Cách lập và in séc trên KetoanX

Q: Vì sao danh sách có tờ séc mà số dư ngân hàng chưa giảm?

Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ. Xem cột Tình trạng, rồi nhờ người duyệt xử lý ở màn duyệt lệnh chi.

Chức năng này dùng để làm gì

Séc là lệnh bảo ngân hàng trả tiền từ tài khoản của công ty. Mỗi tờ séc phát hành là một lần tiền gửi giảm đi, nên kế toán phải có chứng từ ghi lại và biết tờ nào đã dùng cho việc gì. Nếu chỉ ghi một báo nợ rời, sau này bạn không tra được số séc, người thụ hưởng, và có thể phát hành trùng một số séc.

Màn Séc với khung Lập séc và khung Séc đã phát hành có một tờ séc chuyển khoản — Màn Séc: khung Lập séc ở trên, khung Séc đã phát hành ở dưới liệt kê số séc, loại, ngày, tài khoản phát hành, người thụ hưởng, số tiền và chứng từ.

Trên màn này bạn làm được hai việc. Một là lập séc tiền mặt: rút tiền gửi về quỹ. Hai là lập séc chuyển khoản: trả tiền cho nhà cung cấp hoặc đối tượng khác qua tài khoản của họ. Cả hai đều ra một chứng từ báo nợ và một dòng trong danh sách séc đã phát hành, kèm tờ séc để in.

Màn này đứng sau việc khai báo tài khoản ngân hàng. Nếu công ty bật kiểm soát chi, chứng từ sẽ chờ ở duyệt lệnh chi rồi mới ghi sổ. Muốn đối chiếu với giấy báo của ngân hàng thì dùng bảng kê số dư ngân hàng. Điểm khác với trả tiền nhà cung cấp theo từng chứng từ mua: ở màn này bạn không chọn chứng từ mua để đối trừ, chỉ ghi Nợ một tài khoản (thường là 331). Muốn trả đúng vào từng hóa đơn hãy dùng trả tiền nhà cung cấp.

Trước khi bắt đầu

Ô Tài khoản phát hành của khung Lập séc chọn tài khoản ngân hàng bằng đồng Vietcombank — Ô Tài khoản phát hành chỉ liệt kê tài khoản ngân hàng bằng đồng đang dùng, kèm tài khoản kế toán 112.

Tài khoản ngân hàng bằng đồng đang dùng. Ô Tài khoản phát hành chỉ liệt kê tài khoản VND. Chưa có thì màn hiện Chưa có tài khoản ngân hàng VND đang dùng kèm nút Khai báo tài khoản ngân hàng, xem tài khoản ngân hàng, đối chiếu.
Quyền thêm ở phân hệ quỹ. Người chỉ có quyền xem thấy dòng Bạn chỉ có quyền xem thay vì biểu mẫu.
Nhà cung cấp trong danh mục, nếu trả séc chuyển khoản cho họ: khách hàng, nhà cung cấp.
Hệ thống tài khoản có tài khoản tiền mặt (cho séc tiền mặt) và tài khoản Nợ bạn định chọn, xem hệ thống tài khoản.
Ngày phát hành nằm sau ngày khóa sổ, xem khóa sổ kế toán.

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Séc. Trang có tiêu đề Séc và hai nút ở đầu trang: In danh sách và Tài khoản ngân hàng (sang màn quản lý tài khoản).

Menu bên trái, mục Séc trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Séc.

Phía trên là khung Lập séc với biểu mẫu. Phía dưới là khung Séc đã phát hành với các cột Số séc, Loại, Ngày, Tài khoản phát hành, Người thụ hưởng, Số tiền, Chứng từ, Tình trạng. Cột Chứng từ là số chứng từ báo nợ, bấm vào để mở chứng từ. Cột Tình trạng hiện Đã ghi sổ, hoặc Chưa ghi sổ, hoặc trạng thái duyệt như Chờ duyệt, Bị từ chối. Cuối mỗi dòng có nút In séc mở tờ séc để in. Danh sách hiện tối đa 200 tờ gần nhất.

Các ô cần nhập

Biểu mẫu đổi theo ô Loại séc. Séc tiền mặt chỉ cần các ô chung và Người lĩnh tiền. Séc chuyển khoản hiện thêm tài khoản ghi Nợ, đối tượng và thông tin người nhận.

