Thông tư 99 không còn tài khoản 611 và 631: kiểm kê định kỳ xử lý thế nào

Cách xác định hàng xuất kho thì vẫn còn hai lựa chọn trong nguyên tắc hàng tồn kho của Thông tư 99. Một là theo dõi nhập, xuất, tồn liên tục từng lần phát sinh, nên số tồn trên sổ có ở mọi thời điểm. Hai là tính xuất kho từ số tồn cuối kỳ: kiểm kê để biết số lượng, giá trị tồn thực tế, rồi lấy tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ trừ tồn cuối kỳ ra hàng đã xuất. Doanh nghiệp chọn cách hợp với tính chất hàng và yêu cầu quản lý rồi dùng nhất quán giữa các kỳ, đổi thì xử lý như thay đổi chính sách kế toán.

Một điều cần nói thẳng: các đoạn văn bản đã đối chiếu không có bút toán hay tài khoản trung gian cho cách thứ hai khi 611 và 631 đã bị bỏ, cũng không có hướng dẫn chuyển số dư 611, 631 sang tài khoản khác. Vì vậy phần "chuyển sổ" bên dưới là cách làm hợp lý rút từ kết cấu các tài khoản còn lại, bạn nên ghi nó vào chính sách kế toán của công ty và hỏi lại cơ quan thuế hoặc đơn vị kiểm toán khi cần.

Theo Thông tư 133, khi dùng kiểm kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng ở đầu kỳ (nhận số kết chuyển) và cuối kỳ (phản ánh tồn thực tế), mọi nhập xuất trong kỳ đi qua 611.

Theo kết cấu đó, các bút toán trong một kỳ gồm: đầu kỳ chuyển tồn kho cũ sang 611 (Nợ 611, Có 152, 153, 156), mua hàng ghi Nợ 611 đối ứng 111, 112, 331, cuối kỳ nhập số tồn kiểm kê vào lại tài khoản hàng tồn kho (Nợ 152, 153, 156, Có 611), và giá trị xuất kết chuyển vào chi phí hoặc giá vốn (Nợ 632 hoặc 621, Có 611). Hàng mua trả lại hoặc được giảm giá ghi Có 611.

Chỉ bốn nhóm chi phí được vào 631: vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công (với đơn vị xây lắp) và sản xuất chung. Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, tài chính và chi phí khác không vào đây.

Ví dụ về 631: chi phí dở dang đầu kỳ 50.000.000 đồng, chi phí sản xuất phát sinh 600.000.000 đồng, kiểm kê dở dang cuối kỳ 70.000.000 đồng. Ghi Nợ 631 50.000.000, Có 154 50.000.000; chi phí phát sinh Nợ 631 600.000.000, Có 621, 622, 627 (và các tài khoản tương ứng). Cuối kỳ Nợ 154 70.000.000, Có 631 70.000.000, và giá thành 50.000.000 + 600.000.000 − 70.000.000 = 580.000.000 đồng kết chuyển Nợ 632 580.000.000, Có 631 580.000.000.

1. 1

   Chốt kiểm kê tại ngày kết thúc năm tài chính cũ, lập biên bản ghi số lượng và giá trị từng thứ tồn kho, sản phẩm dở dang.

2. 2

   Kiểm tra cuối kỳ 611, 631 đã bằng 0. Còn số dư thì tìm bút toán kết chuyển bị thiếu, không đẩy số dư sang năm sau.

3. 3

   Số dư đầu kỳ mới: tồn nguyên liệu, vật liệu ở 152, công cụ, dụng cụ ở 153, thành phẩm ở 155, hàng hóa ở 156, dở dang ở tài khoản 154 chi phí sản xuất dở dang, đúng bằng kết quả kiểm kê.

