Hệ thống tài khoản: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/accounts

Trên màn này bạn làm được các việc sau:

1. 1

   Xem toàn bộ tài khoản của công ty theo số hiệu, kèm loại, tính chất số dư và việc có theo dõi theo đối tượng hay không.

2. 2

   Tìm tài khoản theo số hiệu hoặc tên.

3. 3

   Thêm tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 dưới một tài khoản có sẵn.

4. 4

   Sửa tên tài khoản và bật hay tắt theo dõi theo đối tượng.

5. 5

   Ngừng dùng hoặc dùng lại một tài khoản.

6. 6

   In danh sách.

Màn nằm ngay sau bước tạo công ty và chọn chế độ kế toán, và đứng trước việc nhập số dư đầu kỳ. Hai màn anh em là tài khoản ngầm định và chuyển tài khoản hạch toán.

Về quy định: Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026 và thay Thông tư 200/2014. Danh mục chuẩn có 71 tài khoản cấp 1, bỏ một số tài khoản như 611, 631, 161, 417, 441, 461, 466 và thêm một số tài khoản mới như 215, 332. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được dùng Thông tư 133, có bộ tài khoản riêng. Những thay đổi so với Thông tư 200 nằm ở bài Thông tư 99 có gì mới. Bảng tra đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99. Đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99 làm ở chuyển chế độ kế toán.

Thông tư 99 cho doanh nghiệp tự thêm tài khoản chi tiết với ba điều kiện: không làm đổi chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, phân loại đúng nội dung kinh tế, và phải có quy chế hạch toán nội bộ nêu lý do. KetoanX kiểm điều kiện thứ nhất bằng cách bắt tài khoản mới phải nằm dưới một tài khoản có sẵn. Quy chế nội bộ thì phần mềm không lập hộ, bạn tự soạn và lưu. Chi tiết ở bài mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3.

ketoanx.com/accounts

Các nút trên đầu trang: In danh sách, Tài khoản ngầm định và, với người có quyền sửa, Chuyển tài khoản hạch toán. Nếu bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên, có thêm mục xổ Thêm tài khoản chi tiết. Dưới đó là ô Tìm tài khoản kèm nút Tìm.

Bảng có các cột Số hiệu, Tên tài khoản, Loại, Tính chất và Đối tượng. Số hiệu thụt vào theo cấp; tài khoản cấp 1 (ba chữ số) in đậm. Tài khoản đã ngừng dùng bị mờ đi.

ketoanx.com/accounts

Loại tài khoản (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, ngoài bảng) và tính chất số dư (dư Nợ, dư Có, lưỡng tính) do phần mềm lấy từ tài khoản cha, bạn không nhập được. Số hiệu, loại, tính chất cũng không sửa được sau khi đã tạo, vì báo cáo tài chính dựa vào đó. Tài khoản con thừa hưởng việc theo dõi đối tượng của cha.

ketoanx.com/accounts

Khi cần chia tiếp xuống cấp 3

Đặt số hiệu 15611 cho Tivi, 15612 cho Máy giặt dưới 1561. Số hiệu cấp 3 có 5 chữ số, cấp 4 có 6 chữ số. Tối đa 6 chữ số, vượt quá bị từ chối. Nên dừng ở cấp 2 hoặc 3: tên hàng, tên khách thường theo dõi bằng mã đối tượng, không bằng tài khoản.

Khi tài khoản cha đã có số liệu

Bạn gõ 1561 mà 156 đã có số dư đầu kỳ hoặc đã có chứng từ thì nhận câu báo "đã có số liệu, không thể tách thêm tài khoản con". Phần mềm không có cách tách trong trường hợp này. Hãy mở tài khoản con ngay lúc đầu, trước khi nhập số dư và trước khi hạch toán vào tài khoản cha. Nếu lỡ, hãy hạch toán tiếp vào chính tài khoản đó hoặc một tài khoản chi tiết có sẵn khác, và ghi lý do vào quy chế hạch toán nội bộ.

Khi muốn theo dõi công nợ theo từng khách trên một tài khoản mới

Bấm biểu tượng bút chì ở cuối dòng tài khoản, tích Theo dõi đối tượng, bấm Lưu. Dòng tài khoản hiện nhãn Theo đối tượng. Muốn tắt thì bỏ tích; nếu tài khoản đã có dòng số liệu gắn đối tượng, phần mềm từ chối để sổ chi tiết công nợ không mất số.

Khi muốn đổi tên tài khoản

Bút chì, sửa Tên tài khoản, Lưu. Đổi tên không làm đổi số liệu. Với tài khoản chuẩn của chế độ như 111 hay 511, nên giữ tên gốc để báo cáo tài chính đọc đúng; chỉ đổi tên tài khoản bạn tự mở.

Khi không còn dùng tài khoản

Bấm Ngừng dùng ở cuối dòng. Tài khoản bị mờ và không chọn được khi lập chứng từ mới; số liệu cũ giữ nguyên và vẫn lên sổ, báo cáo. Bấm Dùng lại để bật lại. Màn này không có nút xóa tài khoản.

Khi hạch toán nhầm sang tài khoản khác

Thêm tài khoản không sửa được chứng từ đã ghi. Nếu số liệu nằm sai tài khoản, dùng chuyển tài khoản hạch toán để dời toàn bộ sang tài khoản đúng.

Khi công ty theo Thông tư 133

Danh mục khác ở số hiệu và tên nhiều tài khoản. Ví dụ 3385 là bảo hiểm thất nghiệp ở Thông tư 133 nhưng là phải trả về cổ phần hóa ở Thông tư 200. Khi tự mở tài khoản con, tránh số hiệu trùng nghĩa với chế độ khác nếu sau này công ty có thể đổi chế độ.

Thêm, sửa, ngừng dùng tài khoản không sinh bút toán. Cụ thể:

1. 1

   Thêm: một dòng mới trong danh mục, tài khoản cha là tài khoản dài nhất đã có mà số hiệu mới bắt đầu bằng nó, loại và tính chất lấy từ cha. Một số tài khoản con có tính chất khác cha, ví dụ các số bắt đầu 215122 là dư Có.

2. 2

   Sửa tên hoặc theo dõi đối tượng: ghi vào nhật ký thao tác dòng "Sửa tài khoản" kèm số hiệu, giá trị trước và sau.

3. 3

   Ngừng dùng, dùng lại: đổi trạng thái, không lưu nhật ký.

Thêm tài khoản cũng chưa vào nhật ký thao tác. Kiểm lại bằng cách tìm số hiệu vừa thêm, rồi xem bảng cân đối phát sinh sau khi có số liệu: dòng 156 phải bằng tổng 1561 và 1562.

Tài khoản cha không tồn tại: số hiệu phải bắt đầu bằng một tài khoản đã có (kèm ví dụ 1111 bắt đầu bằng 111): bạn gõ số hiệu không nối tiếp tài khoản nào. Kiểm lại bằng ô tìm.

Số hiệu đã tồn tại: tài khoản đã có, kể cả đã ngừng dùng. Tìm số hiệu đó và bấm Dùng lại.

Câu báo "đã có số liệu, không thể tách thêm tài khoản con": xem mục trên. Mở con trước khi có số liệu.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được thêm tài khoản: bạn không đủ vai trò.

Khi lập chứng từ: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp kèm số hiệu là báo bạn chọn tài khoản cha. Chọn tài khoản con của nó. Câu Tài khoản không có trong hệ thống cũng hiện khi tài khoản đã ngừng dùng.