Tài khoản 635 chi phí tài chính theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Hai loại ít người nghĩ tới. Với trái phiếu chuyển đổi, lãi mỗi kỳ bằng phần nợ gốc đầu kỳ nhân với lãi suất của loại trái phiếu giống nó mà không cho đổi ra cổ phiếu. Cổ tức của cổ phiếu ưu đãi được phân loại là nợ phải trả cũng là chi phí tài chính, vì bản chất nó là lãi vay.

Tài khoản này phải theo dõi riêng từng nội dung chi phí. Bảy loại chi phí không được ghi vào 635: chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý, kinh doanh bất động sản, đầu tư xây dựng cơ bản, khoản chi lấy từ nguồn kinh phí khác, và chi phí khác (xem bài tài khoản 811 chi phí khác). Lãi vay đáp ứng điều kiện vốn hóa thì cộng vào giá trị tài sản đang dở dang, không vào 635, xem bài chi phí lãi vay được vốn hóa.

Ví dụ số: công ty vay ngân hàng 800.000.000 đồng, lãi suất 9% một năm, trả lãi mỗi quý. Lãi mỗi tháng là 800.000.000 x 9% / 12 = 6.000.000 đồng. Cuối tháng đầu và tháng thứ hai trích trước: Nợ 635 6.000.000, Có 335 6.000.000. Đến ngày trả lãi quý 18.000.000 đồng, dùng số đã trích trước 12.000.000 đồng và ghi nốt tháng thứ ba: Nợ 335 12.000.000, Nợ 635 6.000.000, Có 112 18.000.000.

Chiết khấu thanh toán: công ty bán hàng 100.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 10.000.000 đồng, khách nợ 110.000.000 đồng. Hợp đồng cho chiết khấu 2% trên giá chưa thuế nếu khách trả trước hạn, và khách trả sớm nên chuyển khoản 108.000.000 đồng. Ghi Nợ 112 108.000.000, Nợ 635 2.000.000, Có 131 110.000.000. Về phía người mua, khoản này là doanh thu tài chính, xem bài tài khoản 515 doanh thu hoạt động tài chính.

Lỗ tỷ giá: cuối kỳ, công ty còn nợ người bán 10.000 USD, ghi sổ theo tỷ giá 25.000 đồng, tức 250.000.000 đồng. Tỷ giá đánh giá lại là 25.300 đồng, nợ lên 253.000.000 đồng, lỗ 3.000.000 đồng. Ghi Nợ 635 3.000.000, Có 331 3.000.000.

Thông tư 133 đã gom các nhóm nội dung chính của 635 như lãi vay, chiết khấu thanh toán, lỗ đầu tư, lỗ tỷ giá, dự phòng đầu tư. Thông tư 99 bổ sung nhiều tình huống và bút toán cụ thể mà Thông tư 133 để ngoài điều về 635: chi phí phát hành trái phiếu và chi phí vay phân bổ dần, lãi trái phiếu chuyển đổi, cổ tức cổ phiếu ưu đãi nợ phải trả (Có 332), chênh lệch khi mua lại trước hạn trái phiếu, và phân bổ chênh lệch trái phiếu Chính phủ bán lại.

Danh mục đầy đủ và cách chuyển sổ nằm ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/loans

Các bước

1. 1

   Khai khoản vay 800.000.000 đồng: vào Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ, ở khung Thêm khế ước vay nhập Số khế ước, Bên cho vay, Ngày giải ngân, Số tiền vay (đồng) 800.000.000, Lãi suất năm % 9, Kỳ hạn (tháng). Kỳ trả chọn Hằng quý; Phương thức trả gốc chọn Gốc trả một lần cuối kỳ, lãi trả định kỳ nếu chỉ trả lãi theo quý như ví dụ; Cơ sở tính lãi để Lãi năm chia 12 tháng để mỗi tháng đúng 6.000.000 đồng. TK nợ gốc mặc định 3411, TK chi phí lãi mặc định 635; khoản vay đủ điều kiện vốn hóa thì đổi ô này sang tài khoản tài sản dở dang trước khi trích. Bấm Thêm khế ước.

2. 2

   Ghi tiền về: mở khế ước vừa lưu, ở tab Giải ngân chọn Ngày chứng từ, Hình thức Tiền gửi ngân hàng, Tài khoản ngân hàng, gõ Số tiền giải ngân 800.000.000 rồi bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Cuối tháng thứ nhất và thứ hai: vào Quỹ, ngân hàng→, Trích trước lãi vay, ô Ngày trích chọn ngày cuối tháng rồi bấm Tính lại. Bảng Lãi vay đến hết ngày … cho khế ước này cột TK chi phí lãi 635, Lãi phát sinh và Trích kỳ này 6.000.000. Bấm nút Trích trước 6.000.000 đồng và xác nhận; mỗi khế ước một chứng từ.