4. 4

   Từ năm tài chính 2026, mua hàng ghi thẳng vào tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Nếu vẫn muốn tính xuất kho theo tồn cuối kỳ như mục 13 nguyên tắc hàng tồn kho cho phép, bạn điều chỉnh cuối kỳ giữa tồn kho theo sổ và tồn kiểm kê, đẩy phần xuất vào tài khoản 632 giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất. Đây là cách làm hợp lý, văn bản Thông tư 99 không hướng dẫn riêng.

Nguyên tắc chung về giá gốc, dự phòng và các cách tính giá xuất ở bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99, cách đưa số dư sang sổ mới ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/accounts/transfer

Các bước

1. 1

   Kiểm kê tồn thực tế: mở Kho → Kiểm kê kho, ô Ngày kiểm kê là ngày kết thúc năm, Kho kiểm kê và Nhóm hàng chọn phạm vi, Mặt hàng đưa vào chọn Chỉ hàng còn tồn theo sổ hoặc Mọi mặt hàng đang dùng, Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381) hay Ghi thẳng (giá vốn, 711), bấm Lập biên bản kiểm kê rồi nhập số đếm vào biên bản.

2. 2

   Nếu sau chốt sổ mà 611 hoặc 631 vẫn còn số liệu (ví dụ ghi nhầm vào năm mới), chuyển sang tài khoản mới: mở Hệ thống → Hệ thống tài khoản, bấm Chuyển tài khoản hạch toán (hoặc mở Hệ thống → Chuyển tài khoản hạch toán). Ô Tài khoản nguồn (chuyển đi) nhập 611, ô Tài khoản đích (nhận về) nhập 156 (hoặc 152), để đánh dấu Ngừng dùng tài khoản nguồn sau khi chuyển, bấm Xem trước để xem số dòng và số dư sẽ đổi, rồi bấm Chuyển tài khoản hạch toán. Với 631 làm tương tự, tài khoản đích gợi ý 154. Đừng dùng cách này để gộp cả lịch sử kiểm kê định kỳ của các năm đã đóng: nó đổi mã tài khoản trên mọi dòng, kể cả kỳ đã khóa sổ, nên với kỳ khóa chỉ chủ sở hữu mới xác nhận được.

3. 3

   Khi chuyển cả chế độ: mở Hệ thống → Chuyển chế độ kế toán, xem Bảng ghép tài khoản. Tài khoản 611 chưa có gợi ý tài khoản mới nên bạn phải tự chọn; 6111 và 6112 của Thông tư 200 gợi ý 152 và 156, còn 631 gợi ý 154, các gợi ý đó gắn nhãn cần xem lại. Sửa ô Tài khoản mới của … nếu cần, bấm Lưu nháp và xem trước lại, kiểm các mục Cần xử lý trước khi chuyển.

4. 4

   Khi mọi cảnh báo đã xử lý: nhập Ngày bắt đầu áp dụng (ngày đầu năm tài chính), gõ từ xác nhận, đánh dấu đã đọc cảnh báo, bấm Chuyển chế độ kế toán. Thao tác này đổi mã tài khoản toàn bộ sổ trong một lần và không tự hoàn lại, nên xuất sao lưu trước.

Phần mềm tự ghi gì

Chuyển tài khoản hạch toán dời toàn bộ số dư đầu kỳ và phát sinh từ tài khoản nguồn sang tài khoản đích bằng cách đổi mã tài khoản trên chứng từ, không sinh bút toán mới. Chuyển chế độ đổi mã theo bảng ghép bạn duyệt và giữ nguyên tổng Nợ, tổng Có.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi chuyển, xem Báo cáo → Sổ chi tiết cho 611, 631 phải về 0 và các tài khoản 152, 156, 154 đủ tồn đầu kỳ. Giới hạn: bảng ghép của KetoanX không có tài khoản đích cho 611 vì văn bản không nêu, còn 6111, 6112, 631 chỉ là gợi ý, bạn tự quyết. KetoanX không tự kết chuyển 611, 631 cuối kỳ như kiểm kê định kỳ. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng chuyển tài khoản hạch toán.