Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: ai phải dùng và khác hóa đơn thường ở đâu

Nhánh thứ hai theo quy mô hộ kinh doanh: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc mà muốn dùng thì đăng ký được.

Không phải ai thuộc nhánh thứ nhất cũng phải mua máy tính tiền. Cơ sở đã đăng ký dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn không mã đối với doanh nghiệp đủ điều kiện, thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền. Cách chọn loại nào và đăng ký ra sao nằm ở bài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Có một chỗ văn bản chưa nói rõ: điểm về ngành bán trực tiếp không nêu ngưỡng doanh thu, còn điểm về hộ kinh doanh nêu ngưỡng 1 tỷ đồng. Hộ kinh doanh bán lẻ, ăn uống có doanh thu thấp hơn ngưỡng nên hỏi cơ quan thuế quản lý, và xem thêm bài về hóa đơn của hộ kinh doanh.

Nội dung rút gọn so với hóa đơn thường (Điều 10 khoản 4): tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua nếu người mua yêu cầu; tên hàng, đơn giá, số lượng, giá thanh toán; thời điểm lập; mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu cho người mua truy xuất. Tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ còn phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số. Bản in ra từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế nhận biết được là hóa đơn, và dùng được để giao dịch, thanh toán, khác với bản chuyển đổi ra giấy của hóa đơn thường, vốn không có hiệu lực giao dịch, thanh toán. Ký hiệu hóa đơn có chữ M ở vị trí thứ tư, ví dụ C26MAA.

Lập sai thì chỉ được lập hóa đơn thay thế, không điều chỉnh. Cách làm cụ thể nằm ở bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Khâu truyền dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm nhận: họ cung cấp giải pháp lập, truyền, lưu trữ và xử lý dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, và nhận, chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế. Máy chỉ in phiếu mà không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì không phải loại hóa đơn này; việc kết nối thường đi qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Về phía người mua, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, tra được thông tin từ hệ thống thông tin quản lý thuế, được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Người mua dùng dữ liệu tra cứu đó để kê khai.

ketoanx.com/invoices/cash-register

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, khung Thêm ký hiệu. Ô Mẫu số (loại hóa đơn) chọn 1 · Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc 2 · Hóa đơn bán hàng nếu công ty tính thuế trực tiếp), ô Ký hiệu gõ C26MAA, tự đổi thành chữ hoa và tối đa 8 ký tự, ô Tên gợi nhớ (không bắt buộc) ghi Quầy bán lẻ. Bấm Thêm. Ký hiệu chỉ có chữ khác M ở vị trí thứ tư thì không hiện trong trang máy tính tiền; ký hiệu trùng thì báo Ký hiệu C26MAA đã có trong danh mục.

2. 2

   Lập chứng từ bán hàng cho lần bán trước, ví dụ quán bán 600.000 đồng hàng, chiết khấu thương mại 100.000, thuế 10%, tổng tiền 550.000, thu tiền ngay. Muốn hóa đơn mang tên và mã số thuế công ty khách thì chọn khách hàng ngay trên chứng từ; để trống khách thì hóa đơn ghi Bán cho người tiêu dùng.

3. 3

   Mở Bán hàng→, Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Ô Từ ngày mặc định là mùng 1 tháng này, ô Đến ngày mặc định là hôm nay; chỉnh khoảng ngày chứa chứng từ rồi bấm Xem. Trang chưa có ký hiệu M đang dùng thì hiện Chưa có ký hiệu máy tính tiền nào đang dùng, kèm đường dẫn sang bước 1.

4. 4

   Ở khung Chứng từ bán chưa có hóa đơn, tìm đúng dòng chứng từ theo cột Ngày, Số chứng từ, Khách hàng, Tổng tiền (550.000). Cột Lập hóa đơn máy tính tiền có ô chọn Ký hiệu máy tính tiền (mặc định ký hiệu đầu danh sách), và với chứng từ có chiết khấu thì thêm ô tích Chiết khấu dòng riêng.

