Phần mềm kế toán theo Thông tư 99: chuyển số dư từ Thông tư 200 và 133 mà không nhập lại

Mã tài khoản nằm ở số dư đầu kỳ, ở từng dòng định khoản của mọi chứng từ, và ở cả danh mục: tài khoản kho của từng mặt hàng, tài khoản nguyên giá và khấu hao của từng tài sản cố định, tài khoản chi phí lương của từng nhân viên, mẫu định khoản, tài khoản ngầm định của chứng từ, quy tắc hạch toán sổ phụ ngân hàng. Nếu chỉ chuyển số dư đầu kỳ, chứng từ bán hàng tạo tự động ngày mai vẫn ghi vào mã cũ.

Khi so các phần mềm, hãy hỏi bốn điều:

1. 1

   Có bảng ghép tài khoản để bạn duyệt và sửa từng dòng không, hay phần mềm tự đổi ngầm?

2. 2

   Có xem trước kết quả (số dư theo mã mới, số dòng sẽ đổi) trước khi áp dụng không?

3. 3

   Mã được đổi trên toàn bộ dữ liệu trong một lần, hay chỉ ở số dư?

4. 4

   Phần mềm có tự đối chiếu số liệu trước và sau, và làm gì khi lệch?

Thêm ba câu nữa đáng hỏi: chuyển được từ chế độ nào, có hoàn tác được không, ai trong công ty được bấm nút chuyển.

Tài khoản bị bỏ

Bảng ghép của KetoanX coi 611 (mua hàng) và 631 (giá thành sản xuất), hai tài khoản của phương pháp kiểm kê định kỳ, cùng 161, 417, 461 (chi sự nghiệp, quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp, nguồn kinh phí sự nghiệp) là tài khoản không còn trong hệ thống mới. Các tài khoản này thường không có số dư cuối năm. Một công ty thương mại dùng kiểm kê định kỳ mà còn số dư 6112 cuối năm 2025 thì phải tự quyết đưa số đó về đâu, thường là 156 hàng hóa.

Riêng 441 (nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản) và 466 (nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ), chính thông tư hướng dẫn chuyển số dư sang 4118 vốn khác, và bảng ghép của KetoanX gợi ý sẵn 4118 cho cả hai dòng.

Cùng số hiệu nhưng đổi nội dung

Tài khoản giữ số hiệu mà đổi nội dung dễ sai nhất, vì so số hiệu hai bên không thấy gì khác. Theo bảng ghép của KetoanX, 6415 ở Thông tư 200 là chi phí bảo hành còn ở Thông tư 99 là thuế, phí, lệ phí; chép nguyên thì chi phí bảo hành cũ sẽ nằm trong khoản thuế, phí. Dự phòng phải trả khác được ghép từ 3524 sang 3525.

Tài khoản mới phải tách số dư sang

Thông tư 99 thêm 332 phải trả cổ tức, lợi nhuận; số dư Có chi tiết cổ tức, lợi nhuận phải trả đang nằm trong 338 được chuyển sang 332. Sau khi chuyển chế độ, bạn làm một bút toán tách số đó. Tài khoản 215 tài sản sinh học cũng mới; cây lâu năm, súc vật làm việc đang ghi ở 2115 có thể phải chuyển sang 2151, 2152 hoặc 2153.

Thông tư còn nêu hai khoản phải tách: phần chi phí nâng cấp, cải tạo TSCĐ chưa hoàn thành đang ở 2413 chuyển sang 2414, và vốn đem góp vào hợp đồng hợp tác kinh doanh không đồng kiểm soát đang theo dõi ở 138 chuyển sang 2281 nếu hợp đồng chưa kết thúc. KetoanX không tự tách hai khoản này; bạn làm bằng bút toán sau khi chuyển.

Tài khoản chi tiết do doanh nghiệp tự mở

Với số dư tài khoản chi tiết của 111, 112, 113, 121, 153, 154, 156, 211, 212, 213, thông tư để doanh nghiệp tự chuyển chi tiết cho phù hợp yêu cầu quản lý. Các tài khoản chi tiết cũ như 1111, 2112 không sai, nhưng bạn phải chọn giữ chúng làm tài khoản chi tiết hay gộp vào tài khoản cha.

Bảng dưới là các dòng KetoanX gợi ý khi chuyển từ Thông tư 200:

ketoanx.com/settings/regime?to=tt99

1. 1

   Xuất một bản sao lưu ở trang Sao lưu, phục hồi. Việc chuyển không có nút hoàn lại.

2. 2

   Mở Chuyển chế độ kế toán, chọn chuyển sang Thông tư 99/2025. Chọn cách xử lý tài khoản chi tiết mà chế độ mới không quy định: giữ làm tài khoản chi tiết, hoặc gộp vào tài khoản cha.

3. 3

   Duyệt bảng ghép. Mỗi dòng có tài khoản cũ, số dòng dữ liệu đang dùng nó, tài khoản đích gợi ý và ghi chú. Dòng gợi ý chưa có căn cứ chắc chắn được đánh dấu cần xem lại. Tài khoản đang có số liệu hoặc đang được danh mục dùng thì bắt buộc có tài khoản đích. Bấm Lưu nháp để làm tiếp hôm sau.

