KetoanX là phần mềm kế toán trực tuyến làm được cả ba với giá 0 đồng: không giới hạn số công ty, người dùng hay chứng từ, mỗi công ty chọn Thông tư 99, Thông tư 133, Thông tư 71 (hợp tác xã) hoặc Thông tư 200 riêng, quyền xem, thêm, sửa, xóa đặt theo từng phân hệ.
Trước khi chuyển khách sang, bạn cần biết KetoanX chưa phát hành hóa đơn điện tử, chưa nộp tờ khai thẳng lên cơ quan thuế và chưa kết nối ngân hàng điện tử. Hóa đơn điện tử, nộp tờ khai và giao dịch ngân hàng bạn vẫn làm trên phần mềm hóa đơn, cổng thuế và ngân hàng đang dùng.
01
Làm 12 công ty thì phần mềm kế toán cần đáp ứng những gì?
Phần mềm cho 12 công ty phải giữ được ranh giới giữa mười hai bộ sổ mà không bắt bạn đăng nhập 12 lần, và không tính phí nhân theo số khách. Ranh giới ấy là chỗ khác nhau giữa phần mềm cho nhiều công ty và phần mềm cho một công ty: một công ty thì mọi người dùng làm trên cùng một bộ sổ. Mười hai công ty là mười hai bộ sổ, mỗi bộ có một nhóm người riêng: bạn, nhân viên phụ trách, và chủ doanh nghiệp muốn xem số.
Khi chọn phần mềm kế toán dịch vụ, kiểm sáu điểm trước khi chuyển hết khách sang:
Cách tính phí: theo công ty, theo người dùng, theo gói số chứng từ, hay không tính.
Một lần đăng nhập vào được mọi công ty, đổi công ty nhanh, tên công ty đang làm luôn nằm trước mắt.
Dữ liệu, hệ thống tài khoản và thông tin in trên chứng từ tách riêng từng công ty.
Mời người vào từng công ty, cấp quyền theo phân hệ, có quyền chỉ xem cho khách.
Nhật ký ghi lại ai sửa gì, và khóa được sổ của kỳ đã nộp tờ khai.
Lấy dữ liệu ra được khi khách đi: xuất Excel, tải tệp sao lưu, chuyển quyền chủ sở hữu.
Điểm 1 quyết định chi phí của bạn. Điểm 4 và 6 quyết định khách có yên tâm giao sổ cho bạn hay không.
02
Vì sao số công ty quyết định tiền phần mềm bạn phải trả?
Phần mềm nào bán theo từng công ty (mỗi mã số thuế một gói) thì chi phí của kế toán dịch vụ tăng đúng theo số khách. Phép tính là phí một công ty mỗi tháng nhân 12 công ty, nhân 12 tháng. Khách nhỏ nhất, trả phí dịch vụ thấp nhất, vẫn tốn đủ một suất bản quyền. Hãng nào tính thêm theo số người dùng thì văn phòng có nhân viên trả thêm một lần nữa.
KetoanX không tính phí theo công ty, theo người dùng hay theo gói. Toàn bộ chức năng là 0 đồng, đăng ký không cần thẻ thanh toán, không có bản rút gọn, và không giới hạn số công ty, số người dùng, số chứng từ. Nhận khách thứ 13 chỉ làm danh sách công ty của bạn dài thêm một dòng.
03
Làm nhiều công ty trên một tài khoản KetoanX diễn ra thế nào?
Bạn đăng nhập một lần rồi chọn công ty ở thanh trên cùng. Tên công ty đang làm luôn hiện ở đó; bấm vào là ra danh sách các công ty bạn có quyền vào, kèm nút Thêm công ty. Chọn công ty khác thì danh mục, chứng từ, sổ sách và báo cáo trên màn hình đều chuyển sang dữ liệu của công ty ấy.
Mỗi công ty chọn chế độ kế toán khi tạo: Thông tư 99 cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026 trở đi, Thông tư 133 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 71 cho hợp tác xã, Thông tư 200 cho sổ sách của các năm tài chính bắt đầu trước 2026. Hệ thống tài khoản đi theo chế độ của từng công ty, nên sáng bạn làm một công ty thương mại theo Thông tư 133, chiều làm một công ty sản xuất theo Thông tư 99 mà không phải đổi cài đặt gì. Công ty nào cần chuyển chế độ thì có công cụ chuyển từ Thông tư 200 hoặc 133 sang Thông tư 99, kèm bảng ghép tài khoản để xem trước rồi mới áp dụng. Việc chuyển chế độ chỉ chủ sở hữu công ty làm được.
Thông tin in trên chứng từ cũng theo từng công ty. Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, thủ kho, số tài khoản ngân hàng khai ở công ty nào thì in lên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn nội bộ của công ty ấy. Chứng từ của công ty A không mang tiêu đề công ty B được, vì hai công ty là hai bộ dữ liệu riêng.
