví dụ trên, rồi bấm Nhập hóa đơn (chọn nhiều tệp thì nút đổi thành Nhập 3 tệp, số tệp tương ứng). Mỗi lần nhận tối đa 50 tệp, mỗi tệp không quá 2 MB; tệp sai đuôi báo Chỉ nhận tệp .xml của hóa đơn điện tử, tệp quá cỡ báo Tệp lớn hơn 2 MB, quên chọn thì báo Chưa chọn tệp XML nào.

3. 3

   Bảng kết quả hiện từng tệp với cột Kết quả (Đã nhập, Đã có, Lỗi) và cột Kiểm tra. Hóa đơn cùng người bán, ký hiệu và số đã nhập từ trước thì không bị ghi đè mà báo Đã có hóa đơn … ; giữ nguyên bản đã nhập, nên nhập lại tệp nhiều lần không sinh bản sao.

4. 4

   Bấm số hóa đơn trong danh sách để mở trang Hóa đơn của nó. Phần Người bán và Người mua và thông tin chung cho bạn đối chiếu tên, mã số thuế, hình thức thanh toán, dòng Chữ ký số của người bán (chỉ ghi Có (chưa xác thực) hoặc Không có trong tệp), rồi bảng Hàng hóa, dịch vụ với từng dòng và khối Tổng theo thuế suất.

5. 5

   Mục Kết quả kiểm tra liệt kê từng phép kiểm kèm biểu tượng đạt, cần xem hay lỗi. Với hóa đơn ví dụ, dòng 1 gồm 10 cái đơn giá 120.000 thuế 10%, dòng 2 gồm 5 cái đơn giá 200.000 thuế 5%, nhưng tệp ghi tổng thuế 180.000 và tổng thanh toán 2.380.000. Phần mềm báo mức lỗi Tiền thuế không khớp thuế suất: tổng tiền thuế 180.000 trên hóa đơn, tính theo thuế suất là 170.000, còn phép cộng tiền hàng và thuế thành tổng thanh toán vẫn khớp nên không báo thêm lỗi nào khác.

6. 6

   Các phép kiểm khác cũng chạy ở bước nhập: mã số thuế người mua so với mã công ty khai ở Cài đặt công ty, tên người mua, cấu trúc mã số thuế người bán, ngày lập ở tương lai, thuế suất ngoài các mức 0%, 5%, 8%, 10%, KCT, KKKNT, tổng các dòng so với tổng tiền chưa thuế, số lượng nhân đơn giá so với thành tiền. Hóa đơn bán cho người tiêu dùng bị gắn Không hợp lệ với câu không dùng để tính chi phí được trừ, không khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

7. 7

   Muốn lọc lại sau này, dùng ô Trạng thái (Tất cả, Chưa hạch toán, Đã hạch toán, Bỏ qua), Ngày lập từ, Đến ngày rồi bấm Lọc. Hóa đơn có lỗi chưa cần ghi sổ thì bấm Bỏ qua hóa đơn này ở trang hóa đơn; chờ người bán gửi hóa đơn thay thế rồi bấm Khôi phục hoặc nhập tệp mới.

Phần mềm tự ghi gì

Nhập và kiểm hóa đơn chưa ghi bút toán nào, vì mới chỉ lưu bản đọc của tệp. Bút toán chỉ sinh khi bạn dùng mục Lập chứng từ từ hóa đơn ở cuối trang hóa đơn, chọn Loại chứng từ cần lập rồi bấm Lập chứng từ mua (ví dụ Chứng từ mua hàng qua kho ghi Nợ 156 và Nợ 1331, Có 331; chọn thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản thì có thêm phiếu chi hoặc báo nợ cấn trừ 331). Nếu hóa đơn đang ở mức Không hợp lệ thì trang hiện dòng cảnh báo Hóa đơn có mục không hợp lệ ở phần kiểm tra. Hãy xem lại với người bán trước khi hạch toán, và phần mềm vẫn cho lập nếu bạn quyết định làm vậy. Hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc đã lập chứng từ thì bị chặn lập tiếp để khỏi ghi sổ và khấu trừ hai lần, kèm lời nhắc sửa chứng từ cũ theo hóa đơn mới hoặc xóa chứng từ cũ rồi lập lại.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách hóa đơn có cột Kiểm tra và Trạng thái để thấy hóa đơn nào đã hạch toán, kèm số chứng từ. Trang ghi sẵn rằng kết quả là kiểm tại chỗ trên nội dung tệp, chưa xác thực chữ ký số và không tra được hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế, nên việc tra tình trạng hóa đơn và người bán vẫn làm ở cổng hoadondientu.gdt.gov.vn. Phép kiểm chữ ký số chỉ xem tệp có khối chữ ký hay không; hóa đơn có chữ ký giả vẫn có thể qua mức Đạt. Nhiều hóa đơn chưa hạch toán cùng lúc thì dùng Mua hàng→, Lập chứng từ hàng loạt từ hóa đơn đầu vào: lọc Ngày lập từ, Đến ngày, chọn hóa đơn, chọn Loại chứng từ cần lập rồi bấm Lập chứng từ cho N hóa đơn; kết quả báo riêng từng hóa đơn.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào.