Hạch toán voucher, phiếu quà tặng: bán, phát và khách dùng thì ghi doanh thu, xuất hóa đơn lúc nào

Đừng đưa khoản này vào 3387 (doanh thu chờ phân bổ). Thông tư 99 loại đúng trường hợp tiền nhận trước của người mua mà doanh nghiệp chưa cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra khỏi tài khoản đó. 3387 dành cho thứ khác, như phần doanh thu hoãn lại trong chương trình khách hàng truyền thống ở mục dưới.

Sổ 131 chỉ cho bạn tổng tiền. Còn bao nhiêu voucher chưa dùng, hạn dùng ngày nào, mệnh giá bao nhiêu là việc của một bảng theo dõi riêng, mỗi voucher một dòng: mã, ngày bán, khách, mệnh giá, hạn dùng, ngày dùng.

Hai nhánh này suy ra từ quy tắc chung của Điều 9 chứ không đến từ một điều khoản viết riêng cho voucher. Ranh giới giữa hàng bất kỳ và một dịch vụ cụ thể dễ bị hiểu khác nhau, nên với voucher dịch vụ giá trị lớn, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản và giữ câu trả lời. Chi tiết các mốc lập hóa đơn khác ở bài thời điểm lập hóa đơn.

Ví dụ voucher giảm 100.000 đồng. Khách mua món hàng niêm yết 1.000.000 đồng chưa thuế và dùng voucher. Hóa đơn thể hiện rõ khoản giảm, giá bán còn 900.000 đồng, thuế 10% là 90.000 đồng, khách trả 990.000 đồng. Ghi Nợ 111 990.000, Có 511 900.000, Có 33311 90.000. Khuyến mại bằng giảm giá thì giá tính thuế là giá đã giảm, nên thuế tính trên 900.000 đồng.

Voucher đổi hàng không điều kiện: khách đổi một sản phẩm giá vốn 120.000 đồng thì ghi Nợ 641, Có 156 120.000 đồng. Hàng khuyến mại đúng thủ tục theo pháp luật thương mại có giá tính thuế bằng không, nên không có thuế đầu ra. Làm sai thủ tục, nó bị tính như hàng biếu tặng; phần này ở bài hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ.

Một trường hợp riêng: voucher tặng theo kiểu tích lũy, mua đủ mức hoặc đủ điểm thì được đổi, có thời hạn rõ và bạn ước tính được giá trị hợp lý của ưu đãi sẽ phải cung cấp. Khi thỏa đủ các điều kiện của chương trình khách hàng truyền thống trong Thông tư 99, bạn tách phần doanh thu tương ứng với ưu đãi sang 3387 ngay lúc bán (Nợ 111, 112 hoặc 131; Có 511; Có 3387; Có thuế phải nộp), rồi kết chuyển 3387 sang 511 khi khách nhận ưu đãi, hoặc khi hết hạn mà khách không đủ điều kiện.

Nếu bạn chỉ bán hộ voucher của bên phát hành, không quyết định giá và không chịu trách nhiệm hàng hóa, bạn là đại lý. Doanh thu của bạn khi đó chỉ là phần hoa hồng. Tiền khách trả ghi Nợ 111 hoặc 112, Có 331 (bên phát hành); khi xác định hoa hồng: Nợ 331, Có 511. Cách ghi hàng đại lý hai bên ở bài hàng gửi đại lý bán đúng giá.

Các bước

1. 1

   Ngày 05/10/2026 vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác rồi bấm Lập chứng từ. Ô Loại chứng từ chọn Báo có ngân hàng (khách chuyển khoản) hoặc Phiếu thu tiền mặt (khách trả tiền mặt); Ngày chứng từ nhập 05/10/2026, Tài khoản ngân hàng chọn tài khoản nhận tiền, ô Đối tượng chọn khách mua voucher.

2. 2

   Bảng dòng có các cột Diễn giải dòng, TK Nợ, TK Có và Số tiền (VND). TK Nợ đã điền sẵn tài khoản tiền gửi hoặc tiền mặt của loại chứng từ, còn TK Có bạn gõ 131; Số tiền (VND) 500.000. Ô Diễn giải ghi mã voucher và mệnh giá để sau này tra lại, vì phần mềm không có ô mã voucher. Bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Ngày 20/11/2026 khách mang voucher đến mua hàng. Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng, ô Thanh toán để Chưa thanh toán (công nợ), ô Khách hàng chọn đúng khách đã mua voucher. Ô Kho chọn kho xuất hàng để phần mềm tự ghi giá vốn.