04
Giao việc cho nhân viên và cho khách xem sổ bằng cách nào?
Quyền trên KetoanX đặt theo từng công ty: một người chỉ thấy những công ty họ được mời vào. Nhân viên phụ trách 4 công ty thấy đúng 4 tên trong danh sách ở thanh trên cùng, không thấy 8 công ty còn lại.
Trong mỗi công ty, một thành viên mang một trong bốn vai trò
- Chủ sở hữu: toàn quyền, kể cả chuyển quyền chủ sở hữu và xóa công ty.
- Quản trị viên: quản lý thành viên và cài đặt của công ty.
- Kế toán: làm việc trong các phân hệ được cấp.
- Chỉ xem: xem sổ sách, báo cáo, không sửa được gì.
Với vai trò kế toán, bạn chỉnh tiếp bảng quyền theo từng phân hệ như bán hàng, mua hàng, kho, quỹ, lương, thuế. Mỗi phân hệ có các ô xem, thêm, sửa, xóa, ghi sổ, bỏ ghi sổ, in, xuất Excel, và bạn ẩn được giá vốn với từng người. Văn phòng có nhiều nhân viên làm cùng một kiểu việc thì tạo vai trò tự đặt tên, chẳng hạn Nhân viên nhập chứng từ, rồi gán cho nhiều người. Sửa vai trò một lần là mọi người mang vai trò đó đổi theo.
Muốn chủ doanh nghiệp tự xem sổ thì mời họ vào đúng công ty của họ với vai trò chỉ xem. Họ tự mở bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, công nợ khi cần, và bạn bớt được những cuộc gọi hỏi số. Lời mời gửi qua email. Người được mời phải đăng ký hoặc đăng nhập bằng đúng email đó và bấm liên kết xác minh email thì mới vào được công ty. Bước xác minh email chặn trường hợp ai đó đăng ký trước bằng email của người khác để lọt vào sổ.
Công ty có chi nhánh thì giới hạn thêm được theo chi nhánh: nhân viên chi nhánh chỉ thấy, chỉ lập, chỉ sửa chứng từ thu chi của chi nhánh được giao.
05
Nhiều người cùng làm một công ty thì kiểm soát ra sao?
KetoanX kiểm soát bằng hai thứ: nhật ký thao tác và khóa sổ. Mọi thao tác thêm, sửa, xóa đều vào nhật ký: ai làm, lúc nào, trên chứng từ hay danh mục nào, giá trị trước và sau khi sửa. Mở một phiếu thu, phiếu chi hay chứng từ nghiệp vụ khác là xem được lịch sử của riêng chứng từ đó. Trang nhật ký lọc được theo người, theo khoảng ngày và xuất ra Excel. Quyền xem nhật ký là một ô trong bảng quyền, nên bạn quyết định nhân viên nào được xem.
Kỳ nào đã nộp tờ khai thì khóa sổ tới ngày cuối kỳ. Sau khi khóa, không ai lưu, sửa hay xóa được chứng từ có ngày trong kỳ đó. Muốn bỏ khóa phải ghi lý do, và lần bỏ khóa nằm lại trong lịch sử khóa sổ. Có 12 công ty thì không ai nhớ nổi kỳ nào của khách nào đã nộp; khóa sổ để phần mềm nhớ thay bạn.
06
Nhận khách mới và bàn giao dữ liệu khi hết hợp đồng thế nào?
Nhận khách mới có hai đường tắt. Khách cùng ngành với một công ty bạn đang làm thì dùng chức năng sao chép công ty, chọn Chỉ danh mục và cài đặt: công ty mới có sẵn hệ thống tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, kho, mẫu định khoản, quy tắc đánh số, nhưng không có chứng từ và số dư. Khách chuyển từ phần mềm khác sang thì xuất danh mục và số dư ở phần mềm cũ ra Excel, rồi nhập danh mục, số dư đầu kỳ theo tài khoản và đối tượng, và cả chứng từ, từ Excel vào KetoanX.
Hết hợp đồng thì có hai cách giao dữ liệu, chọn theo việc khách có muốn tiếp tục dùng KetoanX hay không.
Cách thứ nhất là chuyển quyền chủ sở hữu. Bạn mời khách vào công ty rồi chuyển quyền chủ sở hữu cho họ. Bạn tự động thành quản trị viên, và khách gỡ bạn ra khi xong việc. Không phải xuất nhập gì, khách làm tiếp trên đúng bộ sổ ấy.
