Đăng ký, thay đổi, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và ủy nhiệm lập hóa đơn

Nội dung đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91). Cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai theo mẫu 01/TB-TNĐT qua địa chỉ thư điện tử bạn đã đăng ký, hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ nếu bạn nộp qua đó. Mẫu có phần khai danh sách chứng thư số sử dụng và phần đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn, nên chứng thư số và ủy nhiệm cũng khai ở đây.

Nghị định 254 miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử 12 tháng kể từ khi bắt đầu dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ở vùng khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, xác định theo danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư. Doanh nghiệp ngoài diện đó trả phí theo hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ.

Người đại diện phải xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Quá hạn mà chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công thì hệ thống gửi thông báo không chấp nhận theo mẫu 01/TB-ĐKĐT. Bạn xác nhận đúng hạn và không thuộc các trường hợp ở mục sau thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận.

Thực tế điều này nghĩa là người đại diện theo pháp luật ghi trong hồ sơ phải còn dùng được email, điện thoại đã đăng ký. Công ty vừa đổi người đại diện mà chưa cập nhật đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế dễ bị lệch dữ liệu và bị từ chối ngay ở bước đối chiếu.

Điều 7 liệt kê dấu hiệu rủi ro cao: chủ sở hữu hoặc người đại diện có kết luận của cơ quan có thẩm quyền về gian lận, mua bán hóa đơn; thuộc danh sách có giao dịch đáng ngờ theo Luật Phòng, chống rửa tiền; trụ sở không xác định được địa chỉ cụ thể trong địa giới hành chính, hoặc nằm trong căn hộ chung cư (trừ phần được phép dùng để kinh doanh, và trừ cá nhân kinh doanh); người đại diện đồng thời đại diện doanh nghiệp đang ngừng hoạt động chưa chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc có vi phạm về thuế, hóa đơn; và các dấu hiệu khác do cơ quan thuế xác định theo Thông tư 94/2026/TT-BTC, có thông báo cho bạn biết và giải trình.

Cơ quan thuế gửi Thông báo giải trình, bổ sung thông tin theo mẫu 01/TB-BSTT-NNT trong 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận tờ khai, hoặc cử cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký. Bạn có 03 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo để giải trình hoặc bổ sung. Cơ quan thuế chấp nhận giải trình, hoặc xác minh thấy bạn có hoạt động tại địa chỉ đăng ký, thì ban hành thông báo chấp nhận. Bạn không giải trình, quá hạn mà không giải trình được, hoặc xác minh thấy không hoạt động tại địa chỉ thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế ban hành thông báo không chấp nhận và ghi lý do.

Định kỳ hằng tháng cơ quan thuế rà soát người dùng hóa đơn có mã được miễn phí dịch vụ và gửi thông báo mẫu 01/TB-KTT để chuyển sang dùng hóa đơn có mã qua tổ chức cung cấp dịch vụ, và rà soát doanh nghiệp đang dùng hóa đơn không mã mà thuộc diện phải chuyển sang có mã. Nhận thông báo này bạn thay đổi đăng ký theo đường trên.

Cách ngừng tùy trường hợp. Với mã số thuế bị chấm dứt, tạm ngừng kinh doanh, không hoạt động tại địa chỉ, bị cưỡng chế nợ thuế, hoặc hộ kinh doanh không bổ sung đúng hạn, hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn ngay từ ngày xảy ra sự kiện đó. Với trường hợp cần xác minh, cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin, bạn giải trình trong 03 ngày làm việc và trong lúc đó dùng hóa đơn theo từng lần phát sinh. Giải trình chưa đạt thì cơ quan thuế gửi thông báo lần hai, bạn lại có 03 ngày làm việc; vẫn chưa đạt thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng theo mẫu 01/TB-NSD. Hết hạn mà không giải trình thì thông báo ngừng được ban hành ngay.

Bạn được tiếp tục dùng hóa đơn sau khi thông báo tiếp tục kinh doanh, được khôi phục mã số thuế, quyết định cưỡng chế bị chấm dứt hiệu lực, cơ quan thuế kiểm tra và xác định bạn hết rủi ro cao, hoặc cơ quan chức năng có thông báo cho phép. Trường hợp đã ủy nhiệm lập hóa đơn thì cơ quan thuế gửi thông báo ngừng cho cả bên ủy nhiệm lẫn bên nhận ủy nhiệm.

Văn bản ủy nhiệm ghi đủ thông tin hai bên (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh, chứng thư số), thông tin hóa đơn ủy nhiệm (loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số), mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, kể cả trách nhiệm thanh toán tiền hàng. Hai bên giữ văn bản và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Cả hai niêm yết thông tin ủy nhiệm trên website, gian hàng, hệ thống nền tảng của mình hoặc thông báo công khai để người mua biết, và gỡ thông báo khi hết hạn hoặc chấm dứt sớm.

Việc ủy nhiệm được coi là một thay đổi thông tin đăng ký nên bạn thông báo bằng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: bên ủy nhiệm điền thông tin bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin bên ủy nhiệm, và cả hai kê chứng thư số của mình. Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập là hóa đơn có mã hoặc không mã (kể cả từ máy tính tiền), thể hiện cả tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, phù hợp với phương pháp tính thuế GTGT của bên ủy nhiệm. Hóa đơn ủy nhiệm không có mã thì hai bên thỏa thuận ai chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho một tổ chức kinh tế thì cung cấp cho tổ chức ấy tên, địa chỉ, mã số thuế và đối tượng dùng hóa đơn của mình, còn tổ chức thông báo danh sách các hộ ủy nhiệm với cơ quan thuế.

ketoanx.com/invoices/register-form

Các bước

1. 1

   Điền hồ sơ công ty trước, vì tờ khai lấy sẵn từ đó: vào Hệ thống→, Thông tin thuế, người ký và kiểm Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở, Điện thoại, Email nhận thông báo thuế, Tên cơ quan thuế nơi nộp và Giám đốc (người đại diện theo pháp luật). Ô nào trống thì bản in để chấm chấm. Ngày sinh và số định danh cá nhân của người đại diện luôn để chấm chấm, bạn điền tay, vì bước đối chiếu của cơ quan thuế dựa vào đúng hai thông tin này.

