Cách xem tổng hợp chứng từ theo nhóm loại trên KetoanX

Q: Gộp hai nhóm thì báo cáo có đổi theo không?

Có, ngay khi bạn đổi tên hoặc gộp nhóm ở màn Loại chứng từ tự định nghĩa. Bảng đọc nhóm hiện tại của loại, kể cả với chứng từ cũ.

Q: In báo cáo ra giấy thế nào?

Bấm In báo cáo ở đầu trang, chọn tùy chọn in rồi in. Bộ lọc không in ra, bảng giữ nguyên.

01

Chức năng này dùng để làm gì

Mục đích là trả lời câu hỏi "tháng này nhóm chứng từ này lập bao nhiêu và lớn cỡ nào" mà không phải lọc từng chứng từ. Trên màn này bạn làm được: chọn khoảng ngày hạch toán, chọn đã ghi sổ hay chưa ghi sổ, xem tổng theo nhóm và theo từng loại, mở danh sách chứng từ đã lọc sẵn theo nhóm hoặc theo loại, và in bảng.

Báo cáo Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại với bảng nhóm Chi phí và loại Phân bổ chi phí quản lý — Báo cáo cho biết mỗi nhóm, mỗi loại tự định nghĩa lập bao nhiêu chứng từ và tổng tiền bao nhiêu trong khoảng ngày chọn.

Báo cáo chỉ đếm chứng từ thuộc loại tự định nghĩa. Phiếu thu, phiếu chi, báo có, hóa đơn bán thường không nằm ở đây. Muốn có dữ liệu, bạn tạo loại ở loại chứng từ tự định nghĩa, rồi lập chứng từ theo loại đó ở thu, chi, chứng từ khác. Báo cáo này không thay cho sổ nhật ký chung: nó là bảng đếm theo loại, không phải sổ kế toán.

02

Trước khi bắt đầu

Danh mục loại chứng từ tự định nghĩa với loại Phân bổ chi phí quản lý đã xếp vào nhóm Chi phí — Báo cáo chỉ đếm chứng từ lập theo loại tự định nghĩa, tốt nhất đã xếp nhóm: ở đây là loại Phân bổ chi phí quản lý, nhóm Chi phí.

Công ty đã có ít nhất một loại chứng từ tự định nghĩa, tốt nhất đã xếp nhóm, xem loại chứng từ tự định nghĩa. Loại chưa xếp nhóm vẫn có mặt, nhưng nằm chung dòng (chưa xếp nhóm).
Đã lập chứng từ theo các loại đó trong khoảng ngày cần xem.
Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Nếu bạn bị giới hạn theo chi nhánh, bảng chỉ đếm chứng từ của chi nhánh được giao, giống danh sách chứng từ.

03

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại. Trang có tiêu đề Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại. Trên đầu trang có nút In báo cáo (kèm tùy chọn in) và nút Loại chứng từ để sang màn danh mục.

Menu bên trái, mục Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại.

Dưới tiêu đề là bộ lọc: Từ ngày, Đến ngày, Trạng thái, hộp chọn Hiện cả loại chưa có chứng từ và nút Xem. Mặc định Từ ngày là 01/01 của năm hiện tại, Đến ngày là hôm nay, Trạng thái là Đã ghi sổ. Ô Trạng thái có ba lựa chọn: Đã ghi sổ, Chưa ghi sổ, Tất cả.

Nếu khoảng ngày không có chứng từ nào thuộc loại tự định nghĩa, trang hiện Không có chứng từ nào thuộc loại tự định nghĩa trong khoảng này kèm nút Loại chứng từ.

04

Đọc báo cáo

Bảng có bốn cột. Mỗi nhóm là một dòng tô nền đậm, bên dưới là các loại của nhóm, thụt vào.

Bảng báo cáo bốn cột Nhóm loại chứng từ, Tiền tố, Số chứng từ, Tổng tiền với dòng nhóm, dòng loại và dòng Cộng — Bảng có bốn cột: tên nhóm hoặc loại, tiền tố, số chứng từ, tổng tiền; dòng đậm là nhóm, dòng thụt vào là loại, dòng cuối là Cộng.