Khung Lập séc với Loại séc chuyển khoản gồm các ô Số séc, Số tiền, TK ghi Nợ, Đối tượng, Người thụ hưởng — Khung Lập séc khi chọn Séc chuyển khoản: Ngày ký phát, Tài khoản phát hành, Số séc, Số tiền, TK ghi Nợ, Đối tượng và thông tin người thụ hưởng.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Loại séc	Séc tiền mặt (rút về quỹ) hoặc Séc chuyển khoản. Mặc định là séc tiền mặt.	Có	Séc chuyển khoản
Ngày ký phát	Ngày ký tờ séc, cũng là ngày ghi sổ báo nợ.	Có	12/11/2026
Tài khoản phát hành	Tài khoản ngân hàng của công ty mà séc rút tiền ra. Ô hiện tên ngân hàng, số tài khoản và tài khoản kế toán.	Có	Vietcombank · 0071000123456
Số séc	Số in trên tờ séc, tối đa 40 ký tự, chỉ gồm chữ, số, dấu chấm, gạch ngang, dấu cách. Không trùng trong cùng tài khoản.	Có	AB 0012345
Số tiền	Số đồng nguyên, lớn hơn 0.	Có	12.600.000
TK ghi Nợ	Chỉ với séc chuyển khoản. Gõ số hiệu hoặc chọn từ gợi ý (nhóm 331, 338, 141, 334, 341, 6x, 15x, 24x, 21x). Mặc định là tài khoản phải trả người bán.	Có khi chuyển khoản	331
Đối tượng	Chỉ với séc chuyển khoản. Với tài khoản theo dõi theo đối tượng như 331, nhãn thêm chữ (bắt buộc).	Tùy tài khoản	Công ty CP Thép Hòa Bình
Người thụ hưởng	Tên người nhận ghi trên séc. Để trống thì lấy tên đối tượng.	Không	Công ty CP Thép Hòa Bình
Số tài khoản người thụ hưởng	Số tài khoản bên nhận.	Không	1903123456789
Tại ngân hàng	Ngân hàng của bên nhận.	Không	Techcombank
Người lĩnh tiền	Chỉ với séc tiền mặt. Để trống thì lấy tên công ty.	Không	Nguyễn Thị Lan
Diễn giải	Nội dung chứng từ. Để trống sẽ tự điền theo loại séc, số séc và người nhận.	Không	Trả tiền thép tháng 11

Với séc tiền mặt, dưới biểu mẫu có câu nhắc định khoản: Nợ tài khoản tiền mặt, Có tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng phát hành.

Làm từng bước: phát hành séc chuyển khoản trả nhà cung cấp

Ví dụ: ngày 12/11/2026, Công ty TNHH Minh Phát phát hành séc số AB 0012345 trị giá 12.600.000 đồng từ tài khoản Vietcombank, trả Công ty CP Thép Hòa Bình tiền thép đã nhận tháng 10. Số tiền từ 5 triệu đồng, nên chọn séc chuyển khoản (đúng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, xem phần pháp luật bên dưới).

Khung Lập séc đã điền séc chuyển khoản AB 0012345, số tiền 12.600.000, ngày 12/11/2026, TK ghi Nợ 331 — Séc chuyển khoản AB 0012345 trị giá 12.600.000 đồng ngày 12/11/2026 từ Vietcombank, TK ghi Nợ 331, rồi bấm Cất séc.

Vào Quỹ, ngân hàng, Séc. Ở khung Lập séc, chọn Loại séc là Séc chuyển khoản.
Đặt Ngày ký phát là 12/11/2026 và chọn Tài khoản phát hành là Vietcombank.
Nhập Số séc AB 0012345 và Số tiền 12.600.000.
Ở TK ghi Nợ giữ 331. Chọn Đối tượng là Công ty CP Thép Hòa Bình.
Điền Số tài khoản người thụ hưởng và Tại ngân hàng nếu muốn in rõ trên tờ séc. Người thụ hưởng để trống thì phần mềm lấy tên nhà cung cấp.
Bấm Cất séc. Nếu đúng, dưới nút hiện dòng báo thành công có số chứng từ báo nợ, và các ô số séc, số tiền, người nhận được xóa để lập tờ tiếp. Ngày, loại séc và tài khoản phát hành giữ nguyên.
Tờ séc nằm đầu khung Séc đã phát hành. Bấm In séc để mở tờ séc gồm cuống séc bên trái và phần séc bên phải, có số tiền bằng chữ. Trên trang in có hai nút: In séc và In chứng từ báo nợ.

Phần mềm chỉ có nút Cất séc, không có nút nháp. Chứng từ được ghi sổ ngay, trừ trường hợp công ty bật duyệt lệnh chi (xem bên dưới).

