Sao chép, xóa công ty: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/company

Trong quy trình, sao chép đứng đầu một công ty mới (khi cùng ngành với công ty cũ, bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty nêu đây là đường tắt khi nhận khách mới), hoặc đứng trước một lần thử rủi ro như khóa sổ, kết chuyển. Xóa đứng cuối vòng đời công ty, và luôn nên sau một lần tải sao lưu, phục hồi dữ liệu.

Trước khi xóa, tải bản sao lưu đầy đủ (kèm tệp đính kèm) và đối chiếu bằng so sánh dữ liệu nếu cần chắc rằng bản đó mở lại được. Nếu công ty là công ty thật, xem phần luật bên dưới trước khi làm gì.

ketoanx.com/settings/company

Công ty sao chép là một công ty độc lập: bạn là chủ sở hữu, còn thành viên, lời mời và khóa API không đi theo. Mẫu Word, Excel trộn chứng từ cũng không dùng được ở bản sao vì tệp mẫu nằm ở công ty gốc; tải lên lại ở mẫu Word, Excel trộn chứng từ nếu cần.

Khi mở công ty mới cùng ngành với công ty cũ

Chọn Chỉ danh mục và cài đặt. Công ty mới có sẵn tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, kho, mẫu định khoản, quy tắc đánh số nhưng không có chứng từ hay số dư. Nhớ sửa ngay mã số thuế, tên, địa chỉ ở cài đặt công ty, vì cài đặt bị chép nguyên từ công ty gốc, và xóa bớt những khách hàng hay nhà cung cấp không dùng chung.

Khi cần công ty dữ liệu mẫu để làm quen

Ở thẻ Công ty dữ liệu mẫu để dùng thử bấm Tạo công ty dữ liệu mẫu để dùng thử và đợi khoảng nửa phút (nút đổi chữ). Thẻ mô tả đó là công ty thương mại hư cấu có 12 tháng số liệu mua bán, công nợ, thu chi, khấu hao, phân bổ, lương, vay. Mỗi người chỉ giữ một công ty mẫu ở thẻ này. Tạo lần hai bạn gặp: Bạn đã có một công ty dữ liệu mẫu. Chuyển sang công ty đó ở ô chọn công ty, hoặc xóa nó rồi tạo lại.

Lưu ý: công ty mẫu ở thẻ này theo Thông tư 200, trong khi chế độ kế toán áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2026 là Thông tư 99 (bài thông tư 99 có gì mới). Dùng nó để làm quen thao tác, không dùng làm mẫu cách hạch toán 2026. Muốn xem dữ liệu mẫu theo Thông tư 99 hoặc 133, dùng lựa chọn dữ liệu mẫu ở màn tạo công ty (xem tạo công ty và chọn chế độ kế toán).

Khi xóa một công ty thử hoặc công ty mẫu

Mở công ty cần xóa trên thanh trên cùng. Ở thẻ Xóa công ty, gõ đúng tên công ty vào ô xác nhận, bấm Xóa hẳn công ty (đổi thành Đang xóa…). Sau khi xóa, phần mềm đưa bạn sang một công ty khác của mình, hoặc sang màn tạo công ty nếu không còn công ty nào. Mọi chứng từ, sổ, danh mục, tệp đính kèm và quyền truy cập của mọi thành viên cùng biến mất.

Khi công ty là công ty thật đã có số liệu

Đừng xóa trước khi hết thời hạn lưu trữ. Chứng từ làm căn cứ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm; xem lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán. Hủy tài liệu khi chưa hết hạn là vi phạm bị phạt (khung mức nằm ở bài mức phạt vi phạm kế toán), và công ty giải thể hay tạm ngừng vẫn phải giữ tài liệu như bài tạm ngừng, giải thể, đóng mã số thuế nêu. Phần mềm không kiểm thời hạn lưu trữ và không chặn khi bạn xóa; việc canh hạn là của công ty. Cần bỏ khỏi danh sách thì tải bản sao lưu đầy đủ, cất đúng hạn, rồi mới xóa.

Tên công ty gõ vào không khớp. Gõ đúng tên công ty để xác nhận xóa. hiện khi tên gõ khác tên công ty. Chép nguyên tên từ dòng hướng dẫn phía trên ô.

Chỉ chủ sở hữu được xóa công ty hiện khi quản trị viên cố xóa. Nhờ chủ sở hữu.

Không sao chép được công ty do lỗi hệ thống. Chưa có công ty nào được tạo. là lỗi chung; thử lại sau. Dữ liệu quá lớn thì có câu nêu vượt số dòng cho phép; dùng sao lưu ở máy chủ theo lời nhắc.

Không xóa được công ty: kèm lý do và Dữ liệu giữ nguyên. nghĩa là xóa chưa xảy ra.