Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99: bảng tra đủ cấp 1, cấp 2 và các tài khoản bỏ, thêm, đổi

Tài khoản đầu 1: tài sản

Nhóm này có 19 tài khoản cấp 1. Thay đổi nằm ở tên của 112, 155, 158, tài khoản mới 1383, và 161 đã bị bỏ.

Tài khoản đầu 2: tài sản (tiếp)

Nhóm này có 14 tài khoản cấp 1 và thay đổi nhiều nhất: thêm cả cụm 215 tài sản sinh học, thêm 2295 và 2414, đổi tên 2413, 242, 244.

Tài khoản 215122 là khấu hao lũy kế nên có số dư bên Có, dù tài khoản cha 21512 dư Nợ. Nếu bạn dựng danh mục trên Excel hay một phần mềm tự tính tính chất số dư theo tài khoản cha, hãy chỉnh riêng dòng này.

Tài khoản đầu 3: nợ phải trả

Nhóm này có 16 tài khoản cấp 1. Mới có 332 và 3525; bảo hiểm thất nghiệp vẫn ở 3386 như Thông tư 200.

Tài khoản đầu 4: vốn chủ sở hữu

Nhóm này có 7 tài khoản cấp 1, không có tài khoản cấp 1 mới; 417, 441, 461, 466 của Thông tư 200 đã bị bỏ, 4112, 419, 4211 đổi tên.

Danh mục của thông tư có 41111 Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết và 41112 Cổ phiếu ưu đãi dưới 4111. Bảng trên không ghi hai dòng này: công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân không dùng tới, còn công ty cổ phần cần tách thì mở thêm, và khi đó 4111 thành tài khoản tổng hợp.

Tài khoản đầu 5: doanh thu

Nhóm này còn 3 tài khoản cấp 1 và không còn tài khoản cấp 2 nào: 5111 đến 5118 của 511 và 5211 đến 5213 của 521 không còn trong danh mục chuẩn.

Tài khoản đầu 6: chi phí sản xuất, kinh doanh

Nhóm này có 8 tài khoản cấp 1. 611 và 631 không còn; 627 có thêm 6275; 6415 giữ số hiệu nhưng đổi nội dung.

Tài khoản đầu 7, 8, 9: thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả

Ba nhóm cuối có 4 tài khoản cấp 1. Thay đổi duy nhất là 8211 có thêm hai tài khoản cấp 3.

82112 làm nhiều kế toán công ty nhỏ hoang mang. Thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung theo quy định thuế tối thiểu toàn cầu chỉ áp vào đơn vị thuộc tập đoàn đa quốc gia có doanh thu hợp nhất từ 750 triệu euro trở lên trong ít nhất 2 của 4 năm liền trước; công ty TNHH vài chục người thì không bao giờ phát sinh, cứ để trống 82112 và hạch toán chi phí thuế TNDN hiện hành vào 82111.

Với 332, một công ty cổ phần nghị quyết chia 300 triệu cổ tức năm 2026 thì ghi Nợ 421, Có 332 thay vì Có 3388 như trước; khi trả thì Nợ 332, Có 112. Số cổ tức còn treo ở 3388 từ năm 2025 cần được tách sang 332 khi bắt đầu áp dụng.

2413 trước gọi là sửa chữa lớn TSCĐ, gồm cả nâng cấp, cải tạo. Nay 2413 chỉ là sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, còn nâng cấp, cải tạo tách sang 2414. Phần chi phí nâng cấp, cải tạo chưa hoàn thành đang nằm ở 2413 được chuyển sang 2414.

Các tài khoản còn lại chủ yếu đổi tên:

Tên 242 mới khiến nhiều người hỏi cách dùng có đổi không. Với các khoản quen thuộc như công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều kỳ hay tiền thuê nhà trả trước nhiều tháng, bạn vẫn ghi vào 242 rồi phân bổ dần như trước. Tên 112 cũng vậy: tiền gửi có kỳ hạn vốn đã nằm ở 1281, nên 112 đổi tên chỉ để nói rõ nó là tiền gửi không kỳ hạn.

