Thẻ tín dụng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payments/credit-cards

Trên màn này bạn làm được: thêm, sửa, ngừng dùng hoặc xóa thẻ; ghi chi bằng thẻ gồm nhiều dòng chi phí và thuế GTGT đầu vào; thanh toán dư nợ thẻ bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt kèm lãi, phí; xem dư nợ, hạn mức và các chứng từ gần đây của thẻ.

Màn đứng sau việc khai khách hàng, nhà cung cấp (nếu theo dõi ngân hàng phát hành như một đối tượng) và tài khoản ngân hàng, đối chiếu (nơi trả nợ thẻ). Các chứng từ sinh ra mở lại được ở thu, chi, chứng từ khác.

ketoanx.com/payments/credit-cards

1. 1

   Quyền ở phân hệ quỹ: thêm để thêm thẻ, chi bằng thẻ, thanh toán; sửa để sửa thẻ; xóa để xóa thẻ. Thiếu quyền thì biểu mẫu tương ứng không hiện.

2. 2

   Tài khoản kế toán theo dõi nợ thẻ trong hệ thống tài khoản: 3388 (phải trả, phải nộp khác) hoặc 341, thường 3411 (vay). Xem hệ thống tài khoản.

3. 3

   Tài khoản ngân hàng bằng đồng để trả nợ thẻ, nếu trả bằng chuyển khoản.

4. 4

   Ngân hàng phát hành trong danh mục đối tượng, nếu muốn theo dõi chi tiết nợ theo ngân hàng.

5. 5

   Sao kê thẻ và hóa đơn của các khoản đã chi. Hóa đơn phải đứng tên công ty thì thuế đầu vào mới có cơ sở khấu trừ, xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

ketoanx.com/payments/credit-cards

Khung đầu tiên là Danh mục thẻ với các cột Mã thẻ, Ngân hàng phát hành, Số thẻ, Chủ thẻ, Theo dõi, Đối tượng, Hạn mức, Dư nợ, Còn được chi. Dư nợ tính từ các chứng từ đã gắn thẻ. Còn được chi là hạn mức trừ dư nợ, đỏ khi âm. Cuối mỗi dòng có nút Sửa và nút xóa.

Dưới danh mục là các khung: Thêm thẻ tín dụng (hoặc Sửa thẻ kèm mã thẻ khi bạn bấm Sửa), Thanh toán dư nợ thẻ, Chi bằng thẻ tín dụng và Chứng từ thẻ tín dụng gần đây. Hai khung chi và thanh toán chỉ hiện khi có ít nhất một thẻ đang dùng. Cuối trang có dòng ghi chú căn cứ hạch toán.

ketoanx.com/payments/credit-cards

Biểu mẫu chi bằng thẻ có phần đầu và lưới dòng chi.

Nút Thêm dòng thêm dòng chi; biểu tượng thùng rác xóa dòng. Dòng cuối bảng Tổng chi bằng thẻ là tổng các dòng cộng thuế. Nút cất là Cất và ghi sổ.

Biểu mẫu thanh toán dư nợ thẻ:

Nút cất là Lập chứng từ thanh toán.

ketoanx.com/payments/credit-cards

Khi thẻ là khoản vay chịu lãi

Ở Theo dõi dư nợ thẻ là chọn Khoản vay (TK 341); Tài khoản hạch toán đổi thành 3411. Cách chi và trả giống hệt. Khi sao kê có lãi, nhập lãi vào Lãi, phí thẻ (nếu có) với TK chi phí lãi, phí là 635. Lãi vay là chi phí tài chính, xem bài tài khoản 635; cách theo dõi các khoản vay ở bài tài khoản 341, 343. Một ô lãi, phí chỉ đi vào một tài khoản: kỳ sao kê có cả lãi và phí thì lập hai lần thanh toán, một lần số 0 ở Số thanh toán dư nợ chỉ lãi, rồi lần nữa chỉ phí.

Khi chi quá hạn mức

Nếu tổng dư nợ sau lần chi vượt hạn mức, phần mềm hiện câu hỏi bắt đầu bằng tên thẻ và chữ vượt hạn mức, kết thúc Vẫn cất?. Chọn đồng ý thì ghi sổ, không thì có dòng Chưa cất. Hạn mức chỉ để nhắc, không chặn: ngân hàng mới là nơi quyết định giao dịch có được duyệt hay không. Thẻ không khai hạn mức thì không kiểm.

Khi mua hàng nhập kho bằng thẻ

Đừng ghi Nợ thẳng 156 ở đây, vì kho không được cập nhật. Lập chứng từ mua hàng công nợ ở chứng từ mua hàng để nhập kho, rồi ở màn thẻ chi một dòng Nợ 331 với Nhà cung cấp (tùy chọn) là người bán. Công nợ nhà cung cấp giảm, dư nợ thẻ tăng.

Khi thanh toán sao kê bằng tiền mặt

Chọn Hình thức là Tiền mặt (phiếu chi). Ô Tài khoản ngân hàng biến mất. Nếu quỹ không đủ tiền, phần mềm hỏi lại theo cảnh báo chi quá tồn quỹ. Trả nợ thẻ là trả cho ngân hàng, không phải mua hàng từ người bán, nhưng với mọi khoản từ 5 triệu đồng bạn nên chuyển khoản để có chứng từ rõ ràng.

