Những trường hợp không phải lập hóa đơn và những giao dịch hay bị bỏ sót

Nhóm hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: người bán hàng thuộc diện bảng kê thu mua (trừ khi đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử); người cho thuê bất động sản; người bán phim, ảnh, nhạc, trò chơi, quảng cáo ở dạng số cho khách ở nước ngoài; người làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp giao đại lý đã khấu trừ thuế.

Nhóm khoản thu tài chính: thu từ tái bảo hiểm, tiền gửi, bán nợ, mua bán ngoại tệ, sản phẩm phái sinh, và việc phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán lần đầu hay giấy tờ có giá. Riêng bán ngoại tệ, cuối tháng đơn vị lập bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch trong tháng và tự chịu trách nhiệm về độ chính xác.

Nhóm điều chuyển và góp vốn: mang tài sản đi góp vốn vào một tổ chức kinh tế; tài sản chuyển qua lại giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau; tài sản chuyển đi khi doanh nghiệp tách, chia, hợp nhất, sáp nhập hay đổi loại hình.

Nhóm giao dịch không phải bán hàng: vật tư, bán thành phẩm, hàng xuất kho nội bộ để làm tiếp công đoạn sau trong cùng một cơ sở; hàng hóa, dịch vụ cơ sở tự dùng cho sản xuất, kinh doanh của mình, kể cả tài sản cố định tự xây hoặc tự làm; tiền bồi thường, tiền thưởng, tiền thu lại từ bên thứ ba trong hoạt động bảo hiểm, tiền thu hộ, thù lao nhận từ cơ quan nhà nước khi thu hộ, chi hộ cho cơ quan đó, và các khoản thu tài chính. Nhóm này viện dẫn Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng. Thu hộ, chi hộ giữa doanh nghiệp với nhau có cách xử lý riêng, xem bài thu hộ, chi hộ.

Còn một dòng hẹp mà hay bị đọc rộng ra. Điều 7 chỉ miễn cho máy móc, thiết bị là tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ mà bên cho mượn đưa cho bên nhận gia công để làm hàng cho chính bên cho mượn, với điều kiện không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu. Ví dụ công ty may đưa ba máy may cho xưởng gia công mượn để may hàng của chính công ty thì không phải lập hóa đơn. Điều kiện gia công ấy là chỗ phân biệt ở mục dưới.

Ví dụ công ty bán thiết bị cho khách mượn máy mẫu một tháng để chạy thử. Máy là hàng hóa của công ty, không phục vụ gia công cho chính công ty, nên không rơi vào dòng ngoại lệ ở trên và phải có hóa đơn. Ngược lại, ví dụ ba máy may đưa xưởng gia công ở mục trên thì không.

Phụ lục của Nghị định cho phép đơn giản hóa phần giấy tờ: với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng đúng quy định, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp kỳ khai thuế giá trị gia tăng, nhưng phải giữ danh sách chi tiết và hồ sơ liên quan. Khách hàng đòi hóa đơn theo từng giao dịch thì phải lập riêng. Cách hạch toán thuế của nhóm này nằm ở bài hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ.

Vì vậy công ty trả hàng lỗi về nhà cung cấp không tự xuất hóa đơn rồi coi là xong. Hãy xác định hai bên đã thỏa thuận ai lập: nếu không có thỏa thuận thì chờ nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh.

Chọn cách thứ hai thì lúc cơ sở phụ thuộc bán hàng cho khách, họ lập hóa đơn giao khách, đồng thời gửi về nơi giao hàng một bảng kê những hàng đã bán, và nơi giao hàng lập hóa đơn cho số hàng thực tế đã tiêu thụ. Doanh số lớn thì bảng kê gộp năm hoặc mười ngày một lần. Hàng khác thuế suất phải có bảng kê riêng theo từng thuế suất.

Với tài sản thì khác: khi chuyển giữa các đơn vị tự hạch toán độc lập, hoặc giữa các thành viên đã có đầy đủ tư cách pháp nhân của cùng một tổ chức, bên chuyển phải xuất hóa đơn điện tử như bán hàng. Chuyển giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc thì không phải, như đã nêu ở Điều 7.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là hai chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn, nên cũng có ký hiệu mẫu số riêng (số 6) và ký hiệu riêng (chữ N cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chữ B cho phiếu hàng gửi bán đại lý) theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.