Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không: khi nào không tính doanh thu và hạch toán thế nào

Thông tư 99 phân biệt bằng quyền kiểm soát. Doanh nghiệp là đại lý, chỉ sắp xếp để bên thứ ba cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách mà không kiểm soát giá và chất lượng, thì doanh thu của doanh nghiệp chỉ là phần hoa hồng hoặc số tiền được hưởng. Ngược lại, bạn chọn nhà cung cấp, quyết định giá bán lại và chịu trách nhiệm với khách thì bạn đang bán hàng, dịch vụ của chính mình, kể cả khi trong hợp đồng ghi chữ chi hộ.

Đây là các dấu hiệu rút ra từ bản chất giao dịch và thực hành, không phải điều khoản luật nêu tên chi hộ giữa hai doanh nghiệp; cơ quan thuế xét từng hồ sơ cụ thể.

Chi hộ giữa hai doanh nghiệp không được nêu tên trong danh sách ấy. Kết luận nằm ở bản chất: khoản bạn đòi lại là hoàn tiền cho khoản đã trả hộ, không phải tiền bán hàng hay dịch vụ, nên không có giao dịch bán nào để lập hóa đơn. Còn phần phí bạn tính cho việc làm hộ là tiền dịch vụ của bạn: phải ghi doanh thu, tính thuế GTGT và lập hóa đơn cho đúng số phí đó, đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền trước theo bài thời điểm lập hóa đơn.

Bên được chi hộ ghi nhận chi phí của mình vì hóa đơn đứng tên họ: Nợ tài khoản chi phí (641, 642...), Nợ 1331 nếu đủ điều kiện khấu trừ, Có 3388 (khoản phải trả do bên thứ ba chi hộ). Bên chi hộ không đưa thuế GTGT trên hóa đơn đó vào 133 của mình, và không đưa khoản đó vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông tư 99 còn một trường hợp đặc thù: doanh nghiệp dự án chỉ thay mặt nhà đầu tư thanh toán cho nhà thầu rồi bàn giao công trình thì kinh phí nhận được không phải doanh thu mà là khoản phải trả, phải nộp khác (thu hộ, chi hộ). Bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ thuế và phí cho bên giao ủy thác cũng ghi Nợ 1388 như vậy.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ. Ô Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng cho tình huống 1, vì A chuyển khoản trả phí cảng. Trả bằng tiền mặt thì chọn Phiếu chi tiền mặt.

2. 2

   Ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán ghi ngày chuyển tiền; ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ. Ô Số chứng từ để Tự động. Ô Tài khoản ngân hàng chọn tài khoản đã chi, phần mềm điền tài khoản tiền vào cột TK Có.

3. 3

   Ô Diễn giải ghi rõ đây là khoản chi hộ, ví dụ Chi hộ khách B phí cảng theo hóa đơn số … của cảng. Mở khung Thông tin in trên ủy nhiệm chi để ghi Đơn vị thụ hưởng là cảng, Số tài khoản nhận, Ngân hàng nhận.

4. 4

   Ở lưới dòng: TK Nợ gõ 1388 (không gõ 138, vì phần mềm chỉ nhận tài khoản chi tiết), TK Có là tài khoản ngân hàng, Đối tượng Nợ chọn khách B, Số tiền (VND) 10.800.000. Chọn đúng đối tượng ở dòng này thì sổ chi tiết 1388 mới tách được số phải đòi của từng khách.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ để chứng từ vào sổ ngay; Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp, Cất và in lưu rồi mở bản in.

6. 6

   Khi B hoàn tiền, lập Báo có ngân hàng: TK Nợ là tài khoản ngân hàng, TK Có 1388. Chọn B ở ô Đối tượng đầu chứng từ, phần mềm tự điền B vào Đối tượng Có của dòng. Số tiền (VND) 10.800.000.

7. 7

   Tình huống 4, X nhận tiền thu hộ Y: lập Báo có ngân hàng, TK Có 3388, Đối tượng là Y, Số tiền (VND) 30.000.000. Phí 300.000 và thuế 30.000 lập ở Bán hàng→, Chứng từ bán hàng cho Y (Nợ 131 330.000). Sau đó lập một chứng từ loại Chứng từ nghiệp vụ khác với dòng Nợ 3388, Có 131, cả Đối tượng Nợ lẫn Đối tượng Có là Y, số tiền 330.000, để trừ phí vào tiền thu hộ. Cuối cùng là Báo nợ ngân hàng Nợ 3388, Có tài khoản ngân hàng 29.670.000 khi chuyển trả Y.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi chứng từ ghi đúng các dòng Nợ, Có bạn nhập, không thêm bút toán nào: tình huống 1 là Nợ 1388, Có 112 10.800.000 rồi Nợ 112, Có 1388 10.800.000; tình huống 4 là Nợ 112, Có 3388 30.000.000, Nợ 3388, Có 131 330.000 và Nợ 3388, Có 112 29.670.000. Không dòng nào đi qua 511 hay 33311, nên bảng kê bán ra không có các khoản thu hộ, chi hộ; chỉ chứng từ bán hàng tiền phí mới có doanh thu và thuế đầu ra. Thông tư 133 dùng cùng hai tài khoản 1388 và 3388.

Báo lỗi hay gặp: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 138 khi gõ tài khoản cấp 1; Tài khoản không có trong hệ thống: … khi hệ thống tài khoản chưa mở tiểu khoản bạn gõ; Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 1388 hoặc 3388 để xem từng dòng phát sinh và số dư; bấm Theo đối tượng trên đầu sổ để chuyển sang Sổ chi tiết theo chiều phân tích, nơi số dư tách theo từng khách. Sau khi B hoàn tiền, dòng của B trên sổ 1388 phải về 0.

Phần mềm không tự đối chiếu số thu hộ với số chi hộ cho từng đối tác. Màn Biên bản đối chiếu công nợ của KetoanX lập từ Công nợ theo hóa đơn cho khách hàng và nhà cung cấp, không lấy số dư 1388, 3388; bạn in sổ chi tiết theo đối tượng làm phụ lục rồi lập biên bản theo mẫu ở bài biên bản đối chiếu công nợ. Phí làm hộ lập bằng chứng từ bán hàng thông thường ở phần bán hàng của KetoanX, tách riêng khỏi chứng từ thu hộ. KetoanX chưa phát hành hóa đơn điện tử nên hóa đơn chính thức lập ở phần mềm hóa đơn của bạn. Từng ô của màn chứng từ có ở hướng dẫn màn thu, chi, chứng từ khác. Bài trước trong nhóm này là voucher, phiếu quà tặng; bài sau là hàng gia công; tổng quan ở bài kế toán mua hàng và bán hàng.