Khóa sổ kế toán: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/lock

Trên màn này bạn làm được các việc sau:

1. 1

   Xem sổ đang khóa đến ngày nào.

2. 2

   Chọn ngày khóa và xem các chứng từ chưa ghi sổ nằm trong kỳ đó.

3. 3

   Ghi sổ, dời ngày hạch toán hoặc xóa hàng loạt các chứng từ chưa ghi sổ.

4. 4

   Khóa sổ đến hết ngày đã chọn.

5. 5

   Bỏ khóa hẳn, hoặc lùi ngày khóa về trước, bắt buộc ghi lý do.

6. 6

   Đọc lịch sử khóa và bỏ khóa: ai làm, lúc nào, từ ngày nào sang ngày nào, lý do.

Khóa sổ nằm cuối chuỗi việc chốt kỳ: ghi sổ hết chứng từ, đối chiếu (kiểm tra sổ sách), trích khấu hao, phân bổ, kết chuyển, rồi mới khóa. Thứ tự đầy đủ ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm và bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

Về quy định: cuối kỳ kế toán, kể cả sổ điện tử, công ty phải khóa sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ trong 12 tháng sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm, và sổ kế toán, báo cáo tài chính năm giữ ít nhất 10 năm. Sổ điện tử đã ghi chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh (Luật Kế toán, khoản 4 Điều 27). Chi tiết ở bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ.

1. 1

   Quyền: chủ sở hữu, quản trị viên, hoặc thành viên được cấp quyền đặc biệt Khóa sổ ở phân hệ Hệ thống (cấp ở vai trò tự định nghĩa). Người khác vẫn xem được lịch sử khóa nhưng không thấy các bước thao tác.

2. 2

   Đã làm xong các việc của kỳ cần khóa. Khóa sổ không tự tính khấu hao, không tự kết chuyển và không kiểm số liệu; xem kết chuyển cuối năm và cuối kỳ.

3. 3

   Đã nộp tờ khai thuế hoặc chốt báo cáo của kỳ. Câu hướng dẫn đầu trang nói đúng điều này: khóa sau khi đã nộp tờ khai hoặc chốt báo cáo của kỳ.

4. 4

   Lệnh chi đang chờ duyệt thì cần duyệt hoặc xử lý ở duyệt lệnh chi, vì bước ghi sổ hàng loạt ở đây bỏ qua chúng.

ketoanx.com/settings/lock

Các khung, từ trên xuống:

1. 1

   Bước 1. Chọn ngày khóa và xử lý chứng từ chưa ghi sổ.

2. 2

   Bước 2. Khóa sổ.

3. 3

   Bỏ khóa sổ hoặc lùi ngày khóa: chỉ hiện khi sổ đang khóa.

4. 4

   Lịch sử khóa sổ và bỏ khóa sổ.

Khi còn chứng từ chưa ghi sổ mà vẫn muốn khóa

Ô tích xác nhận hiện ra kèm câu: các chứng từ chưa ghi sổ sẽ không được tính vào sổ sách, báo cáo của kỳ này và không sửa được cho tới khi bỏ khóa sổ. Tích rồi bấm Khóa sổ. Cân nhắc kỹ: chứng từ đó sẽ nằm ngoài số liệu bạn đã nộp thuế, và muốn đưa vào phải bỏ khóa. Ghi sổ, dời ngày hay xóa trước thường tốt hơn.

Khi chứng từ chưa ghi sổ là chứng từ mua bán, kho, tài sản, lương

Nút Dời ngày và Xóa chỉ có ở phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ và chứng từ nghiệp vụ khác. Chứng từ mua bán, kho, tài sản, lương có nút Mở màn hình nghiệp vụ để xử lý ở chính màn của nó, vì chúng kéo theo sổ kho và thẻ tài sản.

Khi lệnh chi đang chờ duyệt

Bước ghi sổ hàng loạt bỏ qua lệnh chi đang chờ duyệt hoặc bị từ chối, với mọi vai trò, để người duyệt và thời điểm duyệt được ghi lại. Dòng kết quả có thêm câu nhắc xử lý ở màn Duyệt lệnh chi. Xem duyệt lệnh chi.

