Duyệt lệnh chi: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/bank/approvals

Trên màn này bạn làm được: bật hoặc tắt quy trình, chọn số cấp duyệt và người duyệt từng cấp, duyệt hoặc từ chối lệnh đang chờ, gửi duyệt những chứng từ chi đã cất mà chưa gửi, và xem lịch sử duyệt. Nó đứng giữa việc lập chứng từ chi ở thu, chi, chứng từ khác và việc ghi sổ, nên mọi báo cáo quỹ, ngân hàng chỉ thấy lệnh chi sau khi được duyệt.

Duyệt lệnh chi là kiểm soát nội bộ của công ty, không phải thủ tục luật bắt buộc. Giá trị của nó nằm ở chỗ người duyệt thấy khoản chi đúng chứng từ, đúng hình thức thanh toán trước khi tiền ra. Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26), áp dụng từ 01/7/2025. Hãy dùng bước duyệt để chặn phiếu chi tiền mặt từ 5 triệu đồng cho nhà cung cấp; xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. KetoanX không tự kiểm mốc 5 triệu ở bước lập hay bước duyệt, nên việc này phụ thuộc vào người duyệt.

ketoanx.com/bank/approvals

1. 1

   Các thành viên đã được mời vào công ty với vai trò đúng (thành viên, phân quyền). Người duyệt phải là thành viên, và để bấm được nút duyệt họ cần quyền sửa ở phân hệ Quỹ, ngân hàng.

2. 2

   Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên đổi được cài đặt. Kế toán thấy câu mô tả cấu hình hiện tại và không có biểu mẫu.

3. 3

   Tài khoản ngân hàng đã khai để chi tiền gửi (tài khoản ngân hàng, đối chiếu).

4. 4

   Hiểu một điều quan trọng: chủ sở hữu và quản trị viên lập lệnh chi thì ghi sổ ngay, không qua duyệt. Cấu hình này chỉ chặn người có vai trò khác.

ketoanx.com/bank/approvals

Trang có bốn khung. Cài đặt là biểu mẫu bật tắt. Lệnh chi chờ duyệt liệt kê lệnh đã gửi, mỗi dòng có số chứng từ (bấm mở chứng từ), loại, ngày, diễn giải kèm tài khoản chi, người lập, số tiền và cột Đang chờ cho biết bước nào đang chờ. Lệnh chi chưa ghi sổ, chưa gửi duyệt chỉ hiện khi quy trình đang bật. Lịch sử duyệt ghi thời điểm, người làm, việc làm và ghi chú. Người có việc cần duyệt còn thấy nhắc ở màn Thông báo.

ketoanx.com/bank/approvals

Khi duyệt một lệnh, ô nhỏ có chữ gợi ý Ghi chú, lý do từ chối ở mỗi dòng: duyệt thì ghi chú tùy ý, từ chối thì bắt buộc nhập lý do. Hai nút là Duyệt và Từ chối. Nút lưu cài đặt là Lưu cài đặt.

ketoanx.com/bank/approvals

Khi chỉ dùng một cấp

Chọn Số cấp duyệt là Một cấp: chủ sở hữu hoặc quản trị viên. Bỏ trống Giám đốc ký duyệt sau cùng thì chủ sở hữu hay quản trị viên nào cũng duyệt được và là người duyệt duy nhất; chọn một người cụ thể thì chỉ người đó duyệt. Phù hợp công ty nhỏ có chủ ký chi.

Khi cần ba hoặc bốn bước

Chọn lựa chọn thứ ba hoặc thứ tư. Phần mềm hiện thêm các ô Kiểm duyệt cấp 1, Kiểm duyệt cấp 2 (và cấp 3). Lệnh đi lần lượt qua từng người đúng thứ tự, người sau không duyệt thay người trước được. Người ký sau cùng là giám đốc.

Khi từ chối một lệnh chi

Nhập lý do vào ô Ghi chú, lý do từ chối rồi bấm Từ chối. Lệnh rời danh sách chờ, nằm ở khung chưa ghi sổ với nhãn Bị từ chối và lý do. Người lập sửa chứng từ (ví dụ đổi từ tiền mặt sang chuyển khoản) rồi bấm Gửi duyệt lại ở dòng đó. Lý do rõ ràng giúp người lập biết cần sửa gì.

