Phần mềm kế toán online và cài trên máy khác nhau ở đâu, doanh nghiệp nên chọn loại nào

Phần mềm online thì không cài gì. Bạn mở trình duyệt, đăng nhập và làm việc trên bộ sổ đặt ở máy chủ của nhà cung cấp. Cách trả tiền phổ biến là thuê theo năm; cũng có nhà cung cấp không thu phí.

Sổ nằm ở công ty thì công ty giữ quyền kiểm soát, và gánh luôn việc sao lưu, cập nhật, bảo vệ máy, mở đường cho người làm ở xa. Sổ nằm ở nhà cung cấp thì những việc ấy chuyển sang họ, còn bạn phải tin vào cách họ làm và kiểm được điều đó.

Với bản cài máy, khoản lớn nhất nằm ở năm đầu: tiền bản quyền, thường tính theo số máy hoặc số người dùng. Những năm sau là phí bảo trì để nhận bản cập nhật khi mẫu biểu, tờ khai hay chế độ kế toán thay đổi. Không gia hạn thì phần mềm vẫn chạy, nhưng dừng lại ở phiên bản cũ. Muốn ba bốn người cùng làm thì cần thêm máy chủ và thêm giấy phép. Còn lại là những khoản ít ai ghi vào báo giá: ổ cứng để sao lưu, tiền thay máy hỏng, và công của người cài đặt, sửa lỗi, thường là người quen hoặc thợ thuê theo vụ ở công ty nhỏ.

Với bản online, khoản chính là phí thuê bao hằng năm, thường chia gói theo số người dùng, số chứng từ hoặc số phân hệ. Công ty không mua máy chủ và không cần người trông máy. Cái cần đọc kỹ là điều gì xảy ra khi bạn thêm người hoặc vượt hạn mức của gói giữa năm.

Hai lỗi hay gặp nằm ở hai phía. Một là chọn bản cài máy vì nghĩ mua một lần là xong, đến khi chế độ kế toán đổi mới biết phải trả tiền nâng cấp. Hai là chọn gói online rẻ nhất rồi giữa năm vượt số chứng từ, phải lên gói đắt hơn đúng lúc bận nhất.

ketoanx.com/settings/members

Với bản cài máy, sổ nằm trên máy ở văn phòng, nên kế toán làm ở nhà phải điều khiển máy văn phòng từ xa hoặc công ty phải dựng mạng riêng ảo (VPN). Máy văn phòng phải luôn bật, và mỗi đường vào từ ngoài là một cửa phải canh, nhất là khi mật khẩu điều khiển từ xa được dùng chung. Nhiều người cùng nhập một lúc thì cần cài bản máy chủ trong mạng nội bộ và mua đủ giấy phép cho từng máy.

Với bản online, kế toán đăng nhập từ máy ở nhà, giám đốc mở báo cáo công nợ trên điện thoại khi đi công tác, và cả hai đang nhìn cùng một bộ sổ. Mỗi người một tài khoản, chủ doanh nghiệp cấp quyền theo việc: người nhập kho không xem được bảng lương, người chỉ cần xem báo cáo thì không sửa được chứng từ. Phần lớn phần mềm online còn ghi nhật ký ai sửa chứng từ nào, lúc nào.

Kế toán dịch vụ là trường hợp thấy rõ nhất. Giữ sổ cho mười công ty khách bằng bản cài máy nghĩa là mười bộ dữ liệu trên một hai chiếc máy, sao lưu riêng từng bộ. Với bản online, các công ty nằm trong một tài khoản, mở công ty nào cũng từ trình duyệt.

Chỗ dễ sai của bản cài máy là các máy lệch phiên bản nhau. Máy kế toán trưởng đã cập nhật, máy kế toán kho chưa, thế là hai người in ra hai mẫu khác nhau. Ví dụ gần nhất là chế độ kế toán doanh nghiệp mới, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026 và thay cho chế độ cũ: công ty dùng bản cài máy phải có phiên bản mới thì mới chuyển số dư sang hệ thống tài khoản mới được.

Sổ trên máy văn phòng mất vì những chuyện rất thường: ổ cứng hỏng đúng mùa quyết toán, laptop bị trộm, mã độc mã hóa cả ổ đòi tiền chuộc, hoặc bản sao lưu gần nhất là từ nửa năm trước vì không ai được giao việc đó. Phần mềm online được nhà cung cấp sao lưu tự động trên máy chủ, nên một máy tính hỏng không kéo theo bộ sổ.

Cái giá của online là bạn phải hỏi máy chủ đặt ở đâu, trong hay ngoài Việt Nam, ai bên nhà cung cấp chạm được vào dữ liệu, và có lấy được toàn bộ sổ ra không. Dùng loại nào thì doanh nghiệp vẫn phải tự lưu tài liệu kế toán của mình, nên cứ sau mỗi kỳ khóa sổ, xuất và cất một bản ở nơi công ty tự quản lý. Phần chi tiết về mã hóa, phân quyền, sao lưu và mười câu nên hỏi nhà cung cấp nằm ở trang sao lưu và an toàn dữ liệu.

Chứng từ nhiều thì không có câu trả lời chung. Bản cài máy nhanh hay chậm tùy máy chủ công ty tự mua; bản online tùy máy chủ của nhà cung cấp và đường truyền của văn phòng. Cách chắc nhất là nhập thử dữ liệu thật của một kỳ, chạy các báo cáo hay dùng như sổ cái, bảng cân đối, nhập xuất tồn, rồi tự bấm giờ.

Khi chuyển từ bản cài máy sang online, thứ mang theo được thường là danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa và số dư đầu kỳ theo tài khoản, qua tệp Excel. Chứng từ chi tiết của các năm cũ thường để lại ở phần mềm cũ hoặc trong bản xuất, để tra khi cần. Thời điểm chuyển gọn nhất là đầu năm tài chính, vì số dư chỉ cần lấy một lần.

Với bản online còn một rủi ro riêng: nhà cung cấp ngừng dịch vụ. Hỏi trước họ cho xuất dữ liệu ở dạng nào, có mất phí không, và sẽ báo trước bao lâu nếu đóng cửa. Bản sao Excel bạn tự cất sau mỗi kỳ là thứ bảo đảm cho tình huống này.

Ngược lại, công ty nhỏ có một hai kế toán, làm ở nhiều nơi hoặc thuê kế toán dịch vụ, không có ai trông máy, thì online hợp hơn. Phần việc mà bản cài máy đẩy về công ty (sao lưu, cập nhật, mở đường vào từ xa) chính là phần công ty nhỏ hay bỏ dở.

Chủ sở hữu mời thành viên qua email và cấp quyền xem, thêm, sửa, xóa theo từng phân hệ, mọi thao tác được ghi nhật ký. Một tài khoản giữ được nhiều công ty. Hệ thống tài khoản có sẵn theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới, theo chế độ dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, và theo chế độ cũ cho sổ sách của năm tài chính bắt đầu trước 2026. Dữ liệu được sao lưu tự động mỗi ngày, giữ 14 bản gần nhất, và mỗi ngày có thêm một bản sao lưu chép về máy chủ tại Việt Nam. Sổ sách và báo cáo xuất ra Excel bất cứ lúc nào; danh mục, số dư đầu kỳ và chứng từ nhập vào được từ Excel khi bạn chuyển từ phần mềm khác sang.