2. 2

   Mở Bán hàng→, Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT). Ô Loại tờ khai chọn Đăng ký mới (mặc định) cho lần đầu; chọn Thay đổi thông tin khi đổi chứng thư số, thêm hoặc chấm dứt ủy nhiệm.

3. 3

   Ô Hình thức hóa đơn chọn một trong bốn: có mã, có mã từ máy tính tiền, không mã từ máy tính tiền, hoặc không mã. Công ty nhỏ mới lập thuộc diện dùng hóa đơn có mã nên chọn Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, lựa chọn đầu tiên.

4. 4

   Nhóm Hình thức gửi dữ liệu và Phương thức chuyển dữ liệu là các ô tích. Hình thức gửi dữ liệu có năm ô, trên bản in chia theo mẫu của Thông tư 91: mục a cho hóa đơn có mã gồm Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn… (khoản 1 Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) và ô dành cho cơ quan thuế, cơ quan xử lý tài sản công (khoản 2 Điều 11); mục b cho hóa đơn không mã gồm Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, Gửi đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và ô cho tổ chức nước ngoài kinh doanh qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số. Công ty dùng hóa đơn có mã không ở địa bàn khó khăn thì để trống nhóm này. Phương thức mặc định là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn; ba cách còn lại là bảng tổng hợp 01/TH-DT, 01/TH-HĐĐT và cơ sở dữ liệu 01/TTGD.

5. 5

   Nhóm Loại hóa đơn sử dụng mặc định tích Hóa đơn GTGT. Công ty tính thuế trực tiếp thêm Hóa đơn bán hàng; mười lựa chọn đủ từ hóa đơn thương mại, hóa đơn nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam đến hóa đơn bán tài sản công.

6. 6

   Bấm Cập nhật bản in, xem tờ khai ở dưới, rồi bấm In tờ khai. Các bảng 5 Danh sách chứng thư số sử dụng, 6 Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn, 7 Tổ chức cung cấp dịch vụ, 8 Thông tin đơn vị truyền nhận, 9, 9a Thông tin đơn vị được ủy quyền tra cứu hóa đơn, 10 Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và 11 Đăng ký tích hợp hóa đơn điện tử với chứng từ điện tử là bảng trống hai dòng, bạn điền tay: số sê-ri chứng thư, ngày hiệu lực, và với ủy nhiệm thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm, ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm, thời hạn. Lựa chọn trên màn hình không được lưu; muốn in lại thì chọn lại.

7. 7

   Có thông báo chấp nhận thì khai ký hiệu: vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Ở khung Thêm ký hiệu chọn Mẫu số (loại hóa đơn) (mặc định 1 · Hóa đơn giá trị gia tăng), nhập Ký hiệu đúng như thông báo, ví dụ C26TAA (chữ hoa và số, 1 đến 8 ký tự), Tên gợi nhớ (không bắt buộc) rồi bấm Thêm. Ký hiệu đầu tiên là ký hiệu mặc định khi lập hóa đơn; về sau dùng Đặt mặc định, Sửa tên, Ngừng dùng (và Dùng lại); chỉ xóa được ký hiệu chưa có hóa đơn nào.

Phần mềm tự ghi gì

Không ghi bút toán, không gửi dữ liệu nào cho cơ quan thuế. Bản in tờ khai chỉ lấy thông tin công ty từ hồ sơ; danh mục ký hiệu chỉ để chọn khi lập hóa đơn và để số hóa đơn tăng liên tục theo từng ký hiệu. Báo lỗi hay gặp khi khai ký hiệu: Ký hiệu … đã có trong danh mục, và cảnh báo màu vàng khi chữ loại hóa đơn không khớp mẫu số; cảnh báo ấy vẫn cho lưu nếu bạn chắc đã ghi đúng.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Ký hiệu đã khai cho xem Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn đã lập, Số lớn nhất và Tình trạng. Lập một hóa đơn thử ở Bán hàng→, Hóa đơn bằng ký hiệu vừa khai; ký hiệu chưa khai thì phần mềm báo Ký hiệu … chưa có trong danh mục mẫu số, ký hiệu.

Giới hạn: KetoanX không nộp tờ khai, không đọc thông báo 01/TB-TNĐT, 01/TB-ĐKĐT hay thông báo giải trình, và không theo dõi các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn; bản in của KetoanX cần đối chiếu với mẫu hiện hành trước khi nộp. Ngừng dùng ở danh mục ký hiệu chỉ là cách ẩn ký hiệu khỏi ô chọn của phần mềm, không báo gì cho cơ quan thuế. Hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn do công ty tự soạn; phần mềm chỉ có bảng ủy nhiệm trống trên tờ khai.

Danh mục ký hiệu bạn khai ở màn hình Mẫu số, ký hiệu hóa đơn phải ghi theo thông báo chấp nhận đăng ký của cơ quan thuế. Khung quy định chung ở bài hóa đơn điện tử 2026, các loại hóa đơn để chọn ở bài các loại hóa đơn điện tử, và nội dung phải ghi ở bài nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Công ty mới thành lập có danh sách việc đầu tiên ở bài công ty mới thành lập cần làm gì, và bài cách lập hóa đơn điện tử là bước kế tiếp. Chức năng bán hàng khác ở phần bán hàng của KetoanX.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.