4. 4

   Ở bảng dòng, cột Mặt hàng chọn hàng, Số lượng 1, Đơn giá 800.000, Thuế suất GTGT 10%. Dòng cuối bảng hiện Cộng tiền hàng 800.000, tiền thuế 80.000 và Tổng thanh toán 880.000. Đừng nhập đơn giá 300.000 để trừ voucher: voucher chỉ là cách thanh toán một phần, giá bán vẫn là 800.000. Bấm Cất và ghi sổ.

5. 5

   Vào Bán hàng→, Thu tiền khách hàng, chọn khách rồi bấm Xem. Khung Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết liệt kê báo có 500.000 của ngày 05/10; bấm Ghép tự động theo ngày cũ nhất để phần mềm ghép nó vào chứng từ bán cũ nhất của khách (muốn ghép cho mọi khách một lượt thì bấm Đối trừ tự động mọi đối tượng ở màn tổng hợp).

6. 6

   Chứng từ bán còn nợ 380.000. Trong khung Chứng từ còn nợ của khách, đặt Ngày thu 20/11/2026, Hình thức tiền mặt, nhập 380.000 ở cột Số thu lần này và bấm Cất và ghi sổ phiếu thu.

7. 7

   Voucher phát miễn phí có điều kiện mua thì khai ở Bán hàng→, Chương trình khuyến mại (ô Hình thức chọn Giảm số tiền mỗi đơn vị hoặc Tặng sản phẩm), hoặc khi lập chứng từ bán thì nhập khoản giảm 100.000 vào cột Tiền CK của dòng hàng 1.000.000: giá bán còn 900.000, thuế 90.000, khách trả 990.000. Voucher đổi hàng không điều kiện thì dòng hàng tặng cần tài khoản chi phí khuyến mại 641 ở cột TK chi phí KM, cột này hiện sau khi áp một chương trình có hàng tặng.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 2 ghi Nợ 112 / Có 131 500.000, gắn đối tượng là khách mua voucher, không có doanh thu. Bước 4 ghi Nợ 131 880.000 / Có 511 800.000 / Có 33311 80.000, kèm giá vốn Nợ 632 / Có 156 480.000 nếu giá xuất kho của kho đúng bằng số đó. Bước 5 chỉ ghép phiếu 500.000 vào chứng từ bán, không sinh bút toán mới: sổ cái sau cùng tương đương bảng bút toán trong bài (Nợ 131 500.000 và Nợ 111 380.000 đối ứng Có 511, Có 33311), chỉ khác là phần mềm đi qua 131 bằng hai bước. Bước 6 ghi Nợ 111 / Có 131 380.000.

Với khoản giảm 100.000 ở bước 7, phần mềm mặc định ghi doanh thu thuần: Nợ 111 hoặc 131 990.000 / Có 511 900.000 / Có 33311 90.000, không qua tài khoản 521. Báo lỗi hay gặp là Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày chứng từ nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Bán hàng→, Thu tiền khách hàng: khách đã hết nợ và lần thu hiện ở khung lịch sử đối trừ. Còn voucher chưa dùng thì báo cáo công nợ của khách vẫn cho thấy số dư Có 131, chính khoản tiền bạn còn nợ khách bằng hàng. Màn có hướng dẫn đầy đủ từng ô: hướng dẫn chứng từ bán hàng, hướng dẫn thu, chi chứng từ khác, hướng dẫn thu tiền khách hàng và hướng dẫn chương trình khuyến mại.

Phần mềm không phát hành mã voucher, không theo dõi mệnh giá, hạn dùng, ngày dùng, không tự trừ voucher khi bán hàng và không có bút toán tự kết chuyển voucher hết hạn: bảng theo dõi từng voucher bạn giữ ngoài phần mềm (Excel), còn voucher hết hạn thì tự lập chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 131 / Có 511 sau khi hỏi cơ quan thuế về phần thuế và hóa đơn. Chương trình khuyến mại chỉ tự áp cho hàng có xuất kho, không áp cho dịch vụ và chứng từ ngoại tệ. Hóa đơn lập trên KetoanX là bản ghi nội bộ, không ký số, không lấy mã, không gửi cơ quan thuế; hóa đơn chính thức lập ở phần mềm hóa đơn đã đăng ký. Quy trình tổng quan ở bài kế toán mua hàng và bán hàng, bài trước là bán hàng trả chậm, trả góp, bài sau là thu hộ, chi hộ; xem thêm phần bán hàng của KetoanX.