Các trường hợp khác

Cách làm ở trên áp dụng cho séc chuyển khoản trả nhà cung cấp. Các tình huống sau khác ở một vài bước.

Khung Lập séc với séc tiền mặt rút 30.000.000 về quỹ, dòng Định khoản Nợ 111 được viền vàng — Séc tiền mặt rút 30.000.000 đồng ngày 13/11/2026: các ô chuyển khoản biến mất, định khoản là Nợ 111, Có tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng.

Khi rút tiền về quỹ bằng séc tiền mặt

Chọn Loại séc là Séc tiền mặt (rút về quỹ). Các ô chuyển khoản biến mất, chỉ còn Người lĩnh tiền. Ví dụ rút 30.000.000 đồng ngày 13/11/2026 để chi lương tạm ứng: nhập số séc, số tiền, bấm Cất séc. Tiền vào quỹ tiền mặt, tiền gửi giảm.

Về pháp luật: rút tiền về quỹ là việc nội bộ, không phải thanh toán cho người bán. Nhưng nếu sau đó thủ quỹ chi tiền mặt trả nhà cung cấp một hóa đơn từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT), thuế đầu vào của hóa đơn ấy không được khấu trừ và khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ. Quy định này theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP Điều 26 và Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, từ 01/7/2025; xem bài thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Màn Séc không kiểm mốc 5 triệu: nó không biết số tiền rút sẽ chi vào việc gì. Hãy dùng séc chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi cho khoản trả nhà cung cấp.

Khi công ty có bật duyệt lệnh chi

Nếu người lập không phải chủ sở hữu hay quản trị viên và công ty đã bật duyệt lệnh chi, tờ séc được cất nhưng chưa ghi sổ. Thông báo kết thúc bằng chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ, cột Tình trạng hiện Chờ duyệt. Số dư tiền gửi chưa giảm cho đến khi người có thẩm quyền duyệt, xem duyệt lệnh chi. Trang in séc hiện dòng đỏ báo chứng từ chưa ghi sổ; đừng đưa tờ séc ra ngoài khi chưa được duyệt.

Khi trả séc cho đối tượng không phải nhà cung cấp

Ở TK ghi Nợ chọn tài khoản khác: 141 tạm ứng, 334 trả lương, 341 trả nợ vay, hoặc tài khoản chi phí nhóm 6. Với tài khoản không theo dõi theo đối tượng (như chi phí), ô Đối tượng không bắt buộc. Với tài khoản có theo dõi (như 331, 141), phải chọn đối tượng.

Khi cần xem, sửa hoặc xóa tờ séc đã lập

Bấm số chứng từ ở cột Chứng từ để mở chứng từ báo nợ. Chứng từ này mở ở màn chứng từ chung, nơi bạn sửa hoặc xóa theo quyền, kỳ chưa khóa. Màn Séc không có nút sửa hay hủy riêng. Séc lập nhầm số thì xóa chứng từ rồi lập lại, số séc cũ khi đó dùng lại được.

Khi tờ séc bị hủy hoặc mất

Phần mềm không có trạng thái séc hủy, séc mất hay séc đã được thanh toán. Tờ séc chưa dùng mà hủy thì chưa cần ghi gì. Đã ghi sổ rồi mới hủy thì xóa chứng từ báo nợ như trên, và ghi chú vào hồ sơ séc để lưu vết.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ báo nợ BN00058/26 của séc với dòng hạch toán Nợ 331 Có 112 số tiền 12.600.000 — Chứng từ báo nợ do séc sinh ra: Nợ 331 / Có 112, 12.600.000 đồng, diễn giải Thanh toán bằng séc chuyển khoản.

Với ví dụ séc chuyển khoản 12.600.000 đồng:

Một chứng từ báo nợ ngân hàng (loại BN) gắn tài khoản Vietcombank, ngày 12/11/2026.
Một dòng bút toán: Nợ 331 (đối tượng Công ty CP Thép Hòa Bình) 12.600.000; Có 112 (tài khoản kế toán của Vietcombank) 12.600.000. Dòng có diễn giải Thanh toán bằng séc chuyển khoản.
Số séc, loại séc, tên và tài khoản người thụ hưởng lưu kèm chứng từ.

Séc tiền mặt thì dòng bút toán là Nợ 111, Có 112, diễn giải Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ bằng séc.

