Khách lẻ không lấy hóa đơn vẫn phải lập hóa đơn, và cách ghi người mua

Ngoại lệ nằm ở Điều 7, tức danh sách các trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử. Đó là hộ kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua, hộ kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản, hộ làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế, góp vốn bằng tài sản, máy móc, thiết bị cho mượn để gia công hàng hóa của bên cho mượn mà không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu, và vài khoản thu tài chính. Không có dòng nào nói về khách từ chối hay giao dịch nhỏ. Danh sách đầy đủ nằm ở bài về các trường hợp không phải lập hóa đơn.

Ai tố giác người bán không lập, không giao hóa đơn thì được xem xét khen thưởng nếu thông tin trung thực, chính xác, kịp thời; mức chi không quá 10% số tiền xử phạt và tối đa 10.000.000 đồng một vụ việc. Mức phạt với người bán nằm ở bài về mức phạt vi phạm hóa đơn.

Vì vậy tiệm tạp hóa bán gói bánh 18.000 đồng cho khách đi ngang vẫn phải có hóa đơn cho lần bán đó, hoặc dùng cách lập riêng của từng lĩnh vực ở mục dưới.

Khách cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì thể hiện đủ trên hóa đơn. Khách nước ngoài thì thông tin địa chỉ và số định danh có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh, kèm quốc tịch. Khách là doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì tên, địa chỉ, mã số thuế phải ghi đúng theo giấy đăng ký, như bài cách lập hóa đơn điện tử đã nói.

Cái giá của ô người mua để trống nằm ở phía bên mua: hóa đơn không có thông tin người mua, hoặc xuất cho người tiêu dùng, không có giá trị để tổ chức, cơ quan, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng vào hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Khi một nhân viên mua đồ cho công ty, hãy đưa tên công ty và mã số thuế cho thu ngân trước lúc xuất hóa đơn, không đợi tới sau.

Có nhóm bán lẻ được nhẹ thông tin hơn. Hóa đơn bán hàng ở siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim cho khách cá nhân không cung cấp thông tin thì không nhất thiết có tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký của người mua. Bán xăng dầu cho khách cá nhân không cung cấp thông tin cũng vậy.

Cửa hàng, nhà hàng, siêu thị dùng hóa đơn từ máy tính tiền thì lập ngay mỗi lần bán, ghi thông tin người mua khi họ yêu cầu. Đối tượng phải dùng loại hóa đơn này nằm ở bài hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

ketoanx.com/invoices/summary

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng rồi bấm nút Lập bán hàng. Trước đó khai một ký hiệu ở Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn (ví dụ C26TAA cho hóa đơn có mã hoặc C26MAA cho hóa đơn máy tính tiền), nếu không bước lập kèm hóa đơn sẽ báo lỗi ở bước 6.

2. 2

   Ô Thu tiền chọn Thu tiền ngay: tiền mặt (hoặc Thu tiền ngay: chuyển khoản). Đây là điều kiện để ô Khách hàng cho phép bỏ trống: lúc đó lựa chọn đầu tiên của ô là Khách lẻ. Chọn Chưa thu tiền (công nợ) thì lựa chọn đầu hiện chữ Chọn, vì khoản phải thu cần có tên khách.

3. 3

   Để ô Khách hàng ở Khách lẻ. Khách đòi ghi tên, địa chỉ hoặc mã số thuế thì chọn khách trong danh sách, hoặc chọn lựa chọn thêm khách mới ở cuối ô để tạo ngay tại chỗ; khi đó hóa đơn lấy tên và mã số thuế từ danh mục, không còn là Bán cho người tiêu dùng.

4. 4

   Ở bảng dòng hàng, cột Mặt hàng chọn gói bánh, Số lượng 1, Đơn giá 18.000, Thuế suất GTGT 10% (giả định mặt hàng chịu thuế suất này; bạn chọn theo mặt hàng của bạn). Thêm dòng nếu khách mua nhiều thứ: cột Thành tiền ra 18.000 và Tiền thuế ra 1.800. Dòng thứ hai trong ví dụ cho một lần bán khác trong ngày là 2 chai nước, Đơn giá 12.000, cùng thuế suất 10%.