Khi lập chứng từ chi mà chưa muốn gửi ngay

Ở màn lập, bấm Cất, chưa ghi sổ thay vì Cất và ghi sổ. Chứng từ nằm ở khung Lệnh chi chưa ghi sổ, chưa gửi duyệt với nhãn Chưa gửi duyệt. Khi sẵn sàng, bấm Gửi duyệt. Chỉ người có quyền thêm thấy nút này.

Khi chuyển tiền nội bộ qua tài khoản trung gian

Chuyển tiền giữa hai tài khoản ngân hàng cùng theo dõi trên một tài khoản kế toán sinh hai chứng từ, tiền đi và tiền đến. Chỉ chứng từ tiền đi cần duyệt; chứng từ tiền đến hiện dòng Tiền đến, ghi sổ cùng và được ghi sổ khi chứng từ tiền đi được duyệt. Từ chối chứng từ tiền đi thì cả hai ở lại chưa ghi sổ.

Khi khoản chi là giải ngân vay hoặc thu tiền

Giải ngân vay là tiền vào nên không cần duyệt. Chỉ khoản có dòng chi tiền (Có 111 hoặc 112) mới là lệnh chi. Phiếu thu và báo có không bao giờ vào danh sách này.

Khi tắt quy trình

Bỏ tích ô bật và bấm Lưu cài đặt; hiện dòng báo đã tắt duyệt lệnh chi. Chứng từ chi lập từ lúc đó ghi sổ ngay như trước. Lệnh đang chờ vẫn nằm trong danh sách và vẫn duyệt được; hãy xử lý hết trước khi tắt.

ketoanx.com/bank/approvals

Mỗi lần gửi duyệt, duyệt, từ chối, bật hoặc tắt cài đặt đều được ghi vào nhật ký thao tác (nhật ký thao tác) và hiện ở Lịch sử duyệt. Số lệnh chi đang chờ được trừ khỏi số còn phải trả, còn phải nộp ở các luồng như nộp thuế, để không lập trùng. Ngày ghi sổ vẫn là ngày của chứng từ; nếu ngày đó rơi vào kỳ đã khóa lúc duyệt thì bấm Duyệt báo lỗi (xem khóa sổ kế toán).

Để kiểm lại: số dư quỹ ở sổ chi tiết, bảng kê số dư ngân hàng, và danh sách chứng từ ở thu, chi, chứng từ khác.

Duyệt hai cấp cần chọn kế toán trưởng duyệt cấp một: chọn hai cấp mà chưa chọn người. Chọn thành viên ở ô Kế toán trưởng duyệt cấp một. Với ba hoặc bốn bước, báo lỗi dạng duyệt cần chọn đủ số người kiểm duyệt.

Mỗi cấp kiểm duyệt phải là một người khác nhau và Giám đốc ký duyệt phải khác người kiểm duyệt: không dùng một người cho hai bước. Đổi người, hoặc giảm số cấp.

Lệnh chi đang chờ kế toán trưởng duyệt trước: bạn bấm duyệt khi chưa đến lượt. Chờ người ở bước trước; ở nhiều cấp thông báo ghi kiểm duyệt cấp mấy.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được duyệt lệnh chi hoặc Lệnh chi đang chờ giám đốc được chỉ định ký duyệt: bước cuối chỉ dành cho chủ sở hữu, quản trị viên, hoặc người đã được chỉ định ở Giám đốc ký duyệt sau cùng.

Nhập lý do từ chối: bấm Từ chối mà ô Ghi chú, lý do từ chối còn trống.

Lệnh chi này không ở trạng thái chờ duyệt: người khác vừa duyệt hoặc từ chối. Tải lại trang.

Công ty chưa bật duyệt lệnh chi khi bấm Gửi duyệt: quy trình đang tắt. Bật ở khung Cài đặt rồi gửi lại. Cũng có Chứng từ đã ghi sổ, không cần gửi duyệt và Chứng từ này đang chờ duyệt.