Chứng từ bán hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/sales

Chứng từ bán đứng giữa báo giá và đơn đặt hàng ở trước, hóa đơn và thu tiền khách hàng ở sau. Tổng quan cả vòng từ bán đến thu tiền nằm ở bài kế toán mua bán hàng hóa, còn định khoản từng bước ở bài hạch toán bán hàng.

ketoanx.com/trade/new/BH

Hãy có sẵn những thứ sau, vì biểu mẫu chỉ cho chọn từ danh mục:

1. 1

   Khách hàng trong danh mục. Chưa có thì chọn Thêm nhanh khách hàng ngay trong ô khách hàng nếu bạn có quyền thêm. Xem khách hàng, nhà cung cấp.

2. 2

   Mặt hàng đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho, có đơn vị tính, thuế suất và tài khoản kho, doanh thu, giá vốn.

3. 3

   Kho, nếu bán hàng xuất từ kho, và tồn kho đủ số cần bán (xem phần lỗi bên dưới).

4. 4

   Quyền phân hệ bán hàng: thêm để lập, sửa để mở lại, xóa để xóa. Ghi sổ và bỏ ghi sổ là hai quyền đặc biệt riêng.

5. 5

   Tài khoản ngân hàng đã khai, nếu bạn thu tiền ngay bằng chuyển khoản.

6. 6

   Ký hiệu hóa đơn, nếu muốn lập hóa đơn kèm. Xem mẫu số, ký hiệu hóa đơn.

ketoanx.com/sales

Các nút trên đầu trang, theo thứ tự: nút lập chứng từ bán đầu tiên (chữ trên nút là Lập bán hàng), Bán dịch vụ, Bán xuất khẩu, Ủy thác xuất khẩu, Bán hộ (đại lý, nhận ủy thác), Hàng bán bị trả lại, Giảm giá hàng bán, rồi các lối tắt Báo giá, Đơn đặt hàng, Tính giá bán hàng loạt, Hoa hồng đại lý, Báo cáo bán hàng. Nút In danh sách in cả bảng đang hiện. Các nút lập chỉ hiện khi bạn có quyền thêm.

Phía dưới là bộ lọc: Tìm kiếm (số chứng từ, số hóa đơn, đối tượng, diễn giải), Loại, Từ ngày, Đến ngày, Trạng thái (Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ), Thanh toán (Công nợ, Tiền mặt, Chuyển khoản). Bấm Lọc để áp dụng, Xóa lọc để bỏ. Danh sách chỉ hiện 200 chứng từ mới nhất, nên hãy lọc hẹp hơn để thấy chứng từ cũ. Hạn nợ tô đỏ nghĩa là chứng từ công nợ đã quá hạn. Cột Ghi sổ cho biết Đã ghi hay Chưa ghi. Bạn chọn cột hiện ở nút bố cục phía trên bảng.

Ngoài danh sách còn ba trang thiết lập: Bán hàng→, Mẫu in chứng từ (logo, cột, song ngữ, chân trang), Bán hàng→, Mẫu thư, gửi thư và máy chủ gửi thư SMTP riêng của công ty.

ketoanx.com/trade/new/BH

Phía dưới lưới có các ô gạt: Không kiêm phiếu xuất kho (xuất kho bằng phiếu xuất riêng, chứng từ này chỉ ghi doanh thu), Đơn giá nhập đã gồm thuế GTGT, Tự áp khuyến mại khi gõ dòng hàng. Còn có ô Chiết khấu trên tổng hóa đơn với nút Phân bổ vào các dòng để chia một khoản chiết khấu tổng vào từng dòng theo tỷ lệ. Hai nút Thêm dòng và Dán nhiều dòng từ Excel giúp nhập nhanh: dán các cột mã hoặc tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất %, chiết khấu % (chỉ cột đầu là bắt buộc). Cuối biểu mẫu là ô Lập kèm hóa đơn.

ketoanx.com/trade/new/BH

Khi khách trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Ở ô Thu tiền chọn thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Chuyển khoản thì chọn thêm Tài khoản ngân hàng nhận tiền. Khi cất, phần mềm ghi công nợ 131 rồi lập kèm phiếu thu (tiền mặt) hoặc báo có (chuyển khoản) cùng ngày, cùng khách. Số phiếu tự cấp. Sửa hoặc xóa chứng từ bán thì chứng từ kèm đổi hoặc bị xóa theo.

Về pháp luật: quy tắc thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng là điều kiện để bên mua được khấu trừ thuế đầu vào, xem bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Bên bán không bị cấm thu tiền mặt, và KetoanX không cảnh báo ở chứng từ bán (cảnh báo này chỉ có ở chứng từ mua). Nhưng khách là doanh nghiệp sẽ đòi chuyển khoản, nên với đơn từ 5 triệu đồng hãy thỏa thuận cách thanh toán trước.

