Thời điểm ghi nhận doanh thu: sổ kế toán, thuế GTGT và thuế TNDN khác nhau ở đâu

Khi giao hàng và lập hóa đơn cùng ngày, hai mốc đầu gần như dính nhau. Chênh lệch xuất hiện ở hàng lắp đặt, dịch vụ kéo dài, công trình, tiền thu trước và hàng gửi đại lý.

Có bốn điểm hay gặp. Tiền thu rồi mà hàng chưa giao, dịch vụ chưa làm thì không ghi vào Tài khoản 511; khoản đó chỉ ghi bên Có Tài khoản 131 cho đến khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ thật. Nếu hợp đồng giao cho người bán trách nhiệm lắp đặt thì doanh thu chỉ ghi sau khi lắp đặt xong. Hàng gửi đại lý chưa được xác định là đã bán thì không phải doanh thu; chi tiết ở bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Bán trả góp, trả chậm thì doanh thu tính theo giá bán trả tiền ngay (bài bán hàng trả chậm, trả góp).

Một điều dễ bị quên: Thông tư 99 nói doanh thu ghi trên sổ tuân theo nguyên tắc kế toán và, tùy trường hợp, không nhất thiết bằng số trên hóa đơn bán hàng. Cách ghi từng nghiệp vụ nằm ở bài tài khoản 511 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và bài hạch toán bán hàng: doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra.

Hoạt động xây dựng, lắp đặt có quy tắc riêng: thời điểm xác định thuế là lúc nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, thu tiền hay chưa đều như nhau. Bất động sản đã chuyển giao thì theo mốc chuyển giao; chưa chuyển giao mà thu tiền theo tiến độ thì mốc là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Xuất khẩu do người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng thông quan.

Mốc lập hóa đơn có bài riêng là bài thời điểm lập hóa đơn. Điểm cần nhớ ở đây: Nghị định 254/2026/NĐ-CP buộc hóa đơn bán hàng hóa lập vào lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, nên với hàng hóa mốc thuế và mốc hóa đơn thực tế là một.

Mốc được chia theo loại hoạt động. Bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua. Cung ứng dịch vụ là lúc hoàn thành dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cho người mua. Xây dựng, lắp đặt là lúc nghiệm thu, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hàng xuất khẩu tính vào ngày quyền sở hữu sang tay người mua theo hợp đồng xuất khẩu; không xác định được ngày đó thì dựa vào quy định của pháp luật hải quan về cơ sở xác định hàng xuất khẩu.

Một vài khoản có cách tính riêng và khớp với sổ: hàng bán trả góp, trả chậm tính theo giá bán trả tiền một lần, không có lãi trả góp; giao hàng cho đại lý bán đúng giá thì bên giao tính doanh thu bằng tổng tiền bán hàng, đại lý chỉ tính tiền hoa hồng. Khách trả tiền trước dịch vụ cho nhiều năm thì doanh thu tính thuế chia đều theo số năm hoặc tính một lần theo số tiền thu.

Sổ kế toán: ngày 28/10 hàng đã giao và đủ điều kiện, nên doanh thu 200 triệu thuộc tháng 10. Bạn ghi Nợ 131 220 triệu, Có 511 200 triệu, Có 33311 20 triệu, cùng bút toán giá vốn Nợ 632, Có 156 150 triệu. Ngày 20/11 chỉ ghi Nợ 112, Có 131 220 triệu và doanh thu không đổi.

Thuế GTGT: nghĩa vụ phát sinh từ ngày chuyển giao 28/10, và đó cũng là ngày hóa đơn phải được lập. Hóa đơn lập ngày 03/11 là lập chậm, và lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt (mức phạt ở bài mức phạt vi phạm về hóa đơn). Ngày 20/11 không tạo ra mốc nào.

Thuế TNDN: doanh thu tính thuế 200 triệu (không gồm GTGT) tính theo ngày chuyển giao 28/10, nên thuộc kỳ tính thuế chứa ngày đó. Đơn hàng này cho cùng một câu trả lời ở cả ba bộ quy tắc: tháng 10.

Cắt kỳ cuối năm áp dụng đúng như vậy: hàng giao ngày 30/12 mà đầu tháng 1 mới xuất hóa đơn vẫn là doanh thu của năm giao hàng.

Bên mua nhận hàng và hóa đơn lệch ngày thì cách ghi sổ có ở bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Với sổ kế toán, ngày 05/11 bạn ghi Nợ 112, Có 131 132 triệu; đây là tiền nhận trước, chưa phải doanh thu. Mỗi tháng làm xong phần việc, bạn ghi Nợ 131, Có 511 20 triệu. Với thuế GTGT, dịch vụ thu tiền trước phải lập hóa đơn vào ngày thu, nên thuế đầu ra 12 triệu đồng thuộc kỳ tháng 11/2026 dù dịch vụ còn kéo dài tới tháng 4/2027; bạn đồng thời ghi Nợ 131, Có 33311 12 triệu. Với thuế TNDN, doanh thu dịch vụ tính theo phần việc đã hoàn thành, tức 20 triệu đồng mỗi tháng, chứ không phải 120 triệu đồng ngay tháng 11. Khi tiền trả trước cho nhiều năm, doanh nghiệp được chọn chia đều hoặc tính một lần, như đã nêu ở mục thuế TNDN.

Công trình xây dựng là tình huống thứ hai. Sổ có thể ghi doanh thu theo phần công việc hoàn thành tại ngày cuối kỳ mà chưa có hóa đơn nào (với hợp đồng thanh toán theo tiến độ kế hoạch), còn thuế GTGT và thuế TNDN chỉ phát sinh khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng. Doanh thu sổ có thể đến sớm hơn doanh thu tính thuế.