Tuổi nợ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/aging

Nó nằm sau chứng từ bán hàng (nơi đặt hạn nợ) và thu tiền khách hàng (nơi số nợ giảm). Số liệu cùng nguồn với công nợ theo hóa đơn, chỉ khác là gom theo khoảng ngày. Từ đây bạn sang đợt thu nợ để nhắc khách, hoặc sang trích lập, hoàn nhập dự phòng cuối năm. Cách đọc bảng tuổi nợ nói kỹ hơn ở bài theo dõi tuổi nợ phải thu.

ketoanx.com/reports/debt-detail

1. 1

   Chứng từ bán chịu (hoặc mua chịu) đã ghi sổ và có hạn thanh toán đúng. Ở chứng từ, ô Hạn nợ hiện khi là bán chịu hoặc ngoại tệ. Hạn trống thì màn lấy ngày chứng từ làm hạn, nên mọi khoản nợ sẽ bị coi là quá hạn quá sớm.

2. 2

   Khách có điều khoản nợ thì khai Số ngày được nợ trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp.

3. 3

   Các lần khách trả đã đối trừ vào đúng chứng từ ở thu tiền khách hàng. Tiền trả chưa đối trừ không làm chứng từ hết nợ, nó chỉ nằm ở cột Khác (đầu kỳ nhập gộp, chưa đối trừ).

4. 4

   Công ty có nợ từ năm trước thì đã nhập ở công nợ đầu kỳ theo hóa đơn. Nhập gộp một con số không theo hóa đơn thì không có tuổi.

5. 5

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng.

ketoanx.com/reports/aging

Nút trên đầu trang: Tổng hợp công nợ, Công nợ theo hóa đơn, Công nợ đầu kỳ và nút in kèm bảng tùy chọn in và nút Ghi nhớ. Màn không có nút xuất Excel, muốn lấy số sang Excel dùng công nợ tổng hợp hoặc sao chép bảng.

Hàng nút lọc:

1. 1

   Phải thu 131 và Phải trả 331 đổi phía. Bộ mốc và ngày được giữ.

2. 2

   Nợ quá hạn (mặc định) xếp theo số ngày đã quá hạn. Nợ trước hạn xếp theo số ngày còn lại tới hạn, dùng để nhắc khách trước khi đến hạn.

3. 3

   Chi tiết theo chứng từ mở thêm bảng từng chứng từ; khi đang mở, nút đổi thành Ẩn chi tiết chứng từ.

Hàng nhập: Tính đến ngày (mặc định hôm nay), Mốc ngày (cách nhau bằng dấu phẩy) (gợi ý 30, 60, 90) và nút Xem.

ketoanx.com/reports/aging

Tên cột khoảng ngày thay đổi theo mốc và cách xếp. Ở Nợ quá hạn với mốc mặc định, các cột là Chưa đến hạn, rồi quá hạn 1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày và quá hạn trên 90 ngày. Ở Nợ trước hạn, cột đầu là Đã quá hạn, rồi còn 0-30 ngày đến hạn, 31-60 ngày, 61-90 ngày và còn trên 90 ngày đến hạn. Chứng từ đến hạn đúng ngày xem nằm ở khoảng đầu tiên tính theo ngày còn lại.

Số ngày quá hạn bằng ngày xem trừ ngày đến hạn. Bằng 0 hoặc âm là chưa đến hạn. Các cột quá hạn được tô đỏ khi có số. Khách trả một phần thì chỉ phần còn nợ được tính tuổi, hạn của chứng từ giữ nguyên.

Dòng Tổng cộng cộng từng cột. Dòng chữ nhỏ dưới bảng cho Tổng quá hạn (đơn vị đồng) và, nếu có, số tiền hạch toán vào 131 hoặc 331 mà không gắn đối tượng.

Khi bật Chi tiết theo chứng từ, bảng thứ hai (Chi tiết chứng từ theo số ngày quá hạn hoặc theo số ngày còn lại tới hạn) liệt kê Đối tượng, Số chứng từ, Số hóa đơn, Ngày, Hạn thanh toán, số ngày quá hạn (hoặc số ngày còn lại), Khoảng và Còn nợ, chứng từ quá hạn lâu nhất đứng đầu.

ketoanx.com/reports/aging

Khi muốn nhắc khách trước khi đến hạn

Bấm Nợ trước hạn. Cùng số liệu trên, Lam Sơn có 12.000.000 ở cột còn 0-30 ngày đến hạn (12 ngày nữa), còn 45.000.000 của Lam Sơn và 48.000.000 của Hoàng Gia nằm ở Đã quá hạn. Dòng chữ dưới bảng vẫn ghi tổng quá hạn 93.000.000 đồng, tính từ cột Đã quá hạn.