Cột hoặc dòng	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Nhóm, loại chứng từ	Dòng đậm là tên nhóm, bấm để mở danh sách chứng từ của cả nhóm. Dòng thụt vào là tên loại, bấm để mở chứng từ của riêng loại đó. Loại đã ngừng dùng có nhãn Ngừng dùng.	Tên nhóm và loại lấy từ danh mục loại chứng từ
Tiền tố	Tiền tố số chứng từ của loại.	Danh mục loại chứng từ
Số chứng từ	Số chứng từ của loại (hoặc tổng của nhóm) trong khoảng ngày và trạng thái đã chọn.	Đếm chứng từ có ngày hạch toán nằm trong khoảng
Tổng tiền	Tổng giá trị chứng từ. Chứng từ mua bán tính theo dòng hàng cộng cả thuế. Chứng từ khác tính theo tổng các dòng hạch toán.	Cùng cách tính với cột số tiền ở danh sách chứng từ
Cộng	Dòng cuối: tổng số chứng từ và tổng tiền của mọi nhóm đang hiện.	Cộng các nhóm

Một điểm dễ nhầm: khoảng ngày lọc theo ngày hạch toán, không theo ngày lập. Chứng từ lập ngày 05/02 nhưng hạch toán vào ngày 31/01 sẽ nằm trong báo cáo tháng 1.

05

Làm từng bước: xem chi phí phân bổ quý 1 năm 2026

Ví dụ: công ty TNHH Minh An có loại Phân bổ chi phí quản lý (tiền tố PBCP) và Phiếu chi tạm ứng công tác (tiền tố TUCT) cùng nhóm Chi phí, mỗi tháng lập vài chứng từ. Kế toán trưởng muốn xem quý 1 năm 2026.

Bộ lọc Từ ngày 01/01/2026, Đến ngày 31/03/2026, Trạng thái Đã ghi sổ và bảng kết quả quý 1 — Từ ngày 01/01/2026, Đến ngày 31/03/2026, Trạng thái Đã ghi sổ rồi bấm Xem: nhóm Chi phí có 3 chứng từ, tổng 3.000.000.

Vào Quỹ, ngân hàng, Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại.
Đặt Từ ngày là 01/01/2026 và Đến ngày là 31/03/2026.
Để Trạng thái là Đã ghi sổ, vì số đã vào sổ mới là số kế toán dùng.
Bấm Xem. Bảng hiện nhóm Chi phí, ví dụ 12 chứng từ và tổng 31.500.000. Dưới đó hai dòng loại: Phân bổ chi phí quản lý 9 chứng từ, Phiếu chi tạm ứng công tác 3 chứng từ.
Bấm tên nhóm Chi phí để mở danh sách chứng từ của cả nhóm với khoảng ngày và trạng thái đã chọn, hoặc bấm tên một loại để chỉ xem loại đó.
Bấm In báo cáo nếu cần bản giấy hoặc bản PDF.

Con số trong ví dụ chỉ để minh họa. Số thật của bạn phụ thuộc chứng từ đã lập.

06

Các trường hợp khác

Cách làm trên là xem số đã ghi sổ. Các tình huống sau chỉ khác ở bộ lọc.

Bộ lọc Trạng thái chọn Chưa ghi sổ cho kết quả không có chứng từ nháp nào — Đổi Trạng thái sang Chưa ghi sổ để tìm chứng từ còn nằm nháp; công ty này không còn chứng từ nháp nên bảng không có dòng nào.

Khi muốn tìm chứng từ còn nằm nháp

Đổi Trạng thái sang Chưa ghi sổ. Bảng cho biết loại nào còn nhiều chứng từ chưa ghi sổ. Việc này hay dùng cuối tháng, trước khi chốt, kết hợp với khóa sổ kế toán. Chọn Tất cả để xem cả hai.

Khi muốn thấy cả loại chưa dùng

Tích Hiện cả loại chưa có chứng từ rồi bấm Xem. Loại chưa dùng hiện với số 0, giúp bạn phát hiện loại tạo thừa để ngừng dùng. Nhóm mà mọi loại đều chưa dùng cũng hiện ra.

Khi các con số khác nhau giữa báo cáo này và báo cáo thuế

Báo cáo này đếm chứng từ, không phải số thuế. Nó không thay cho tờ khai hay sổ thuế. Khoản chi phí hợp lý, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vẫn tuân theo quy định hiện hành, ví dụ khoản mua từ 5 triệu đồng phải có chứng từ chuyển khoản mới được khấu trừ thuế đầu vào theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP từ 01/7/2025 (xem thanh toán không dùng tiền mặt). Báo cáo này không kiểm điều đó.