Cách làm an toàn là giữ số hiệu cấp 1 làm gốc và đánh số chi tiết nối tiếp. Lấy ví dụ một công ty thương mại nhỏ có tài khoản ở hai ngân hàng, vừa bán hàng vừa làm dịch vụ lắp đặt:

Giữ đúng số hiệu chi tiết mà Thông tư 200 từng dùng (5111, 5113, 5211) có cái lợi là người quen chế độ cũ nhìn vào hiểu ngay. Ngược lại, nếu 1121, 1122 xưa nay mang nghĩa tiền Việt Nam và ngoại tệ trong công ty bạn, đặt chúng thành tên ngân hàng sẽ gây nhầm; khi đó dùng năm chữ số, ví dụ 11211, 11212.

Hai lỗi hay gặp khi tự mở chi tiết. Thứ nhất là mở tài khoản con cho một tài khoản đã có số dư hoặc phát sinh: số liệu cũ nằm ở tài khoản tổng hợp, số liệu mới nằm ở tài khoản con, sổ chi tiết không cộng khớp. Thứ hai là sau khi đã có tài khoản con vẫn hạch toán vào tài khoản cha. Mở chi tiết trước khi nhập số dư đầu năm 2026 là cách tránh cả hai.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa không bắt buộc chuyển sang Thông tư 99; họ được chọn áp dụng nếu thấy phù hợp, và đã chọn thì phải áp dụng nhất quán ít nhất trọn một năm tài chính. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển, chỗ cần xem kỹ là các số hiệu trùng nhau mà khác nghĩa giữa hai danh mục:

Dòng 642 làm khác nhiều nhất. Ở Thông tư 133, 6421 là toàn bộ chi phí bán hàng; ở Thông tư 99, 6421 là chi phí nhân viên quản lý. Chuyển mà giữ nguyên số hiệu thì chi phí bán hàng cũ nằm vào chi phí nhân viên quản lý. Bảo hiểm thất nghiệp cũng hay bị nhầm: 3385 ở Thông tư 133, 3386 ở Thông tư 99 và Thông tư 200.

Thông tư 99 còn có những tài khoản Thông tư 133 không có: 113, 221, 222, 243, 343, 344, 347, 521, 641 cùng các tài khoản con theo yếu tố của 623, 627, 641, 642. Ngược lại, 611 và 631 của Thông tư 133 không có ở Thông tư 99.

1. 1

   Lấy danh mục chuẩn ở bảng trên làm khung, đủ 71 tài khoản cấp 1 và các tài khoản cấp 2, cấp 3 kèm theo.

2. 2

   Gỡ các tài khoản bị bỏ (611, 631, 161, 417, 441, 461, 466, 3524) và kiểm xem cuối năm 2025 tài khoản nào trong số đó còn số dư.

3. 3

   Sửa tên theo bảng đổi tên, nhất là 6415, 2413, 242.

4. 4

   Mở tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản lý: ngân hàng, doanh thu, giảm trừ doanh thu, tài sản cố định, phải trả người lao động.

5. 5

   Mở các tài khoản mới công ty thực sự dùng: 332 nếu là công ty cổ phần có chia cổ tức, 215 nếu có chăn nuôi, trồng trọt, 2414 nếu đang cải tạo tài sản.

6. 6

   Gắn lại tài khoản ngầm định cho từng loại chứng từ, mặt hàng, tài sản, nhân viên, để chứng từ tạo tự động không ghi vào mã cũ.

7. 7

   Nhập số dư đầu năm 2026 theo mã mới: 441, 466 vào 4118, cổ tức chưa trả từ 3388 sang 332, nâng cấp dở dang từ 2413 sang 2414. Tổng dư Nợ phải bằng tổng dư Có.

Với một công ty thương mại nhỏ, bước 2 thường không có gì, bước 4 là phần mất thời gian nhất, còn bước 6 hay bị quên nhất.

ketoanx.com/accounts

Các bước

1. 1

   Trong ứng dụng, màn Hệ thống tài khoản mở từ menu Hệ thống→, Hệ thống tài khoản. Dòng mô tả dưới tiêu đề ghi chế độ đang dùng và số tài khoản, ví dụ Thông tư 99/2025 · 182 tài khoản. Ô Tìm tài khoản nhận số hiệu hoặc một phần tên, bấm Tìm; gõ 112 sẽ thấy 112 Tiền gửi không kỳ hạn chưa có tài khoản con.

2. 2

   Bấm Thêm tài khoản chi tiết. Ô Số hiệu mới (ví dụ 11211) nhập 1121, ô Tên tài khoản nhập Ngân hàng A, bấm Thêm; lặp lại với 1122 Ngân hàng B. Cả hai ô bắt buộc, số hiệu phải có 4 đến 6 chữ số và bắt đầu bằng một tài khoản đã có. Tài khoản con lấy loại, tính chất số dư và cờ theo dõi đối tượng của tài khoản cha.