Khi bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Thu tiền ngay rồi để trống Khách hàng: ô hiện Khách lẻ. Doanh thu vẫn phải ghi đủ và lập hóa đơn theo quy định, nên đọc bài hóa đơn bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn trước khi quyết định cách xử lý cuối ngày.

Khi lập hóa đơn cùng lúc với chứng từ

Gạt Lập kèm hóa đơn ở cuối biểu mẫu, chọn Ký hiệu HĐ, nhập tùy chọn Ngày hóa đơn, Người mua hàng, Email nhận hóa đơn. Khi cất, phần mềm phát hành luôn hóa đơn mang số kế tiếp của ký hiệu, cùng tổng tiền với chứng từ. Ngày hóa đơn bỏ trống thì lấy ngày hạch toán. Hóa đơn không phát hành được (ký hiệu ngừng dùng, ngày lùi) thì chứng từ cũng chưa được cất. Chọn ký hiệu hóa đơn máy tính tiền thì hóa đơn lập ngay khi bán.

Về pháp luật: từ 01/7/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP), hóa đơn hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không đợi thu tiền; dịch vụ thu tiền trước thì lập lúc thu. Ví dụ giao hàng 28/10/2026, thu tiền 12/11/2026 thì hóa đơn ghi ngày 28/10/2026. Chi tiết ở bài thời điểm lập hóa đơn. KetoanX không nhắc bạn lập hóa đơn đúng hạn và hóa đơn lập trong phần mềm là hóa đơn quản lý, chưa thay phần ký số, cấp mã hoặc chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế của hóa đơn điện tử. Hãy lập hóa đơn điện tử chính thức bằng phần mềm hóa đơn của bạn đúng thời điểm, theo bài cách lập hóa đơn điện tử.

Khi hóa đơn đã lập ở phần mềm khác

Nếu chứng từ chưa có hóa đơn trong KetoanX, phần giữa biểu mẫu có bốn ô Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn để ghi lại số hóa đơn đã phát hành ở nơi khác, nhờ đó chứng từ lên bảng kê bán ra. Đã ghi số hóa đơn ngoài thì không lập kèm hóa đơn trong KetoanX nữa. Số hóa đơn trùng hoặc ngoài dải đã thông báo của hóa đơn giấy sẽ bị từ chối.

Khi bán bằng ngoại tệ

Chọn Loại tiền là USD, nhập Tỷ giá ghi sổ. Đơn giá và chiết khấu trên dòng tính bằng nguyên tệ; chân lưới hiện thêm số quy đổi VND. Chứng từ ngoại tệ luôn là công nợ, ô thanh toán bị khóa; khi khách trả, bạn thu tiền ở thu tiền khách hàng để phần mềm tính chênh lệch tỷ giá. Nếu khách đã ứng trước bằng đúng loại tiền ấy, hiện ô Đối trừ khoản ứng trước, bật sẵn: phần đã ứng ghi theo tỷ giá ngày ứng trước, phần còn lại theo tỷ giá chứng từ. Cách tính tỷ giá ở bài tỷ giá trong kế toán. Bán xuất khẩu chọn Bán xuất khẩu: thuế suất 0%, nhập số tờ khai hải quan và thuế xuất khẩu; xem bài hạch toán hàng xuất khẩu.

Khi khách trả lại hàng hoặc được giảm giá

Bấm Hàng bán bị trả lại hoặc Giảm giá hàng bán, chọn Chứng từ gốc là chứng từ bán đã ghi sổ của đúng khách; biểu mẫu mở lại với dòng hàng điền sẵn. Trả lại hàng nhập lại kho theo giá vốn lúc bán; giảm giá không đụng kho (cột đơn giá đổi thành Giảm mỗi đơn vị). Cả hai ghi giảm doanh thu và giảm thuế đầu ra.

Về pháp luật: khách trả hàng hay được giảm giá sau khi đã có hóa đơn thì bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm (số âm) và kê khai ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh; xem hạch toán hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. KetoanX chỉ làm phần sổ sách, hóa đơn điều chỉnh chính thức bạn lập ở phần mềm hóa đơn. Chiết khấu biết sau khi bán theo doanh số có trang riêng Bán hàng→, Chiết khấu thương mại theo doanh số.

Khi công ty tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu

Biểu mẫu tự đổi: cột thuế thành Thuế GTGT (trực tiếp) với ba lựa chọn Tính trên doanh thu, Không chịu thuế, Không phải kê khai. Doanh thu ghi gồm thuế, không ghi thuế đầu ra 33311 trên chứng từ; thuế phải nộp tính theo tỷ lệ phần trăm ở tờ khai 04/GTGT. Xem bài phương pháp tính trực tiếp thuế GTGT. Công ty có hàng đang được giảm thuế còn có dòng chú thích về giảm 20% mức tỷ lệ. Mức giảm 10% xuống 8% với doanh nghiệp khấu trừ áp dụng từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, xem bài giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026.

