Lập hóa đơn điện tử đúng từng ô khi có nhiều thuế suất và nhiều dòng hàng

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn đi liền nhau. Lấy ký hiệu 1C26TAA làm ví dụ: số 1 là hóa đơn giá trị gia tăng, chữ C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, 26 là năm lập hóa đơn, chữ T là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, hai chữ AA cuối do người bán tự đặt. Hóa đơn bán hàng mang số 2 ở đầu và dùng cho bên khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Người bán ghi tên, địa chỉ, mã số thuế đúng như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông báo mã số thuế. Người mua là doanh nghiệp thì cũng ghi đúng theo giấy đăng ký của họ. Tên hoặc địa chỉ quá dài thì được viết tắt những từ thông dụng như Phường thành P, Thành phố thành TP, Cổ phần thành CP, Trách nhiệm hữu hạn thành TNHH, miễn là còn xác định được chính xác số nhà, đường phố, phường xã, tỉnh thành và khớp với đăng ký.

Về chữ ký, hóa đơn mang chữ ký số của người bán. Chữ ký số của người mua không nhất thiết phải có, trừ khi hai bên đã thỏa thuận. Bạn không phải chờ khách ký rồi mới coi hóa đơn là hợp lệ.

Ví dụ một lô bán cho một khách:

Cuối hóa đơn: cộng tiền hàng chưa thuế 7.000.000 đồng; tiền thuế 5% là 150.000 đồng, tiền thuế 10% là 400.000 đồng; tổng cộng tiền thuế 550.000 đồng; tổng tiền thanh toán 7.550.000 đồng. Nếu chỉ ghi một con số thuế 550.000 mà không tách hai mức, hóa đơn thiếu phần cộng theo từng thuế suất.

Khi thuộc nhóm được dùng bảng kê, hóa đơn phải ghi rõ kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…, và các mặt hàng liệt kê ở bảng kê thì hóa đơn không nhất thiết có đơn giá. Bảng kê cần tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày bán; tên và chữ ký người lập. Bên khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê thêm cột thuế suất và tiền thuế, tổng tiền thanh toán phải khớp với hóa đơn. Bảng kê được lưu cùng hóa đơn để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Chiết khấu thương mại dành cho khách phải thể hiện rõ trên hóa đơn; cách xác định giá tính thuế khi có chiết khấu theo pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Với hàng khuyến mại, biếu tặng, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý cho các giao dịch phát sinh, nhưng phải giữ danh sách chi tiết, và nếu khách hàng đòi hóa đơn theo từng giao dịch thì phải lập.

Với hóa đơn không mã, bạn ký số và gửi người mua, đồng thời gửi dữ liệu cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Một số nhóm không gửi từng hóa đơn mà gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn theo tháng hoặc quý, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng: bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, bán điện hoặc nước khi có mã hay mã số thuế của khách, và nhà cung cấp nước ngoài bán qua nền tảng thương mại điện tử.

Ngày lập hóa đơn theo quy tắc về thời điểm lập hóa đơn, còn thời điểm ký số là lúc người bán ký thật, hai mốc này có thể lệch nhau. Khi lệch, dữ liệu vẫn phải tới cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập, trừ trường hợp gửi theo bảng tổng hợp.

ketoanx.com/invoices/new

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Hóa đơn rồi bấm Lập hóa đơn. Trang chưa có ký hiệu đang dùng thì chỉ hiện Chưa có ký hiệu hóa đơn nào đang dùng kèm nút Khai mẫu số, ký hiệu; khai trước theo bài này ở Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn.

2. 2

   Chọn tab Hóa đơn độc lập (tab còn lại, Gộp nhiều chứng từ bán, dùng khi một khách có nhiều chứng từ bán chưa lập hóa đơn). Dòng chữ dưới tab nhắc rằng hóa đơn độc lập không sinh bút toán.

3. 3

   Ô Ký hiệu chọn C26TAA; dòng nhỏ bên dưới tự ghi Mẫu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng. Ô Ngày hóa đơn mặc định là hôm nay, ô Hình thức thanh toán có bốn lựa chọn TM/CK, Tiền mặt, Chuyển khoản, Công nợ (mặc định TM/CK).

4. 4

   Ô Khách hàng trong danh mục chọn khách có sẵn thì Tên người mua (đơn vị), Mã số thuế, Người mua hàng, Địa chỉ và Email nhận hóa đơn tự điền từ danh mục. Không chọn thì tự gõ, và phải có ít nhất Tên người mua (đơn vị), nếu không phần mềm báo Chọn khách hàng hoặc nhập tên người mua. Tên, mã số thuế, địa chỉ nên khớp đăng ký của người mua như bài nói ở trên.