5. 5

   Tick ô Lập kèm hóa đơn, nhập Ký hiệu HĐ và Ngày hóa đơn (bỏ trống thì lấy ngày hạch toán). Ô Người mua hàng và Email nhận hóa đơn để trống với khách lẻ. Ô Tên người mua không có ở đây: không chọn khách thì phần mềm tự điền tên người mua theo ngày hóa đơn.

6. 6

   Bấm Cất và ghi sổ. Hóa đơn số kế tiếp của ký hiệu được phát hành cùng lúc với chứng từ; hóa đơn lỗi thì chứng từ cũng chưa cất, và trang chứng từ về sau hiện nút Hóa đơn … để mở lại. Bấm Cất, chưa ghi sổ thì chứng từ chỉ nằm nháp.

7. 7

   Làm lại bước 1 tới 6 cho lần bán thứ hai. Cuối ngày vào Bán hàng→, Hóa đơn bấm nút Bảng tổng hợp, đặt Từ ngày và Đến ngày cùng là ngày bán rồi bấm Xem.

8. 8

   Đọc bảng Hóa đơn từ … đến …: mỗi hóa đơn một dòng với Người mua là Bán cho người tiêu dùng, Mã số thuế trống, Tiền chưa thuế, Thuế suất, Tiền thuế, Tổng tiền, Trạng thái. Bên dưới là bảng Cộng theo thuế suất; nút In bảng in bảng ra giấy.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ bán hàng ghi doanh thu và thuế đầu ra: với lần bán 18.000 đồng trả tiền mặt, Nợ 1111 là 19.800 đồng, Có 511 là 18.000 đồng, Có 33311 là 1.800 đồng, và giá vốn Nợ 632, Có 156 theo giá xuất kho nếu mặt hàng có quản lý kho. Hóa đơn phát hành kèm chỉ là bản ghi hóa đơn, không ghi thêm bút toán, vì doanh thu đã nằm trên chứng từ.

Hóa đơn lập từ ngày 01/7/2026 mang người mua Bán cho người tiêu dùng, còn ngày hóa đơn trước đó là Khách lẻ. Báo lỗi hay gặp lúc cất: Ký hiệu … chưa có trong danh mục mẫu số, ký hiệu hay Ký hiệu … đã ngừng dùng trong danh mục mẫu số, ký hiệu hóa đơn khi ký hiệu chưa khai hoặc đã ngừng; xử lý bằng cách khai hoặc đổi ký hiệu ở Mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Chứng từ đã có hóa đơn thì hiện Chứng từ đã có hóa đơn.

Kiểm lại và giới hạn

Kỳ bán hai hóa đơn (19.800 và 26.400 đồng) cho dòng cuối bảng Tổng 2 hóa đơn còn hiệu lực với tiền chưa thuế 42.000, tiền thuế 4.200, tổng tiền 46.200 đồng, và bảng Cộng theo thuế suất có một dòng 10% với 2 hóa đơn; so với doanh thu bán lẻ trong sổ để thấy cửa hàng đã lập đủ hóa đơn. Hóa đơn đã hủy vẫn liệt kê nhưng không cộng vào tổng.

Mấy giới hạn cần biết. Tab Hóa đơn độc lập ở Lập hóa đơn đòi có tên người mua, nếu không báo Chọn khách hàng hoặc nhập tên người mua, nên với khách lẻ ở tab đó hãy gõ đúng cụm Bán cho người tiêu dùng vào ô Tên người mua (đơn vị). Tab Gộp nhiều chứng từ bán chỉ gộp chứng từ của một khách có trong danh mục, từ hai chứng từ trở lên, nên không dùng để gộp cuối ngày cho khách lẻ; phần mềm chưa có chế độ gộp cuối ngày cho ngành khám chữa bệnh hay viễn thông như bài nêu. Bảng tổng hợp là bản in nội bộ chưa có chữ ký số và chưa gửi cơ quan thuế, nên không thay được bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn nộp cơ quan thuế; ký số, cấp mã và gửi dữ liệu bạn làm trên phần mềm hóa đơn đã đăng ký. Bản hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trong KetoanX (nút Máy tính tiền) cũng chưa chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.