Khi sửa, bỏ ghi sổ hoặc xóa chứng từ

Mở chứng từ từ danh sách, sửa rồi bấm lại Cất và ghi sổ. Muốn bỏ ghi sổ, bấm Cất, chưa ghi sổ. Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ chỉ xem được. Nút Xóa (hỏi lại Xóa chứng từ này?) xóa cả chứng từ thanh toán kèm. Chứng từ đã lập hóa đơn thì phải hủy hóa đơn trước. Chứng từ đã có trả lại hàng, giảm giá hoặc đã được đối trừ ở màn công nợ thì xóa chứng từ kia trước.

Khi in hoặc gửi cho khách

Trên chứng từ đã lưu, bấm In chứng từ bán hàng để mở bản in theo mẫu của công ty. Bản này chỉ có giá bán, không có giá vốn hay bút toán. Chứng từ bán hàng còn chọn được mẫu in kèm: phiếu xuất kho bán hàng (A4, A5, chỉ số lượng, giấy cuộn 80 mm), phiếu xuất kho kiêm bảo hành theo serial, phiếu giao hàng. In kèm bút toán in thêm bút toán. Hộp Gửi chứng từ qua email nhận Email người nhận và Đồng gửi; để trống thì lấy email trong danh mục khách. Cách chỉnh mẫu ở mẫu in chứng từ và mẫu thư, gửi thư.

ketoanx.com/trade/[id]/print

Với ví dụ bán công nợ 20 bộ ấm chén ở trên, chế độ Thông tư 99, phần mềm ghi:

1. 1

   Nợ 131 (Công ty TNHH An Phú) 8.640.000; Có 511 8.000.000; Có 33311 640.000.

2. 2

   Nợ 632 5.200.000; Có 156 5.200.000 (20 bộ nhân giá xuất kho 260.000), và kho giảm 20 bộ.

Tài khoản doanh thu, giá vốn, kho lấy theo từng mặt hàng. Công ty theo Thông tư 133 thấy tài khoản doanh thu con như 5111 trong bước 1. Nếu thu tiền ngay bằng tiền mặt, phần mềm ghi thêm một phiếu thu: Nợ 111 8.640.000, Có 131 8.640.000; chuyển khoản thì Nợ 112. Có chiết khấu ngay trên dòng hàng thì doanh thu ghi theo giá đã trừ chiết khấu, không dùng 521, đúng cách Thông tư 99 hướng dẫn; xem chiết khấu thương mại. Trả lại hàng ghi Nợ tài khoản giảm trừ doanh thu (521 theo Thông tư 99), Nợ 33311, Có 131 và nhập lại kho Nợ 156, Có 632; công ty Thông tư 133 ghi giảm thẳng vào 511.

Để kiểm lại, mở In kèm bút toán trên chứng từ, xem sổ nhật ký chung, báo cáo bán hàng và tuổi nợ của khách. Thuế đầu ra lên tờ khai GTGT theo kỳ của ngày hạch toán. Khai tháng hay quý thì tờ khai vẫn lấy từ các chứng từ này; kỳ khai quyết định ở bài khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý, không chọn ở màn này.

ketoanx.com/trade/new/BH

Không đủ tồn kho: số bán lớn hơn tồn tại kho (có thể theo lô). Câu báo có tên mặt hàng, số cần và số tồn. Nhập kho trước, giảm số lượng, hoặc tích Không kiêm phiếu xuất kho (xuất kho bằng phiếu xuất riêng, chứng từ này chỉ ghi doanh thu) rồi lập phiếu xuất sau. Mức cảnh báo (chỉ nhắc hay chặn hẳn) đặt ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo.

vượt hạn mức nợ: khách có khai hạn mức nợ và dư nợ sau chứng từ này vượt mức. Câu báo ghi dư nợ hiện tại, hạn mức và số vượt, hỏi lại Vẫn cất?. Bấm đồng ý nếu bạn đã duyệt, hoặc thu bớt nợ trước.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa. Đổi sang ngày sau ngày khóa, hoặc nhờ người có quyền mở khóa ở khóa sổ kế toán.

Chứng từ ngoại tệ ghi nhận qua công nợ: chọn Chưa thanh toán, rồi thu tiền hoặc trả tiền ở màn hình công nợ để tính chênh lệch tỷ giá: bạn chọn thu tiền ngay cho chứng từ USD. Chọn công nợ, thu tiền sau.

Chứng từ đã lập hóa đơn: câu đầy đủ là hủy hóa đơn trước khi xóa chứng từ. Vào hóa đơn, hủy, rồi quay lại xóa.

Hệ thống tài khoản thiếu: tài khoản kho, doanh thu hoặc giá vốn của mặt hàng không còn trong hệ thống tài khoản. Sửa tài khoản của mặt hàng hoặc thêm tài khoản ở hệ thống tài khoản.

Cần ít nhất một dòng hàng: lưới chưa có dòng hợp lệ; chọn Mặt hàng rồi nhập Số lượng lớn hơn 0.