Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, ký hiệu, mẫu số và số hóa đơn

Nhóm đầu là phần nhận dạng: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, và số hóa đơn. Nhóm hai là hai bên giao dịch. Bên bán ghi tên, địa chỉ và mã số thuế. Bên mua ghi tên, địa chỉ và một trong ba loại số: mã số thuế, mã số đơn vị quan hệ ngân sách, hoặc số định danh cá nhân. Nhóm ba là dòng hàng: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng thuế suất, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã có thuế.

Nhóm bốn là chữ ký: chữ ký của người bán và chữ ký của người mua, trong đó hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số của người mua trừ khi hai bên thỏa thuận. Nhóm năm là thời gian: ngày lập hóa đơn hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch và thời điểm ký số. Hóa đơn có mã thì có thêm mã của cơ quan thuế. Phần cuối là các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách, chiết khấu thương mại, khuyến mại và nội dung liên quan khác, nếu có.

Hóa đơn hiển thị bằng tiếng Việt. Cần ghi thêm chữ nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, cỡ chữ nhỏ hơn; chữ tiếng Việt không dấu được phép nếu không gây hiểu sai. Số dùng chữ số Ả Rập, đồng tiền ghi là đồng Việt Nam.

Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế cũng ghi đúng theo giấy tờ đăng ký của họ. Địa chỉ quá dài được viết gọn các danh từ thông dụng, như P cho Phường, TP cho Thành phố, CP cho Cổ phần, TNHH, KCN, SX, CN, miễn là vẫn đủ số nhà, tên đường, phường hoặc xã, tỉnh hay thành phố để xác định đúng doanh nghiệp và khớp với đăng ký.

Người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn ghi các thông tin ấy; người nước ngoài có thể dùng số hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập cảnh và quốc tịch. Không cung cấp thì hóa đơn ghi Bán cho người tiêu dùng. Hóa đơn không có thông tin người mua, hoặc xuất cho người tiêu dùng, không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Vì vậy hóa đơn đầu vào ghi tên cá nhân người đại diện thay cho tên công ty thường không dùng được để khấu trừ hay tính chi phí.

Hóa đơn ủy nhiệm ghi cả tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm lẫn bên nhận ủy nhiệm; bán đấu giá tài sản thi hành án thì ghi thêm cơ quan được giao bán đấu giá.

Ký hiệu hóa đơn là nhóm sáu ký tự theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Ký tự đầu là C (hóa đơn có mã) hoặc K (không mã). Hai ký tự tiếp là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn. Ký tự thứ tư là một chữ cái chỉ kiểu hóa đơn, thường gặp nhất là T cho hóa đơn doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế, L cho hóa đơn cơ quan thuế cấp từng lần, M cho hóa đơn từ máy tính tiền. Hai ký tự cuối do người bán tự đặt để phân biệt các mẫu, không có nhu cầu thì ghi YY. Ví dụ hóa đơn có ký hiệu mẫu số 1 và ký hiệu C26TAB đọc là hóa đơn GTGT, có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế, mẫu AB do người bán đặt. Các loại hóa đơn nói rõ hơn ở bài các loại hóa đơn điện tử.

Số hóa đơn là số thứ tự ghi bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu dùng hóa đơn, kết thúc ngày 31/12 hằng năm, tối đa đến 99.999.999. Hóa đơn lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu và ký hiệu mẫu số. Doanh nghiệp nhiều cơ sở dùng chung một hệ thống truy xuất ngẫu nhiên thì số tăng liên tục theo thời điểm người bán ký số. Hệ thống không đánh số theo cách trên phải bảo đảm số tăng theo thời gian, mỗi số chỉ dùng một lần, tối đa 8 chữ số. Số bị nhảy hoặc trùng là dấu hiệu bạn nên kiểm khi nhận hóa đơn.

Thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán ghi bằng đồng Việt Nam, tổng thanh toán còn ghi bằng chữ. Bán hàng thu ngoại tệ mà không phải đổi ra đồng Việt Nam thì ghi theo nguyên tệ, kèm mã ngoại tệ chuẩn quốc tế; khi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, người bán thể hiện thêm tỷ giá với đồng Việt Nam.

Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng thì hóa đơn ghi các số hiệu, ký hiệu đặc trưng. Bán ô tô, xe máy phải có họ tên người mua, số định danh hoặc mã số thuế, nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất, số khung, số máy và số giấy chứng nhận chất lượng hoặc phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng. Vận tải đường bộ ghi biển số phương tiện và hành trình, trừ dịch vụ theo tuyến cố định có hợp đồng với đối tác.

Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim cho người mua là cá nhân không cung cấp thông tin được bỏ tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký số người mua; hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin cũng vậy. Tem, vé, thẻ điện tử không nhất thiết có chữ ký số người bán (trừ tem, vé, thẻ do cơ quan thuế cấp mã), thông tin người mua, thuế suất, tiền thuế; tem, vé, thẻ có mệnh giá in sẵn không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Hóa đơn xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ không nhất thiết có đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Hóa đơn vận tải hàng không xuất qua website cho cá nhân không kinh doanh được bỏ ký hiệu, mẫu số, số, thuế suất, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số người bán. Hóa đơn ủy nhiệm không nhất thiết có chữ ký số của bên ủy nhiệm vì bên nhận ủy nhiệm ký số. Hóa đơn thương mại điện tử không nhất thiết có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. Hóa đơn kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết có thông tin và chữ ký số người mua.

ketoanx.com/invoices/series

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, khung Thêm ký hiệu. Ô Mẫu số (loại hóa đơn) liệt kê chín mẫu số, mỗi dòng ghi số và tên như 1 · Hóa đơn giá trị gia tăng; mặc định là mẫu 1, còn công ty khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì mặc định là mẫu 2 và chọn mẫu 1 sẽ hiện cảnh báo. Ô Ký hiệu nhập C26TAB: phần mềm tự viết hoa, bỏ khoảng trắng, chỉ nhận chữ và số, từ 1 đến 8 ký tự. Ô Tên gợi nhớ (không bắt buộc) chỉ để bạn phân biệt các mẫu với nhau. Bấm Thêm.

2. 2

   Ký hiệu lệch cấu trúc sáu ký tự thì dưới ô hiện một dòng nhắc kèm câu Ký hiệu này vẫn lưu được nếu bạn chắc chắn đã ghi đúng. Các lời nhắc gồm: ký tự đầu không phải C hoặc K; hai số năm khác năm hiện tại, ví dụ Hai số trong ký hiệu là 27, khác năm 2026; chữ thứ tư không thuộc T, D, L, M, N, B, G, H, X, F; mẫu số và chữ loại không khớp nhau (mẫu số 6 chỉ đi với N hoặc B, mẫu số 7 đi với X). Khai trùng thì báo Ký hiệu C26TAB đã có trong danh mục.

3. 3

   Bảng Ký hiệu đã khai cho biết Số hóa đơn đã lập và Số lớn nhất của từng ký hiệu; ký hiệu khai đầu tiên tự thành Mặc định. Nút Đặt mặc định đổi ký hiệu được chọn sẵn khi lập hóa đơn, Ngừng dùng khóa ký hiệu cũ, Sửa tên chỉ đổi tên gợi nhớ vì mẫu số và ký hiệu không sửa được, còn Xóa chỉ xuất hiện khi chưa có hóa đơn nào mang ký hiệu đó. Số hóa đơn gồm 7 chữ số, bắt đầu từ 0000001 và tăng liên tục riêng cho từng ký hiệu. Sang năm 2027 bạn khai thêm C27TAB; lập hóa đơn ngày 2027 mà vẫn chọn C26TAB thì bị chặn với câu Ký hiệu C26TAB mang năm 26, hóa đơn lập năm 2027, kèm gợi ý ký hiệu cùng mẫu số của năm đúng.

4. 4

   Khung Loại hóa đơn theo ngành có mỗi ký hiệu một ô chọn, mặc định Hóa đơn thông thường, lưu ngay khi chọn. Với C26TAB dùng để bán xe thì chọn Bán ô tô, xe máy. Các loại khác là vận tải đường bộ, vận tải hàng không, khách sạn và lưu trú, bất động sản và xây dựng theo tiến độ, bán lẻ xăng dầu, tem vé thẻ, điện nước viễn thông. Ở khung Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, ô Mã số thuế tổ chức cung cấp (10 hoặc 13 số) được ghi vào tệp XML khi tải hóa đơn đầu ra; bỏ trống thì thẻ để trống.