4. 4

   Ngày trả lãi quý: mở lại khế ước, chọn tab Trả nợ theo kỳ, gõ Trả lãi 18.000.000, Trả gốc để 0. Ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335) để trống, vì 12.000.000 đã trích ở bước 3 được trừ tự động; chỉ gõ vào ô này khi bạn tự lập chứng từ Nợ 635, Có 335 ở màn chứng từ (khoản vay ngoại tệ là trường hợp hay gặp). Bấm Cất và ghi sổ.

5. 5

   Khách trả sớm được chiết khấu 2%: vào Bán hàng→, Thu tiền khách hàng, bấm Thu tiền ở dòng của khách, Hình thức chọn Chuyển khoản (báo có). Ở dòng chứng từ bán 110.000.000, gõ Số thu lần này 108.000.000 và Chiết khấu thanh toán 2.000.000 (tổng hai ô không được vượt cột Còn nợ), rồi bấm Cất và ghi sổ phiếu thu.

6. 6

   Lỗ tỷ giá của khoản nợ 10.000 USD: vào Quỹ, ngân hàng→, Ngoại tệ, ô Cách đánh giá lại chọn Theo đối tượng, ghi thẳng 515 hoặc 635 (TT99), gõ 25.300 vào Tỷ giá bán của USD (nợ phải trả đánh giá theo tỷ giá bán), bấm Xem trước rồi Ghi sổ đánh giá lại. Dư nợ vay ngoại tệ thì đánh giá ở Quỹ, ngân hàng→, Đánh giá lại vay ngoại tệ: chọn Ngày đánh giá, Cách ghi chênh lệch là Ghi thẳng 515 (lãi) hoặc 635 (lỗ), gõ tỷ giá, bấm Tính lại bảng rồi nút Ghi sổ đánh giá lại … khế ước.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ trích trước mỗi tháng ghi Nợ 635, Có 335 6.000.000. Chứng từ trả lãi quý (loại Chứng từ vay) ghi Nợ 335 12.000.000 với diễn giải Trả lãi vay đã trích trước, Nợ 635 6.000.000, Có 1121 18.000.000. Nếu số đã trích lớn hơn lãi thực trả, phần mềm thêm dòng hoàn nhập Nợ 335, Có 635 (Hoàn nhập lãi vay đã trích trước lớn hơn số lãi thực trả). Phiếu thu ở bước 5 ghi Nợ 1121 108.000.000, Nợ 635 2.000.000, Có 131 110.000.000 và đối trừ vào chứng từ bán. Bước 6 ghi Nợ 635, Có 331 3.000.000 gắn nhà cung cấp; khế ước vay ngoại tệ lỗ thì Nợ 635, Có tài khoản vay. Chọn cách qua 413 (sổ Thông tư 133, 200) thì chênh lệch vào 413 trước rồi mới kết chuyển số thuần sang 635 hoặc 515.

Công ty bật duyệt lệnh chi thì chứng từ trả lãi chờ duyệt, dư nợ và chi phí lãi chỉ tính khi đã ghi sổ; câu báo của màn nói rõ chứng từ đang chờ duyệt hay đã ghi sổ. Ở màn trích trước, khoản vay ngoại tệ hiện trong khung Khoản vay ngoại tệ chưa được trích trước tự động, và nếu sổ có chứng từ lập tay Nợ chi phí lãi, Có 335 không gắn khế ước, màn cảnh báo để bạn đừng trích lại lần nữa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 635 vào ô Tài khoản (công ty tự mở tài khoản con theo từng nội dung thì gõ 635 vẫn thấy cả các con), chọn khoảng ngày rồi bấm Xem báo cáo; cột TK đối ứng tách lãi trích trước (335), lãi trả thẳng (112), chiết khấu (131) và tỷ giá (331, 3411). Xem cùng 335 để chắc phần trích trước đã về 0 sau kỳ trả. Quỹ, ngân hàng→, Tổng hợp tình hình vay có cột Trả lãi của từng khế ước trong kỳ. Từng ô của khế ước có ở hướng dẫn màn Vay và lịch trả nợ.

Các khoản 635 không có màn riêng, như lỗ bán khoản đầu tư hay phân bổ chi phí đi vay từ 3411, bạn lập ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác với 635 là TK Nợ. Dự phòng đầu tư (2291, 2292) lập ở Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng bằng cách nhập từng khoản và số dự phòng phải có, chi phí tự vào 635. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này dành cho doanh nghiệp. Cách chọn sổ Thông tư 99 có ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.