5. 5

   Tích Chiết khấu dòng riêng khi muốn hóa đơn in dòng hàng theo giá chưa chiết khấu 600.000 và một dòng Chiết khấu thương mại âm 100.000. Không tích thì mỗi dòng in thành tiền đã trừ chiết khấu. Hai cách đều ra tiền chưa thuế 500.000, thuế 50.000, tổng 550.000; khác nhau ở chỗ dòng hàng có thuế 60.000 và dòng chiết khấu có thuế âm 10.000.

6. 6

   Bấm Lập hóa đơn. Thành công thì mở luôn trang hóa đơn vừa lập; lỗi hiện đỏ ngay dưới ô chọn. Ngày hóa đơn lấy theo ngày chứng từ bán chứ không theo ngày bấm, vì hóa đơn máy tính tiền lập ngay khi bán.

7. 7

   Lập các chứng từ còn lại của ngày theo thứ tự ngày tăng dần. Số hóa đơn tăng liên tục theo ký hiệu, nên lập hóa đơn của ngày 15 sau khi đã lập hóa đơn của ngày 16 sẽ bị chặn.

Phần mềm tự ghi gì

Lập hóa đơn từ chứng từ bán không sinh thêm bút toán: doanh thu đã nằm ở chứng từ bán (Nợ 111 vì thu tiền ngay, Có 511 là 500.000, Có 33311 là 50.000) và hóa đơn chỉ chụp dòng hàng, tiền chưa thuế, thuế, tổng tiền vào bản ghi hóa đơn riêng. Người mua chỉ lấy từ khách trên chứng từ, và không có khách thì ghi Bán cho người tiêu dùng với hóa đơn từ 01/07/2026 (trước đó ghi Khách lẻ). Hình thức thanh toán lấy theo chứng từ thu tiền kèm hoặc cách thanh toán đã lưu trên chứng từ.

Các câu báo lỗi hay gặp: Chứng từ đã có hóa đơn khi bấm hai lần hoặc chứng từ đã vào hóa đơn gộp; Ký hiệu … đã ngừng dùng trong danh mục mẫu số, ký hiệu hóa đơn khi ký hiệu bị ngừng dùng; Ngày hóa đơn … nhỏ hơn ngày của hóa đơn số liền trước khi lập lệch thứ tự ngày; Chứng từ bán không có dòng hàng để lập hóa đơn. Người không có quyền sửa phân hệ bán hàng thấy dòng Không có quyền hoặc chưa có ký hiệu thay cho nút.

Kiểm lại và giới hạn

Cuộn xuống hai khung dưới cùng trang. Cộng theo ngày cộng sẵn cho từng ngày số hóa đơn, tiền chưa thuế, tiền thuế, tổng tiền (ngày ví dụ: 1 hóa đơn, 500.000, 50.000, 550.000); hóa đơn đã hủy không tính. Hóa đơn máy tính tiền trong kỳ liệt kê từng hóa đơn với cột Loại (Gốc, Thay thế) và Trạng thái (Đã lập, Đã hủy). Lập sai thì mở hóa đơn, bấm Lập hóa đơn thay thế; nút điều chỉnh không dùng được cho loại này và phần mềm báo hóa đơn lập sai chỉ được thay thế, không điều chỉnh.

KetoanX không nối máy tính tiền, không ký số, không lấy mã và không gửi dữ liệu cuối ngày cho cơ quan thuế; hóa đơn lập ở đây là bản nội bộ để hạch toán và đối chiếu, còn hóa đơn chính thức phát hành ở phần mềm của nhà cung cấp bạn đã đăng ký. Trong trang Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không có ô nhập người mua riêng, và ngày hóa đơn không chọn khác ngày chứng từ được. Chỉ chứng từ bán bằng VND được liệt kê, tối đa 200 chứng từ chưa có hóa đơn mỗi kỳ xem; hóa đơn máy tính tiền cũng không gộp nhiều chứng từ vào một hóa đơn. Phần mềm không kiểm giúp ngưỡng 1 tỷ đồng hay nhóm ngành bán trực tiếp; việc đăng ký hình thức hóa đơn này soạn bản nháp ở Bán hàng→, Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT) và nộp trên cổng của cơ quan thuế.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.