5. 5

   Lập hóa đơn xe từ Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng, chọn ô Khách hàng là khách có mã số thuế trong danh mục, nhập dòng xe, tích Lập kèm hóa đơn rồi gõ C26TAB vào ô Ký hiệu HĐ. Phần thông tin ngành hiện ra với các ô Nhãn hiệu (*), Số loại (*), Năm sản xuất (*), Số khung (*), Số máy (*) và Số giấy chứng nhận chất lượng, kiểm định (dấu * là bắt buộc; năm sản xuất gồm 4 chữ số). Bấm Cất và ghi sổ: chứng từ được cất và hóa đơn số kế tiếp phát hành cùng lúc, nếu hóa đơn không phát hành được thì chứng từ cũng chưa được cất.

6. 6

   Bán thu tiền ngay cho khách không cho thông tin thì để ô Khách hàng ở lựa chọn Khách lẻ (ô này chỉ bắt buộc chọn khi bán chịu). Hóa đơn ngày từ 01/7/2026 trở đi tự ghi người mua là Bán cho người tiêu dùng, còn trước ngày ấy là Khách lẻ. Riêng ký hiệu loại ô tô, xe máy không chấp nhận cách này vì ngành đó bắt buộc có tên và mã số thuế hoặc số định danh của người mua.

7. 7

   Nhận hóa đơn mua vào: vào Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào, ô Tệp XML hóa đơn điện tử (chọn được nhiều tệp), chọn tối đa 50 tệp, mỗi tệp không quá 2 MB, bấm Nhập hóa đơn (nhiều tệp thì nút ghi Nhập 3 tệp). Bảng kết quả có cột Kết quả (Đã nhập, Đã có, Lỗi) và cột Kiểm tra (Đạt, Cần xem, Không hợp lệ); bấm số hóa đơn để đọc từng câu kiểm.

Phần mềm tự ghi gì

Khai ký hiệu và lập hóa đơn không tự sinh bút toán. Hóa đơn lập từ chứng từ bán chụp lại dòng hàng, còn doanh thu nằm ở chính chứng từ bán: Nợ 131 (hoặc tiền mặt, tiền gửi nếu thu ngay), Có tài khoản doanh thu khai trên mặt hàng và Có 33311. Hóa đơn mua vào nhập từ XML ở trạng thái Chưa hạch toán cho tới khi bạn lập chứng từ mua từ nó.

Các phép kiểm trên hóa đơn mua vào khớp với danh sách kiểm của bài. Mã số thuế người mua so với mã của công ty, nếu lệch thì báo đỏ Mã số thuế người mua 0312345678 khác mã số thuế công ty 0101234567. Hóa đơn ghi tên cá nhân người đại diện, không có mã số thuế người mua, sẽ hiện Hóa đơn không ghi mã số thuế người mua cùng câu Tên người mua "Nguyễn Văn An" khác tên công ty "Công ty TNHH Minh Phát" và ở mức Cần xem. Hóa đơn ghi Bán cho người tiêu dùng bị báo đỏ vì không dùng để tính chi phí hay khấu trừ thuế. Ngoài ra phần mềm kiểm cấu trúc mã số thuế người bán, ngày lập không ở tương lai, thuế suất thuộc 0%, 5%, 8%, 10%, KCT, KKKNT hoặc KHAC, tổng các dòng, tiền thuế theo từng thuế suất, tổng thanh toán, và có khối chữ ký số của người bán hay không.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Bán hàng→, Hóa đơn rồi vào hóa đơn vừa lập để xem bản in có dòng ghi số khung, số máy; ở Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào đối chiếu cột Kiểm tra với từng hóa đơn.

Có những việc KetoanX chưa làm. Phần kiểm hóa đơn mua vào không xét ký hiệu mẫu số và năm trong ký hiệu, không xét số có liên tục hay không, không đánh giá tên hàng đã chi tiết đến chủng loại chưa, và chỉ thấy khối chữ ký chứ chưa xác thực chữ ký; phần mềm cũng không tra hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn lập trong KetoanX không có thời điểm ký số, mã của cơ quan thuế hay chữ ký số của người bán, nên các mục này bạn hoàn tất trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn. Tab Hóa đơn độc lập ở màn Lập hóa đơn không hỏi thông tin ngành, vì vậy hóa đơn bán xe, xăng dầu hay vận tải phải lập từ chứng từ bán hàng. Thông tin ngành vận tải, ô tô, xăng dầu được in thành các dòng ghi chú, không phải ô riêng như trong mẫu của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cách lập hóa đơn từng dòng hàng, nhiều thuế suất có ở bài cách lập hóa đơn điện tử. Khung quy định chung ở bài hóa đơn điện tử 2026, thủ tục khai ký hiệu với cơ quan thuế ở bài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, còn các chức năng bán hàng khác ở phần bán hàng của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.