Mua bán giao thẳng không qua kho: chứng từ, hóa đơn và hạch toán Nợ 632 khi mua

Ví dụ: công ty mua của nhà cung cấp lô hàng 200.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10% là 20.000.000 đồng, nhà cung cấp giao thẳng cho khách. Công ty bán lô đó cho khách 260.000.000 đồng chưa thuế, thuế 26.000.000 đồng.

Lãi gộp 60.000.000 đồng; thuế GTGT phải nộp từ lô này là 26.000.000 trừ 20.000.000, tức 6.000.000 đồng, nếu không có nghiệp vụ nào khác.

Chi phí thu mua phát sinh thêm, như cước vận chuyển từ nhà cung cấp tới khách do công ty trả, Thông tư 99 cho ghi vào giá vốn hàng bán (Nợ 632) nếu tính vào giá vốn, hoặc vào giá trị hàng nếu hàng có qua kho.

Văn bản hiện hành không đặt một loại chứng từ riêng cho hàng giao thẳng. Vì không có phiếu nhập kho để chứng minh hàng đã giao, bạn nên giữ bộ chứng từ đủ để dựng lại đường đi của lô hàng: hợp đồng mua, hợp đồng bán, chứng từ vận chuyển, biên bản giao nhận hoặc phiếu giao hàng có chữ ký khách nhận, và chứng từ thanh toán. Hợp đồng bán nên ghi nơi giao và thời điểm chuyển quyền sở hữu, vì thời điểm đó quyết định doanh thu và thời điểm lập hóa đơn bán.

Công ty chỉ làm trung gian giữa nhà cung cấp và khách và hưởng hoa hồng thì không phải mua bán giao thẳng mà là quan hệ đại lý, có cách ghi riêng ở bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

Ví dụ: ngày 28/10/2026 công ty nhận hóa đơn mua 200.000.000 đồng, thuế 20.000.000 đồng, hàng đang trên đường tới khách. Cuối tháng 10: Nợ 151 200.000.000, Nợ 1331 20.000.000, Có 331 220.000.000. Hàng tới khách ngày 03/11 và khách nhận: Nợ 632 200.000.000, Có 151 200.000.000, cùng bút toán bán.

Hàng đã giao khách nhưng khách chưa chấp nhận, chưa xác định là đã bán thì ghi Nợ 157 thay vì Nợ 632, và chỉ chuyển sang giá vốn khi khách chấp nhận. Doanh thu cũng ghi ở thời điểm đó, theo điều kiện ghi nhận ở bài thời điểm ghi nhận doanh thu.

ketoanx.com/sales

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho. Ô Nhà cung cấp chọn nhà cung cấp của lô hàng; nếu chưa có thì chọn dòng thêm nhanh cuối danh sách. Ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán điền sẵn ngày hôm nay, sửa về ngày nhận hóa đơn mua.

2. 2

   Tích ô Không qua kho (hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí trên từng dòng). Ô Kho biến mất và bảng hàng có thêm cột Tài khoản chi phí. Không tích ô này thì phần mềm nhập hàng vào kho và ghi Nợ tài khoản hàng tồn kho, đúng điều bài cảnh báo phải tránh.

3. 3

   Bảng hàng: cột Mặt hàng chọn mặt hàng, Số lượng 100, Đơn giá 2.000.000, Thuế suất chọn 10%, Tài khoản chi phí gõ 632 (gõ đến đâu danh sách gợi ý hiện đến đó). Cột này bắt buộc với mọi dòng; để trống thì khi cất phần mềm báo Mua không qua kho: nhập TK chi phí cho dòng "…". Cuối bảng Cộng tiền hàng ra 200.000.000, thuế 20.000.000 và Tổng thanh toán 220.000.000.

4. 4

   Ô Thanh toán có các lựa chọn Chưa thanh toán, Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt; để Chưa thanh toán thì khoản mua ghi công nợ 331 và ô Hạn nợ hiện ra. Ô Nhận kèm hóa đơn đang tích: nhập Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn và Ngày hóa đơn của nhà cung cấp, để thuế đầu vào lên bảng kê mua vào. Chưa có hóa đơn thì bỏ tích, phần mềm chưa ghi thuế đầu vào đến khi bạn bấm Nhận hóa đơn và ghi thuế.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ. Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp, chưa có bút toán nào.

6. 6

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng. Chọn Khách hàng, tích Không kiêm phiếu xuất kho (xuất kho bằng phiếu xuất riêng, chứng từ này chỉ ghi doanh thu). Ô Kho ẩn đi, ô khuyến mại cũng ẩn theo. Dòng hàng nhập cùng mặt hàng, Số lượng 100, Đơn giá 2.600.000, Thuế suất 10%; cuối bảng ra 260.000.000, thuế 26.000.000, tổng 286.000.000.

7. 7

   Ô Thu tiền để Chưa thu tiền nếu khách chưa trả. Muốn có hóa đơn cho khách ngay thì tích Lập kèm hóa đơn rồi điền Ký hiệu HĐ (và Ngày hóa đơn nếu khác ngày hạch toán). Bấm Cất và ghi sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ mua ghi Nợ 632 200.000.000, Nợ 1331 20.000.000, Có 331 theo nhà cung cấp tổng 220.000.000. Chứng từ bán ghi Nợ 131 260.000.000, Có 511 (tài khoản doanh thu khai trên mặt hàng), Nợ 131 26.000.000, Có 33311. Chứng từ bán không có dòng Nợ 632 và không tạo phiếu xuất kho, nên giá vốn chỉ xuất hiện một lần, ở chứng từ mua. Thông tư 133 cho cùng cách ghi Nợ 632 ở bước mua nên bút toán không đổi.

Hàng đang đi đường qua cuối kỳ làm cùng cách: chứng từ mua tích Không qua kho và gõ 151 vào Tài khoản chi phí (danh sách gợi ý có cả nhóm 15). Sang kỳ sau, khi hàng tới khách, bạn chuyển 151 sang 632 bằng chứng từ nghiệp vụ khác. Báo lỗi hay gặp: Tài khoản không có trong hệ thống: … khi gõ sai số tài khoản, Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: … khi tài khoản đã có tài khoản con, và Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết chọn tài khoản 632 để thấy 200.000.000 phát sinh Nợ từ chứng từ mua, rồi Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp để thấy phải trả nhà cung cấp 220.000.000 và phải thu khách 286.000.000. Kho→, Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa không có dòng nào cho lô này, đúng như mục tiêu.

Phần mềm không đối chiếu số lượng và giá giữa chứng từ mua và chứng từ bán của cùng một lô; bạn tự đảm bảo hai chứng từ khớp nhau. Nó cũng không tự chuyển 151 sang 632 hay 157 khi hàng tới khách. Phần mềm cũng không kiểm tra bạn có đủ hợp đồng, vận đơn và biên bản giao nhận hay chưa; bộ chứng từ đó bạn giữ ngoài phần mềm. Quy trình tổng quan nằm ở bài kế toán mua hàng và bán hàng; phần bán hàng của KetoanX liệt kê các màn liên quan, còn bán giao thẳng mà khách trả góp thì chuyển sang bài bán hàng trả chậm, trả góp.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng chứng từ bán hàng.