3. 3

   Làm tương tự cho doanh thu và giảm trừ: 5111 Doanh thu bán hàng hóa, 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ dưới 511; 5211 Chiết khấu thương mại, 5212 Hàng bán bị trả lại dưới 521; 2112, 2113 dưới 211 nếu muốn theo dõi tài sản cố định theo nhóm. Công ty cổ phần cần tách vốn góp thì thêm 41111, 41112 dưới 4111 trước khi ghi nghiệp vụ góp vốn.

4. 4

   Sửa tên hoặc bật theo dõi theo đối tượng: bấm biểu tượng bút ở cuối dòng, sửa ô Tên tài khoản …, đánh dấu Theo dõi đối tượng rồi bấm Lưu. Dòng bật cờ này hiện nhãn Theo đối tượng ở cột Đối tượng.

5. 5

   Tài khoản không dùng nữa thì bấm Ngừng dùng ở cuối dòng: dòng mờ đi, không chọn được khi lập chứng từ mới, số liệu cũ giữ nguyên; bấm Dùng lại để mở lại.

6. 6

   Bấm Tài khoản ngầm định trên đầu trang để đặt cặp tài khoản Nợ, Có điền sẵn cho từng loại chứng từ, sao cho chứng từ lập sau này ghi vào 1121 hay 5111 chứ không vào 112, 511. Xong thì nhập số dư đầu năm 2026 vào các tài khoản chi tiết vừa mở.

Phần mềm tự ghi gì

Thêm, sửa, ngừng dùng tài khoản không sinh bút toán. Tài khoản tổng hợp như 112 hay 511 tự cộng dồn số của tài khoản con nên sổ cái và báo cáo vẫn ra đúng chỉ tiêu. Danh mục theo Thông tư 133 khác số hiệu ở chính những chỗ bảng trên đã nêu, ví dụ bảo hiểm thất nghiệp là 3385 thay vì 3386.

Câu báo hay gặp: Tài khoản 112 đã có số liệu, không thể tách thêm tài khoản con khi tài khoản cha đã có số dư đầu kỳ hoặc dòng chứng từ, chính là lỗi thứ nhất ở phần tự mở chi tiết; Tài khoản cha không tồn tại: số hiệu phải bắt đầu bằng một tài khoản đã có (ví dụ 1111 bắt đầu bằng 111); Số hiệu đã tồn tại; Số hiệu tài khoản chi tiết gồm 4 đến 6 chữ số. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được thêm và sửa tài khoản.

Kiểm lại và giới hạn

Tìm lại 112 và 511 ở ô Tìm tài khoản để thấy tài khoản con thụt vào dưới tài khoản cha; bấm In danh sách để lưu bản danh mục làm phụ lục cho quy chế hạch toán kế toán. Hướng dẫn đầy đủ của màn có ở hướng dẫn màn Hệ thống tài khoản.

Tài khoản cha đã có số liệu thì không mở thêm tài khoản con được, nên thứ tự mở chi tiết trước, nhập số dư sau là bắt buộc trên KetoanX. Khi cần dời toàn bộ số dư đầu kỳ và phát sinh từ một tài khoản chi tiết sang tài khoản chi tiết khác (tách, gộp, hay hạch toán nhầm từ đầu), dùng nút Chuyển tài khoản hạch toán: chọn Tài khoản nguồn (chuyển đi), Tài khoản đích (nhận về), bấm Xem trước rồi Chuyển tài khoản hạch toán; mã được đổi trên mọi dòng chứng từ, số dư đầu kỳ và danh mục tham chiếu, tổng phát sinh của sổ không đổi. Danh mục gieo sẵn không có tài khoản ngoài bảng. Công ty đang có sổ theo Thông tư 200 hoặc 133 thì không cần dựng lại danh mục bằng tay; màn Chuyển chế độ kế toán đổi mã trên toàn bộ dữ liệu, cách làm nằm ở trang chuyển số dư nói ở trên.

1. 1

   Thông tư 200 và Thông tư 133 dùng 3524, nên số dư 3524 cũ chuyển sang 3525.

1. 1

   Con số 3385 chỉ đúng với Thông tư 133; ở Thông tư 99, 3385 không còn, còn 3386 giữ nghĩa bảo hiểm thất nghiệp như ở Thông tư 200.