Khi công ty bật duyệt lệnh chi

Việc thanh toán dư nợ thẻ là chứng từ chi, nên người lập không phải chủ sở hữu hay quản trị viên sẽ nhận thông báo đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ và dư nợ thẻ chưa giảm cho đến khi duyệt, xem duyệt lệnh chi. Chi bằng thẻ không qua duyệt, vì không có tiền ra khỏi tài khoản.

Khi cần ngừng dùng hoặc xóa thẻ

Bấm biểu tượng thùng rác ở dòng thẻ. Thẻ chưa có chứng từ thì bị xóa hẳn. Thẻ đã có chứng từ chỉ chuyển sang ngừng dùng: dòng còn đó với nhãn Ngừng dùng, nhưng không chọn được ở các biểu mẫu chi và thanh toán. Muốn dùng lại thì bấm Sửa và chọn Đang dùng.

Khi chi bằng thẻ nước ngoài, ngoại tệ

Màn này chỉ ghi số tiền đồng. Nếu giao dịch ngoại tệ, lấy số đồng ngân hàng ghi trên sao kê để nhập. Cách quy đổi và chênh lệch tỷ giá xem bài tỷ giá trong kế toán.

Về pháp luật: bài kiến thức thanh toán không dùng tiền mặt nêu quy tắc chứng từ thanh toán cho khoản mua từ 5 triệu đồng (Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ 01/7/2025), nhưng chưa có đoạn riêng về thanh toán bằng thẻ. Hãy giữ sao kê thẻ cùng hóa đơn đứng tên công ty, và hỏi kế toán trưởng khi khoản lớn.

ketoanx.com/payments/credit-cards

Với ví dụ ở trên:

1. 1

   Chi bằng thẻ ngày 12/11/2026, một chứng từ nghiệp vụ khác (NK) gắn thẻ TCB-4821, ba dòng bút toán, đối tượng Techcombank nếu đã chọn: Nợ 642 1.500.000, Có 3388 1.500.000; Nợ 641 6.000.000, Có 3388 6.000.000; Nợ 1331 750.000, Có 3388 750.000 (diễn giải Thuế GTGT đầu vào chi bằng thẻ tín dụng). Dư nợ thẻ là tổng Có 3388, tức 8.250.000.

2. 2

   Thanh toán ngày 25/11/2026, một báo nợ ngân hàng gắn thẻ, hai dòng: Nợ 3388 8.250.000, Có 112 8.250.000; Nợ 642 550.000, Có 112 550.000 (diễn giải ghi lãi, phí thẻ tín dụng kèm mã thẻ). Tiền gửi giảm tổng 8.800.000.

Thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ là phiếu chi và Có 111. Thẻ loại khoản vay ghi 3411 thay cho 3388. Kiểm lại ở sổ chi tiết tài khoản 3388 (theo ngân hàng nếu đã chọn đối tượng), và đối chiếu số dư 3388 với sao kê của ngân hàng. Bản chất tài khoản 3388 ở bài tài khoản 338.

Thuế GTGT 750.000 ghi Nợ 1331 ngay, nhưng được khấu trừ trên tờ khai hay không còn tùy hóa đơn hợp lệ. Màn thẻ không kiểm hóa đơn đầu vào, bạn đối chiếu ở bảng kê hóa đơn mua vào theo bài bảng kê hóa đơn mua vào bán ra.

ketoanx.com/payments/credit-cards

Nhập bốn số cuối của số thẻ (chỉ chữ số): ô số thẻ trống hoặc có chữ cái. Gõ ít nhất bốn chữ số.

Nhập ngân hàng phát hành: ô Ngân hàng phát hành trống.

Mã thẻ đã có: câu báo gồm Mã thẻ, mã bạn nhập và đã có. Đặt mã khác.

Thẻ theo dõi là phải trả ngân hàng phải ghi vào TK 3388 hoặc tài khoản con của 3388: Tài khoản hạch toán không khớp loại thẻ. Với loại khoản vay, câu báo nói TK 341 (3411).

Thẻ đã có chứng từ nên không đổi được tài khoản hạch toán: dư nợ cũ nằm ở tài khoản cũ nên không đổi. Muốn đổi, lập thẻ mới và ngừng dùng thẻ cũ.

Nhập ít nhất một dòng chi hoặc Nhập số tiền lớn hơn 0 cho ít nhất một dòng: lưới chi chưa có dòng nào có cả tài khoản và số tiền.

Dòng chi không được ghi Nợ chính tài khoản của thẻ: bạn gõ 3388 hoặc 341 vào TK Nợ. Chọn tài khoản chi phí hoặc 331.

Số thanh toán vượt dư nợ thẻ: câu đầy đủ kèm mã thẻ và số dư nợ còn lại. Giảm số, hoặc bấm Trả hết. Khoản trả dư ra khỏi dư nợ, ví dụ trả trước sao kê chưa phát sinh, chưa có chỗ ghi ở màn này.

Nhập số tiền thanh toán: cả số trả nợ và lãi, phí đều bằng 0.

Chọn tài khoản ngân hàng VND: bạn chọn tài khoản ngoại tệ để trả nợ thẻ. Chọn tài khoản bằng đồng.