Khi xem nợ phải trả nhà cung cấp

Bấm Phải trả 331. Số dư được đảo dấu để số dương nghĩa là bạn còn nợ nhà cung cấp. Hạn lấy từ chứng từ mua. Việc này giúp lên kế hoạch chi tiền, tránh trả muộn. Lưu ý: ở công nợ tổng hợp, cùng khoản nợ ấy hiện số âm, vì bên đó giữ nguyên dấu Nợ Có.

Khi xem nợ tại một ngày trong quá khứ

Chọn Tính đến ngày là ngày cần xem, ví dụ 30/09/2026, rồi bấm Xem. Màn dựng lại số còn nợ và tuổi của ngày đó, không phải số hiện tại. Dùng khi cần chốt số cuối tháng đã khóa sổ, xem khóa sổ kế toán.

Khi cột Khác khác 0

Khác 0 nghĩa là sổ cái và chứng từ không khớp nhau. Số âm là tiền khách trả trước, phiếu thu chưa đối trừ. Số dương là số dư đầu kỳ nhập gộp chưa chia theo hóa đơn, hoặc bút toán nhập tay. Muốn đưa số về cột có tuổi, nhập hóa đơn ở công nợ đầu kỳ theo hóa đơn hoặc đối trừ ở thu tiền khách hàng.

Khi chọn khoản cần trích lập dự phòng cuối năm

Bảng tuổi nợ chia theo ngày, còn dự phòng nợ phải thu khó đòi tính theo tháng quá hạn từ hạn thanh toán gốc. Khoản quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm trích 30%, từ 1 đến dưới 2 năm trích 50%, từ 2 đến dưới 3 năm trích 70% và từ 3 năm trở lên trích 100%, kèm điều kiện hồ sơ. Với ví dụ trên, 48.000.000 đồng của Hoàng Gia có hạn 30/06/2026 sẽ đủ 6 tháng tại 31/12/2026, nên mức trích là 30%, tức 14.400.000 đồng. Điều kiện, căn cứ pháp lý và mốc hiệu lực nằm ở bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mốc ngày bạn đặt ở màn tuổi nợ không ảnh hưởng gì đến bậc dự phòng. Màn trích lập có bảng tháng riêng; màn tuổi nợ không biết hai bên đã gia hạn nợ, còn Thông tư 99 không cho tính phần gia hạn, nên khoản đã gia hạn bạn tự sửa tỷ lệ.

ketoanx.com/reports/aging

Cột Số dư công nợ lấy từ sổ cái của đối tượng đến ngày xem. Nhờ cột Khác, tổng mỗi dòng luôn khớp sổ cái. Kiểm lại: Số dư công nợ phải bằng Dư cuối kỳ của cùng đối tượng, cùng ngày ở công nợ tổng hợp, với phải trả thì khác dấu. Chứng từ ngoại tệ được tính theo số quy đổi ghi sổ, không phải theo tỷ giá hiện hành, nên số của một khoản nợ ngoại tệ có thể khác số đánh giá lại cuối kỳ, xem tỷ giá trong kế toán.

Thông tư 99 và Thông tư 133 không quy định mẫu bảng tuổi nợ; mốc 30, 60, 90 ngày là cách chia phổ biến, bạn đặt mốc nào cũng được. Thông tư 99 chỉ yêu cầu theo dõi phải thu chi tiết theo từng đối tượng và kỳ hạn thu hồi.

ketoanx.com/reports/aging

Câu báo "Đặt tối đa 8 mốc ngày": bạn nhập quá 8 mốc. Bớt mốc rồi xem lại.

Không có số liệu công nợ đến ngày này: hết nợ, hoặc ngày chọn trước khi có chứng từ. Kiểm ngày và kiểm bạn đang ở 131 hay 331.

Mọi khoản đều hiện quá hạn dù khách được nợ 30 ngày: chứng từ không có hạn nên màn lấy ngày chứng từ. Sửa Hạn nợ trên chứng từ, hoặc khai Số ngày được nợ cho khách.

Cột Khác âm lớn: khách trả trước hoặc phiếu thu chưa đối trừ. Làm ở màn thu tiền khách hàng.

Dưới bảng có dòng "hạch toán vào TK 131 không gắn đối tượng": có bút toán vào 131 chưa chọn khách. Sửa chứng từ đó để bảng có đủ người.