Hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng: chứng từ, hóa đơn, kê khai và hạch toán hai bên

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Dạng điện tử mang ký hiệu mẫu số 6 và chữ B ở ký tự thứ tư của ký hiệu, ví dụ 6K26BAB cho phiếu không có mã lập năm 2026. Trên phiếu ghi hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện, địa điểm kho xuất và kho nhận, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Theo cách thứ hai, khi bán, đại lý lập hóa đơn cho người mua và lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi bên giao. Bảng kê có thể lập 5 ngày hoặc 10 ngày một lần nếu doanh số lớn, và phải lập riêng theo từng nhóm thuế suất. Bên giao dựa vào bảng kê để lập hóa đơn GTGT cho số hàng thực tế tiêu thụ giao cho đại lý. Đại lý kê khai thuế GTGT đối với hàng bán cho người mua và khấu trừ thuế đầu vào theo hóa đơn bên giao xuất.

Hoa hồng là doanh thu dịch vụ của đại lý nên đại lý lập hóa đơn hoa hồng cho bên giao. Thuế GTGT của hoa hồng tính trên tiền hoa hồng chưa thuế. Một số dịch vụ đại lý không phải tính thuế trên doanh thu hàng nhận bán và hoa hồng, như bưu chính, viễn thông, vé xổ số, vé máy bay, ô tô, tàu hỏa, tàu thủy và đại lý bán bảo hiểm khi bán đúng giá bên giao quy định.

Có một chỗ lệch giữa hai văn bản: Thông tư 99 ghi bên nhận đại lý chỉ qua Tài khoản 331 (tổng giá thanh toán) và không nêu Tài khoản 3331, 133 cho khâu hàng bán, trong khi Nghị định 254 cho đại lý kê khai thuế trên hàng bán. Hai văn bản nói ở hai tầng (sổ và hóa đơn thuế), nên bạn chọn mô hình hóa đơn trước, rồi ghi phần thuế đúng theo mô hình đó và thống nhất với bên kia trong hợp đồng.

Ví dụ: công ty A giao đại lý B 100 thùng, giá vốn 600.000 đồng một thùng, giá bán đúng giá 1.000.000 đồng chưa thuế một thùng, thuế 10%, hoa hồng 5% trên giá bán chưa thuế. Trong quý B bán 70 thùng.

Cuối quý, 30 thùng còn ở đại lý, giá trị 18.000.000 đồng, vẫn nằm trên Tài khoản 157 của A. Hàng tặng kèm hay quà khuyến mại phát ở đại lý xử lý theo bài hạch toán hàng khuyến mại biếu tặng, còn hàng từ nhà cung cấp giao thẳng cho đại lý không qua kho thì xem bài hàng bán thẳng không qua kho.

Theo ví dụ trên, đại lý B ghi khi bán: Nợ 112 77.000.000, Có 331 77.000.000. Hoa hồng: Nợ 331 3.850.000, Có 511 3.500.000, Có 33311 350.000. Trả A phần còn lại: Nợ 331 73.150.000, Có 112 73.150.000. Doanh thu của B chỉ là 3.500.000 đồng hoa hồng.

Thẻ quầy hàng 02-BH theo dõi nhập, xuất, tồn tại quầy của một mặt hàng, dùng ở đại lý để lập bảng kê bán hàng từng ngày hoặc kỳ.

ketoanx.com/transfers

Các bước

1. 1

   Bên giao khai trước kho đại lý ở Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho: ô TK kho riêng của kho đại lý ghi 157. Không có ô này thì kho đại lý dùng tài khoản kho của mặt hàng, phiếu chuyển không sinh bút toán và hàng gửi không tách khỏi 156.

2. 2

   Vào Kho→, Chuyển kho, chọn Loại chuyển kho là Gửi bán đại lý, Kho xuất là kho chính, Kho nhập là kho đại lý (hai kho phải khác nhau). Ô đối tượng đổi nhãn thành Đại lý nhận hàng, chọn đại lý trong danh mục.

3. 3

   Ở bảng dòng hàng chọn Mặt hàng và nhập Số lượng 100 thùng; bảng không có ô đơn giá vì giá xuất do phần mềm tính theo phương pháp tính giá xuất kho. Mặt hàng theo dõi lô thì điền Số lô, serial. Các ô Người vận chuyển, Phương tiện, Hợp đồng vận chuyển số (ghi số hợp đồng đại lý) và Ghi chú vận chuyển dùng cho bản in.