Khi người dùng bị giới hạn chi nhánh

Người chỉ được giao một số chi nhánh thấy tổng nhỏ hơn người xem toàn công ty. Đây không phải lỗi: bảng chỉ đếm chứng từ thuộc chi nhánh của người đó. Nếu người dùng không được giao chi nhánh nào, bảng trống.

07

Số liệu lấy từ đâu

Mỗi dòng loại là số chứng từ có mã loại tự định nghĩa trùng loại đó và ngày hạch toán nằm trong khoảng bạn chọn. Tổng tiền của chứng từ mua bán là tổng tiền hàng cộng thuế các dòng hàng. Chứng từ còn lại lấy tổng các dòng hạch toán. Đúng bằng cách tính của danh sách chứng từ.

Danh sách chứng từ đã lọc sẵn theo loại Phân bổ chi phí quản lý sau khi bấm tên loại ở báo cáo — Bấm tên loại ở báo cáo thì danh sách chứng từ mở ra đã lọc sẵn; số dòng ở danh sách bằng cột Số chứng từ, ở đây là 3.

Để đối chiếu, bấm tên nhóm hoặc tên loại: danh sách chứng từ mở ra với các bộ lọc ngày, trạng thái, và Nhóm loại chứng từ hoặc Loại tự định nghĩa đã đặt sẵn. Số dòng ở danh sách phải bằng cột Số chứng từ. Với chứng từ đã ghi sổ, bút toán xem ở sổ nhật ký chung theo cùng ngày hạch toán.

08

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Báo cáo không có chứng từ nào trong khoảng ngày chọn kèm nút Loại chứng từ — Bảng trống khi khoảng ngày không có chứng từ thuộc loại tự định nghĩa, ví dụ tháng 4/2026; kiểm lại khoảng ngày và trạng thái.

Báo cáo chỉ xem nên không có câu báo lỗi nhập liệu. Các tình huống dễ nhầm:

Bảng trống dù bạn chắc đã lập chứng từ: kiểm chứng từ có thuộc loại tự định nghĩa không (chứng từ loại có sẵn không được tính), Trạng thái có đang là Đã ghi sổ trong khi chứng từ còn nháp không, và khoảng ngày có theo ngày hạch toán không.

Loại không xuất hiện: loại không có chứng từ trong khoảng sẽ bị ẩn. Tích Hiện cả loại chưa có chứng từ để thấy nó.

Loại hiện ở dòng (chưa xếp nhóm): loại ấy chưa có Nhóm chứng từ. Mở Loại chứng từ, sửa loại, điền nhóm.

Con số cột Tổng tiền lệch với số bạn nhẩm: kiểm xem chứng từ mua bán có tính cả thuế không, báo cáo cộng cả thuế.

09

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi đọc bảng này.

Dòng chú thích dưới bảng nói chứng từ loại có sẵn không nằm trong báo cáo này — Chứng từ loại có sẵn như phiếu chi thường không nằm trong bảng; muốn đưa vào hãy lập qua một loại tự định nghĩa.

Vì sao chứng từ phiếu chi của tôi không có trong bảng?

Bảng chỉ đếm chứng từ lập theo loại tự định nghĩa. Phiếu chi thường, dù cùng là phiếu chi, không thuộc loại nào ở đây. Muốn đưa vào, hãy lập các phiếu sau này theo một loại tự định nghĩa dựa trên phiếu chi.

Gộp hai nhóm thì báo cáo có đổi theo không?

Có, ngay khi bạn đổi tên hoặc gộp nhóm ở màn Loại chứng từ tự định nghĩa. Bảng đọc nhóm hiện tại của loại, kể cả với chứng từ cũ.

Báo cáo này có dùng để nộp cho cơ quan thuế không?

Không. Đây là bảng quản trị nội bộ. Mẫu chứng từ và sổ sách bắt buộc xem ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99 (chế độ mặc định của KetoanX); số liệu nộp thuế lấy từ tờ khai và các sổ kế toán.

In báo cáo ra giấy thế nào?

Bấm In báo cáo ở đầu trang, chọn tùy chọn in rồi in. Bộ lọc không in ra, bảng giữ nguyên.

Tổng hợp chứng từ theo nhóm loại: cách dùng trên KetoanX