4. 4

   Đọc phần xem trước: số dòng sẽ đổi mã theo từng bảng (dòng định khoản, số dư đầu kỳ, vật tư hàng hóa, tài sản cố định…), bảng số liệu theo mã mới, và danh sách lỗi, cảnh báo.

5. 5

   Ghi ngày bắt đầu áp dụng nếu muốn (chỉ để ghi nhận), gõ TT99 vào ô xác nhận, đánh dấu đã đọc các cảnh báo, rồi bấm Chuyển chế độ kế toán.

6. 6

   Mở bảng cân đối tài khoản để rà lại, rồi làm các bút toán tách số dư còn lại, ví dụ cổ tức từ 338 sang 332.

Phần mềm chặn áp dụng khi bảng ghép còn lỗi: một tài khoản xuất hiện hai lần, tài khoản đích không phải dãy 3 đến 10 chữ số, hoặc tài khoản có số liệu mà chưa có đích. Cảnh báo thì không chặn nhưng phải xác nhận đã đọc. Ví dụ cảnh báo: gộp hai tài khoản khác tính chất số dư vào một, hoặc ghép số liệu vào một tài khoản tổng hợp đang có tài khoản chi tiết (sau khi chuyển bạn sẽ không hạch toán tiếp vào đó được).

Lúc xem trước, bảng số liệu theo mã mới có dòng cộng theo mã mới đặt ngay trên dòng cộng theo mã cũ, và ô Tổng Nợ, tổng Có ghi Không đổi hoặc LỆCH. Số liệu ở đây gồm số dư đầu kỳ nhập tay và phát sinh của mọi chứng từ, kể cả chứng từ chưa ghi sổ. Khi hai tài khoản cũ cùng ghép vào một tài khoản mới, số liệu được cộng dồn theo mã mới chứ không bù trừ Nợ với Có.

Lúc áp dụng, mọi thay đổi chạy trong một giao dịch cơ sở dữ liệu. Sau khi đổi mã, phần mềm đọc lại sổ và so: số dư theo từng mã mới phải đúng bằng phép cộng dồn số dư theo mã cũ đã xem trước, tổng Nợ và tổng Có không được đổi. Lệch một đồng, hoặc một bảng dữ liệu nào đổi mã không được, thì toàn bộ lần chuyển bị hủy và sổ giữ nguyên như trước khi bấm.

Mỗi lần chuyển thành công được lưu lại cùng bảng ghép đã dùng, số dư trước và sau, các cảnh báo đã chấp nhận và số dòng đã đổi mã theo từng bảng. Nhật ký thao tác ghi ai chuyển, lúc nào, từ chế độ nào sang chế độ nào.

Với 611, 161, 417, 461, phần mềm để trống tài khoản đích vì các nguồn đã tra không nêu tài khoản nhận số dư. Nếu công ty bạn còn số dư ở đây, bạn chọn tài khoản theo bản chất khoản mục và nên ghi lý do vào ghi chú của dòng. Với 441 và 466 thì khác: thông tư nêu rõ chuyển sang 4118 vốn khác, nên phần mềm gợi ý sẵn 4118 và đánh dấu chắc.

Không có nút hoàn lại. Muốn quay lại tình trạng trước khi chuyển, bạn phục hồi từ bản sao lưu đã xuất ở bước 1. KetoanX cũng tự sao lưu mỗi ngày và giữ 14 bản gần nhất, nhưng bản bạn tự xuất ngay trước khi chuyển là bản chắc chắn đúng thời điểm.

KetoanX chuyển được từ Thông tư 133 sang Thông tư 99 với một bảng ghép riêng, vì giữa hai chế độ này nhiều số hiệu trùng nhau mà nội dung khác:

Các cặp đổi chéo như 3385 sang 3386 và 3386 sang 344 được đổi đồng thời trong một câu lệnh, nên số dư bảo hiểm thất nghiệp không bị dồn nhầm sang nhận ký quỹ.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang dùng Thông tư 133 không bắt buộc phải chuyển: thông tư cho họ được lựa chọn áp dụng Thông tư 99. Nếu chọn thì phải áp dụng nhất quán ít nhất trọn một kỳ kế toán năm, và khi đổi chế độ phải trình bày lại số liệu so sánh, giải trình lý do và ảnh hưởng trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.

Công ty mới thành lập thì không cần chuyển gì: chọn Thông tư 99 khi tạo công ty, hệ thống tài khoản có sẵn. Phần mềm không có chiều chuyển từ Thông tư 99 về Thông tư 200 hay 133.

Báo cáo đã lưu và tờ khai thuế đã lập trước ngày chuyển giữ nguyên mã tài khoản và số liệu của thời điểm lập, nên báo cáo năm 2025 bạn đã lưu vẫn là bản theo Thông tư 200.

Thông tư 99 đặt yêu cầu tối thiểu cho phần mềm kế toán ở Điều 28, và KetoanX đáp ứng phần lớn nhưng chưa đủ điều về kết nối hóa đơn điện tử, chữ ký số. Bảng dưới đặt từng yêu cầu cạnh việc phần mềm đang làm:

Cùng điều này, thông tư giao trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu lấy từ phần mềm cho người quản lý điều hành doanh nghiệp và kế toán trưởng, không cho nhà cung cấp phần mềm. Bảng ghép tài khoản bạn duyệt khi chuyển chế độ cũng thuộc phần trách nhiệm đó.