Để kiểm lại: công nợ nhà cung cấp giảm trên sổ 331 (xem sổ chi tiết); sổ tiền gửi giảm; chứng từ có trong sổ nhật ký chung. Một điểm cần biết: khoản Nợ 331 ghi giảm công nợ chung của nhà cung cấp, không đối trừ vào hóa đơn mua cụ thể nào. Báo cáo công nợ theo hóa đơn của họ vẫn thấy hóa đơn còn nợ cho đến khi bạn đối trừ ở màn trả tiền nhà cung cấp.

Phần mềm cũng chưa tách thời điểm hai bên: khi bạn phát hành séc, tiền gửi giảm ngay, dù người nhận chưa mang séc đến ngân hàng. Theo hướng dẫn tài khoản 112 thì khoản chuyển đi mà bên nhận chưa nhận ghi qua 113 (tiền đang chuyển); màn Séc không dùng 113. Nếu cuối kỳ có séc phát hành chưa được nhận tiền, đối chiếu sổ phụ sẽ thấy chênh, hãy ghi chú; xem bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng và tài khoản 112.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Nhập số séc: ô Số séc đang trống. Nhập số in trên tờ séc.

Khung Lập séc báo Nhập số séc khi ô Số séc để trống — Để trống Số séc mà bấm Cất séc thì máy báo Nhập số séc; nhập số in trên tờ séc.

Số séc chỉ gồm chữ, số, dấu chấm, gạch: số séc có ký tự lạ như dấu phẩy hoặc dấu ngoặc. Bỏ ký tự đó.

Số séc đã dùng ở chứng từ khác: câu đầy đủ là Số séc, kèm số séc, đã dùng ở chứng từ (số chứng từ) của tài khoản này. Cùng một tài khoản ngân hàng không có hai tờ trùng số. Kiểm lại số séc, hoặc mở chứng từ cũ để xem có phải đã lập rồi.

Chọn tài khoản ghi Nợ cho séc chuyển khoản: ô TK ghi Nợ trống và hệ thống không tìm được 331 mặc định. Gõ số hiệu tài khoản.

Tài khoản ghi Nợ trùng với tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng phát hành séc: bạn chọn Nợ chính tài khoản tiền gửi. Muốn chuyển giữa hai tài khoản ngân hàng thì dùng chuyển tiền nội bộ ở màn tài khoản ngân hàng.

Tài khoản theo dõi theo đối tượng: câu báo gồm tên tài khoản rồi theo dõi theo đối tượng: chọn đối tượng nhận séc. Chọn nhà cung cấp ở ô Đối tượng.

Số tiền phải lớn hơn 0 hoặc Số tiền phải là số nguyên: nhập số đồng, không có phần lẻ.

Báo không thể ghi chứng từ vào kỳ này (đứng sau câu Sổ đã khóa đến ngày): ngày ký phát nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa, hoặc nhờ người có quyền mở khóa theo khóa sổ kế toán.

Hỏi đáp

Những thắc mắc thường gặp khi lập séc lần đầu.

Dòng Định khoản của séc tiền mặt ghi Nợ 111, Có tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng — Séc tiền mặt đưa tiền về quỹ nên Nợ 111; séc chuyển khoản thì Nợ tài khoản bạn chọn, thường là 331.

Séc chuyển khoản và séc tiền mặt khác nhau ở đâu?

Séc tiền mặt đưa tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt, nên Nợ 111. Séc chuyển khoản đưa tiền sang tài khoản người nhận, nên Nợ tài khoản bạn chọn, thường là 331. Với khoản trả người bán từ 5 triệu đồng, chỉ séc chuyển khoản mới là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tôi chưa có tờ séc thật, có lập trước được không?

Không nên. Màn này ghi một tờ séc đã ký phát, tiền gửi giảm ngay khi cất. Lập khi chưa phát hành thì sổ lệch so với ngân hàng.

Tờ séc in từ màn này có dùng thay tờ séc của ngân hàng được không?

Không. Tờ in là bố cục chung, không theo mẫu của ngân hàng nào; dùng để lưu hồ sơ hoặc chép sang tờ séc trắng do ngân hàng cấp.

Séc phát hành bằng ngoại tệ thì sao?

Màn này chỉ nhận tài khoản ngân hàng bằng đồng. Giao dịch ngoại tệ lập bằng chứng từ ở thu, chi, chứng từ khác; tỷ giá xem bài tỷ giá trong kế toán.

Vì sao danh sách có tờ séc mà số dư ngân hàng chưa giảm?

Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ. Xem cột Tình trạng, rồi nhờ người duyệt xử lý ở màn duyệt lệnh chi.

Hướng dẫn khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Séc: cách dùng trên KetoanX