Cách thứ hai là giao tệp. Ở trang sao lưu, bạn tải về bản sao lưu toàn bộ dữ liệu công ty: hệ thống tài khoản, danh mục, chứng từ, sổ kho, tài sản, lương, thuế, hóa đơn, nhật ký và tệp đính kèm (bản lớn được chia thành nhiều phần). Khách phục hồi tệp đó trong tài khoản KetoanX của họ thì được một công ty mới do chính họ làm chủ sở hữu. Bản sao lưu không mang theo danh sách thành viên và lời mời, nên không ai trong văn phòng của bạn còn quyền vào bản của khách. Gửi kèm sổ sách và báo cáo xuất Excel để khách đọc được mà không cần mở phần mềm.
07
KetoanX chưa làm được gì cho kế toán dịch vụ?
Bốn chỗ thiếu ảnh hưởng thẳng tới việc hằng tháng của văn phòng dịch vụ
- Chưa phát hành hóa đơn điện tử. KetoanX đọc hóa đơn đầu vào từ tệp XML và lập hóa đơn nội bộ; hóa đơn điện tử hợp lệ vẫn phát hành trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn mà khách đang dùng.
- Chưa nộp tờ khai trực tiếp. Chỉ tiêu tờ khai giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân được tính sẵn từ sổ để bạn đối chiếu; việc nộp vẫn làm trên cổng của cơ quan thuế.
- Chưa kết nối ngân hàng điện tử. Sổ phụ ngân hàng nhập từ Excel rồi đối chiếu.
- Chưa có màn hình gom hạn nộp của mọi công ty. Lịch hạn nộp thuế và bảo hiểm xem theo từng công ty, nên đến kỳ quý bạn mở lần lượt từng công ty để soát.
KetoanX cũng không có chế độ kế toán cho hộ kinh doanh. Nếu phần lớn khách của bạn là hộ kinh doanh thì phần mềm này chưa hợp.
08
Những lỗi hay gặp khi dồn nhiều công ty vào một phần mềm
Năm lỗi hay làm hỏng việc là nhập nhầm công ty, để một người giữ hết quyền chủ sở hữu, cấp quyền sửa cho khách, không khóa sổ sau khi nộp tờ khai, và không tự giữ bản sao lưu cho khách.
Lỗi đầu tiên là nhập nhầm công ty. Đổi công ty liên tục trong ngày thì chứng từ của khách này rất dễ rơi vào sổ khách kia. Tập thói quen nhìn tên công ty ở thanh trên cùng trước khi bấm lưu, và khi có hai khách tên na ná nhau thì đặt tên công ty kèm mã số thuế hoặc tên viết tắt cho dễ phân biệt.
Lỗi thứ hai là một người giữ quyền chủ sở hữu của cả 12 công ty mà không có ai dự phòng. Người đó nghỉ việc hay mất tài khoản là cả văn phòng kẹt. Thêm một quản trị viên thứ hai cho mỗi công ty, và bật xác thực hai lớp cho tài khoản chủ sở hữu.
Lỗi thứ ba là cấp cho khách vai trò kế toán chỉ vì khách muốn xem số. Khách cần xem thì cho vai trò chỉ xem. Chủ doanh nghiệp có quyền sửa thì một cú bấm nhầm của họ cũng thành một bút toán bạn phải đi dò lại.
Hai lỗi còn lại nằm ở cuối kỳ. Nộp tờ khai xong mà không khóa sổ thì vài tháng sau số trên sổ có thể không còn khớp với số đã nộp. Còn nếu chỉ trông vào bản sao lưu tự động của máy chủ (KetoanX sao lưu mỗi ngày, giữ 14 bản gần nhất) thì khách nào muốn tự giữ dữ liệu sẽ không có gì trong tay; tải tệp sao lưu cho họ sau mỗi lần khóa sổ quý.
09
Chuyển 12 công ty sang KetoanX theo thứ tự nào?
Làm trọn một công ty trước, rồi mới nhân ra 11 công ty còn lại:
Đăng ký tài khoản KetoanX bằng email của văn phòng và xác minh email.
Tạo công ty đầu tiên: nhập tên, mã số thuế, chọn chế độ kế toán và tháng bắt đầu năm tài chính.
Khai thông tin công ty để in lên chứng từ, rồi nhập danh mục và số dư đầu kỳ từ Excel.
Tạo các công ty còn lại. Khách nào cùng ngành với công ty đã làm thì sao chép danh mục và cài đặt thay vì nhập lại.
Mời nhân viên vào đúng những công ty họ phụ trách và cấp quyền theo phân hệ.
Mời chủ doanh nghiệp vào công ty của họ với vai trò chỉ xem.
Phần lớn thời gian nằm ở bước 3, khi bạn dọn tệp Excel danh mục và số dư của phần mềm cũ cho đúng cột. Làm xong công ty đầu tiên, bạn giữ lại tệp mẫu đó cho 11 công ty sau.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.