Khi phát hiện sót hóa đơn của kỳ đã khóa

Hóa đơn đầu vào tháng 3 nhận muộn thì có hai cách. Cách thứ nhất, nếu chưa nộp báo cáo tài chính năm: vào khung Bỏ khóa sổ hoặc lùi ngày khóa, điền Ngày khóa mới (ví dụ 28/02/2026) hoặc để trống, ghi Lý do bỏ khóa (bắt buộc), bấm Lùi ngày khóa hoặc Bỏ khóa sổ. Bổ sung chứng từ, rồi khóa lại. Cách thứ hai, ghi chứng từ vào kỳ chưa khóa kèm giải thích, nếu quy định thuế cho phép kê khai điều chỉnh ở kỳ sau; việc này phụ thuộc loại thuế, xem khai bổ sung thuế GTGT.

Khi sai sót phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm

Phần mềm cho bỏ khóa, nhưng quy định thì khác. Sai sót phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm thì sửa trên sổ của năm phát hiện, kèm thuyết minh, không sửa lại sổ của năm đã nộp. Nếu bạn đã lưu báo cáo tài chính năm trong phần mềm và lùi ngày khóa qua cuối năm tài chính đó, phần mềm hiện hộp hỏi lại: đã lưu báo cáo tài chính năm kết thúc ngày nào, sai sót nên sửa bằng chứng từ điều chỉnh ở năm hiện tại, và "Vẫn mở khóa?". Chọn không mở nếu số liệu năm đó đã nộp. Cách xử lý sai sót trọng yếu ở bài điều chỉnh sai sót năm trước.

Khi muốn biết ai đã bỏ khóa

Bảng Lịch sử khóa sổ và bỏ khóa sổ có các cột Thời điểm, Người thực hiện, Thao tác (Khóa sổ hoặc Bỏ khóa), Từ ngày khóa, Sang ngày khóa, Lý do và Xử lý chứng từ chưa ghi sổ. Cùng thông tin có ở nhật ký thao tác.

Khóa sổ không tạo bút toán. Phần mềm:

1. 1

   Đặt "ngày khóa sổ" của công ty bằng ngày bạn chọn.

2. 2

   Thêm một dòng vào lịch sử khóa sổ (ngày trước, ngày sau, lý do, tóm tắt xử lý chứng từ chưa ghi sổ) và một dòng nhật ký thao tác với nhãn Khóa sổ hoặc Bỏ khóa sổ.

3. 3

   Mỗi chứng từ bạn ghi sổ, dời ngày hoặc xóa ở bước 1 có một dòng nhật ký riêng, mở đầu bằng "Trước khi khóa sổ".

Sau khi khóa, mọi nơi lập hay sửa chứng từ có ngày hạch toán đến ngày khóa đều từ chối: lập tay, nhập Excel, chuyển tài khoản hạch toán và sửa số dư đầu kỳ đều bị chặn hoặc đòi xác nhận riêng. Báo cáo và sổ vẫn xem, in bình thường. Chức năng chuyển tài khoản hạch toán là ngoại lệ có chủ ý: chủ sở hữu được tích xác nhận để chuyển cả số liệu kỳ đã khóa, nên đây là chỗ cần thận trọng.

Câu báo "Sổ đang khóa đến đúng ngày": bạn chọn lại đúng ngày đang khóa. Chọn ngày muộn hơn.

Câu báo "Lùi ngày khóa là bỏ khóa một phần: hãy dùng mục Bỏ khóa sổ và ghi lý do": bạn chọn ngày khóa sớm hơn ngày đang khóa ở bước 2. Dùng khung bỏ khóa.

Bỏ khóa sổ phải ghi lý do (ít nhất 5 ký tự): lý do trống hoặc quá ngắn.

Sổ đang không khóa: bấm bỏ khóa khi sổ chưa khóa.

Câu báo "Ngày khóa mới phải trước ngày": ngày lùi phải sớm hơn ngày đang khóa; muốn khóa thêm thì dùng bước 2.

Câu "Ngày hạch toán mới phải sau ngày" khi dời: ngày dời phải sau cả ngày định khóa lẫn ngày đang khóa.

Khi lập chứng từ vào kỳ đã khóa: "Sổ đã khóa đến ngày … ; không thể ghi chứng từ vào kỳ này", hoặc "Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ". Lập chứng từ ở ngày sau ngày khóa, hoặc bỏ khóa có lý do.