5. 5

   Bảng dòng hàng có các cột Tên hàng hóa, dịch vụ, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất % và Thành tiền. Dòng 1 nhập Hàng A, Số lượng 20, Đơn giá 150.000, Thuế suất % 5. Bấm Thêm dòng, dòng 2 nhập Hàng B, Số lượng 10, Đơn giá 400.000, Thuế suất % 10. Ô thuế suất mặc định là 10 nên dòng nào khác 10 thì phải đổi; Số lượng phải lớn hơn 0 và Thuế suất % từ 0 đến 100. Tên hàng chỉ bắt buộc ở mức không để trống, nên bạn tự ghi đến từng chủng loại.

6. 6

   Quan sát ba dòng cuối bảng cập nhật ngay khi gõ: Cộng tiền hàng 7.000.000, Tiền thuế GTGT 550.000, Tổng thanh toán 7.550.000. Cột Thành tiền mỗi dòng là 3.000.000 và 4.000.000; ô Ghi chú (tối đa 300 ký tự) dùng khi cần ghi lý do hay chú thích.

7. 7

   Bấm Lập hóa đơn. Thành công thì phần mềm mở luôn trang hóa đơn với số kế tiếp của ký hiệu (7 chữ số, ví dụ 0000001).

8. 8

   Tại trang hóa đơn, bấm In hóa đơn để in, Bảng kê kèm hóa đơn để dựng bảng kê cho nhóm dịch vụ đặc thù, Tải XML (định dạng cơ quan thuế) để lấy tệp nạp sang phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn. Muốn gửi cho nhiều khách một lượt, vào Bán hàng→, Gửi hóa đơn hàng loạt, lọc Từ ngày, Đến ngày, chọn hóa đơn rồi bấm Gửi N hóa đơn (tối đa 50 hóa đơn mỗi lần).

Phần mềm tự ghi gì

Hóa đơn độc lập không sinh bút toán: không có Nợ 131 hay Có 511, 33311 nào được ghi. Doanh thu, thuế đầu ra và công nợ của lô hàng 7.550.000 vẫn phải có chứng từ bán hàng ghi riêng (Nợ 131 hoặc 111, 112, Có 511 và Có 33311 theo thuế suất từng dòng); hóa đơn chỉ là bản ghi hóa đơn. Hóa đơn lập từ chứng từ bán thì ngược lại, bạn mở chứng từ bán rồi lập hóa đơn ngay trên chứng từ đó. Tab Gộp nhiều chứng từ bán cũng không sinh bút toán vì doanh thu đã nằm trên từng chứng từ; tab này đòi chọn từ hai chứng từ trở lên của cùng một khách, tối đa 100.

Thành tiền mỗi dòng là số lượng nhân đơn giá, tiền thuế mỗi dòng là thành tiền nhân thuế suất, cả hai làm tròn đến đồng ngay trên dòng rồi mới cộng. Báo lỗi hay gặp: Ký hiệu … chưa có trong danh mục mẫu số, ký hiệu khi quên khai ký hiệu; Ký hiệu … mang năm 26, hóa đơn lập năm … khi ngày hóa đơn khác năm trong ký hiệu, kèm gợi ý ký hiệu cùng loại của năm đúng; Ngày hóa đơn … nhỏ hơn ngày của hóa đơn số liền trước khi hóa đơn số lớn hơn lại mang ngày nhỏ hơn; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hóa đơn nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Bán hàng→, Hóa đơn để thấy hóa đơn trong danh sách, hoặc mở lại trang hóa đơn để đối chiếu từng dòng với tay tính ở trên. Hóa đơn lập sai thì trang hóa đơn đã phát hành có nút Lập hóa đơn điều chỉnh và Lập hóa đơn thay thế; cách chọn xem bài xử lý hóa đơn sai sót.

Ở trang Lập hóa đơn và bản in của nó có những giới hạn sau. Hóa đơn in ra có cột Thuế suất cho từng dòng, nhưng phần cuối chỉ có ba dòng Cộng tiền hàng, Tiền thuế GTGT và Tổng thanh toán; phần mềm chưa tách tổng tiền thuế theo từng thuế suất ở cuối bản in như Điều 10 yêu cầu (150.000 và 400.000 chỉ thấy ở từng dòng nếu bạn bật cột Tiền thuế trong Bán hàng→, Mẫu in chứng từ). Hóa đơn công ty tính thuế trực tiếp in theo mẫu hóa đơn bán hàng, không có thuế suất và tiền thuế. KetoanX không ký số, không lấy mã và không gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, nên bước ký số, cấp mã và gửi bạn làm trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn đã đăng ký. Nhóm bán hàng còn lại nằm ở phần bán hàng của KetoanX.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.