4. 4

   Bấm Lập phiếu chuyển kho. Phiếu ghi sổ ngay, nên người lập cần quyền Ghi sổ của phân hệ Kho. Trang phiếu có nút in phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

5. 5

   Khi đại lý báo bán 70 thùng, bên giao lập chứng từ bán hàng ở Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, chọn khách là người mua cuối, 70 thùng, đơn giá 1.000.000, thuế suất 10%. Chọn kho đại lý ở ô Kho (đầu chứng từ hoặc cột Kho của dòng) để giá vốn trừ vào 157 thay vì 156.

6. 6

   Bên nhận đại lý lập chứng từ bán qua nút Bán hộ (đại lý, nhận ủy thác). Ô Bên giao đại lý, giao ủy thác chọn chủ hàng, ô Ghi phải trả bên giao vào để 331 (đại lý bán đúng giá), dòng hàng 70 thùng, đơn giá 1.000.000, thuế 10%. Chế độ này không có ô kho và không cho dòng khuyến mại, biếu tặng.

7. 7

   Hết kỳ, bên nhận vào Bán hàng→, Hoa hồng đại lý, đặt Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem. Ở biểu mẫu Lập chứng từ hoa hồng, chọn Bên giao, nhập Tỷ lệ hoa hồng (%) 5, Tính trên doanh số chưa thuế, chọn Dịch vụ hoa hồng (mặt hàng loại dịch vụ), thuế suất 10, giữ bật ô bù trừ rồi bấm Lập chứng từ hoa hồng.

Phần mềm tự ghi gì

Theo Thông tư 99, phiếu chuyển kho của bên giao ghi Nợ 157, Có 156 trị giá xuất, 60.000.000 đồng với 100 thùng giá vốn 600.000 đồng. Chưa có doanh thu. Chứng từ bán 70 thùng ghi Nợ 131 77.000.000, Có 511 70.000.000, Có 33311 7.000.000, và giá vốn Nợ 632 42.000.000, Có 157 42.000.000. Hoa hồng bên giao trả cho đại lý (Nợ 641, Nợ 1331, Có 131) KetoanX không tự sinh; nhập bằng chứng từ mua dịch vụ hoặc chứng từ nghiệp vụ khác.

Chứng từ bán hộ của bên nhận ghi Nợ 131 hoặc tiền 77.000.000, Có 331 77.000.000, không doanh thu, giá vốn hay sổ kho. Chứng từ hoa hồng là một chứng từ bán dịch vụ cho bên giao: Nợ 131 3.850.000, Có 5113 3.500.000, Có 33311 350.000; tiếp đó bù trừ Nợ 331, Có 131 3.850.000, còn phải trả bên giao 73.150.000 đồng. Báo lỗi hay gặp: Kho xuất và kho nhập phải khác nhau; Bán hộ: chọn bên giao đại lý hoặc bên giao ủy thác; Kỳ này không có doanh số bán hộ của bên giao, hoặc tỷ lệ hoa hồng bằng 0; thiếu hàng ở kho xuất thì phần mềm báo không đủ tồn tại kho xuất và hỏi lại có cất không.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Kho→, Sổ chuyển kho để thấy phiếu gửi đại lý, Kho→, Tồn kho chọn kho đại lý để thấy 30 thùng còn lại (giá trị 18.000.000 đồng nằm ở 157). Bên nhận kiểm công nợ 331 của bên giao và dòng hoa hồng ở cột cuối của trang hoa hồng. Hướng dẫn đầy đủ từng màn nằm ở hướng dẫn chuyển kho và hướng dẫn hoa hồng đại lý.

Giới hạn thì khá rõ. KetoanX chưa có bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi mẫu 01-BH và chưa phát hành phiếu hay hóa đơn điện tử có mã; bản in 04/HGDL là bản nội bộ, đăng ký và phát hành chính thức làm ở phần mềm hóa đơn. Hàng nhận bán đại lý không vào tồn kho của bên nhận: bên nhận lập phiếu nhập kho với lý do Nhận bán hộ, ký gửi (theo dõi ở Kho→, Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ, nhóm Nhận bán hộ, ký gửi với Thông tư 99, 133, tài khoản ngoài bảng 003 với Thông tư 200; tự giảm khi bán bằng chứng từ bán hộ), còn thuyết minh báo cáo tài chính làm tay. Ở chế độ bán hộ, thuế GTGT hàng bán được đánh dấu không lên tờ khai của đại lý, theo cách hiểu thuế do bên giao kê khai; cách thứ hai của Nghị định 254 là đại lý kê khai thuế và khấu trừ theo hóa đơn bên giao, nên cần đối chiếu với mô hình hóa đơn hai bên đã chọn. Trang hoa hồng không chặn lập hai lần cho cùng một kỳ. Quy trình tổng quan ở bài kế toán mua hàng và bán hàng, cả luồng nằm trong phần bán hàng của KetoanX.