Tài khoản 632 giá vốn hàng bán theo Thông tư 99: kết cấu và bút toán

Có sáu khoản không qua tài khoản chi phí nào khác mà tính thẳng vào giá vốn.

Một là dự phòng giảm giá hàng tồn kho: giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc bao nhiêu thì lập bấy nhiêu. Hợp đồng bán đã ký nhưng chưa giao hàng cũng được tính dự phòng nếu chắc chắn khách sẽ không hủy. Hai là dự phòng cho hợp đồng có rủi ro lớn gắn với việc bán hàng tồn kho. Ba là phần hàng tồn kho hao hụt, mất mát, sau khi trừ tiền cá nhân gây ra phải bồi thường. Bốn là nguyên vật liệu trực tiếp tiêu hao quá định mức, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cố định không đưa được vào giá thành, tính ngay vào giá vốn cả khi sản phẩm chưa bán. Năm là thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá hàng mua, nay được hoàn khi xuất bán: khoản hoàn này ghi giảm giá vốn. Sáu là chi phí chưa được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: chúng vẫn nằm nguyên trong giá vốn nếu có đủ hóa đơn, chứng từ và hạch toán đúng chế độ, bạn chỉ điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế lúc quyết toán, không sửa sổ kế toán.

Thông tư cho doanh nghiệp tự mở chi tiết giá vốn theo hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, bất động sản đầu tư.

Ví dụ số: công ty bán 200 sản phẩm, giá xuất kho bình quân 85.000 đồng, giá vốn 17.000.000 đồng, ghi Nợ 632, Có 155. Khách trả lại 20 sản phẩm, công ty nhập lại kho theo giá vốn cũ 1.700.000 đồng: Nợ 155, Có 632. Giá vốn thuần của kỳ còn 15.300.000 đồng; quy trình từ bán đến giá vốn trọn vẹn nằm ở bài hạch toán bán hàng, doanh thu, giá vốn. Cùng lúc, doanh thu của sản phẩm ghi theo bài tài khoản 511 doanh thu, và cách tính giá xuất kho ở bài phương pháp tính giá xuất kho.

Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ: công suất bình thường 1.000 sản phẩm một kỳ, thực tế làm 800, chi phí sản xuất chung cố định phát sinh 50.000.000 đồng. Chỉ 800 phần 1.000 của khoản này, tức 40.000.000 đồng, tính vào giá thành sản phẩm. Phần còn lại 10.000.000 đồng ghi thẳng vào giá vốn: Nợ 632, Có 627.

Số dư 632 cuối năm bằng không nên không có gì phải chuyển. Việc cần làm khi mở sổ 2026 là rà mẫu định khoản có dùng 611, 631 hoặc 6415 theo nghĩa cũ, theo bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/sales

Các bước

1. 1

   Kiểm danh mục trước: ở Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho, mở thành phẩm của ví dụ, xem ba ô TK kho (155 cho thành phẩm; mặt hàng mới để trống ô này thì phần mềm lấy theo tính chất, thành phẩm là 155), TK doanh thu và TK giá vốn (mặc định 632). Chứng từ bán đọc ba ô này, nên ghi sai ở đây thì mọi lần bán đều sai.

2. 2

   Bán 200 sản phẩm: vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng, chọn khách và ô Thu tiền, rồi ở lưới chọn Mặt hàng, gõ Số lượng 200, Đơn giá là giá bán và chọn Kho xuất. Không có ô nào để gõ giá vốn: lúc cất, phần mềm tạm tính theo giá xuất tại ngày bán. Bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Cuối tháng vào Kho→, Tính giá xuất kho. Khung Phương pháp tính giá xuất cho thấy cách công ty đang dùng (Bình quân cuối kỳ là mặc định; còn có Bình quân tức thời (sau mỗi lần nhập), Nhập trước, xuất trước, Đích danh theo lô, serial). Ở khung Tính lại theo tháng, chọn Kỳ rồi bấm Tính lại giá xuất kho; với đơn giá bình quân 85.000 đồng, dòng giá vốn của chứng từ bán được ghi lại thành 17.000.000. Có nhiều tháng thì chạy lần lượt từ tháng cũ đến tháng mới.

4. 4

   Khách trả lại 20 sản phẩm: ở Bán hàng→, Chứng từ bán hàng bấm Hàng bán bị trả lại, ô Chứng từ gốc chọn chứng từ bán ở bước 2, sửa Số lượng về 20 rồi bấm Cất và ghi sổ. Giá vốn nhập lại lấy đúng giá của lần bán, nên bạn không gõ 1.700.000.

5. 5

   Dự phòng giảm giá: vào Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng, bấm nút 2294 · giảm giá hàng tồn kho, ô Ngày lập (cuối kỳ) chọn 31/12/2026 rồi bấm Xem. Bảng liệt kê mọi mặt hàng còn tồn với Số lượng tồn và Giá gốc; ở cột Giá trị thuần 1 đơn vị gõ giá bán ước tính trừ chi phí ước tính để bán của những mặt hàng bị giảm giá. Mặt hàng để Chưa nhập thì không trích. Khi cột Phải trích cộng 12.000.000, ba ô cuối bảng hiện Số dự phòng phải có 12.000.000, Số dư dự phòng đang có 8.000.000 và Trích thêm 4.000.000. Bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập.

6. 6

   Hàng mất 3.000.000 đồng phát hiện khi kiểm kê: ở Kho→, Kiểm kê kho, ô Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381), lập biên bản và chứng từ xử lý chênh lệch; khi có quyết định, ở khung Hàng thiếu chờ xử lý (1381) chia hai dòng 632 là 2.000.000 và 334 (hoặc 1388) là 1.000.000 cho thủ kho, rồi bấm Lập chứng từ xử lý. Chọn Ghi thẳng (giá vốn, 711) thì toàn bộ phần thiếu vào 632 ngay, không còn bước trừ bồi thường.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ bán ở bước 2 ghi hai cụm: doanh thu (Nợ 131 hoặc tiền, Có 511, Có 33311) và giá vốn Nợ 632, Có 155. Lệnh tính lại ở bước 3 không lập bút toán mới mà sửa số tiền trên dòng giá vốn đã có, rồi ghi nhận lần chạy bằng một chứng từ loại Tính lại giá xuất kho không có dòng hạch toán; câu báo có dạng Đã tính lại giá xuất kho tháng …: cập nhật … chứng từ (…), … mặt hàng. Chứng từ trả lại ở bước 4 ghi Nợ 155, Có 632 1.700.000 cùng phần giảm doanh thu. Chứng từ dự phòng ở bước 5 (loại Trích lập, hoàn nhập dự phòng) ghi Nợ 632, Có 2294 4.000.000; năm sau số phải có chỉ 5.000.000 thì cùng màn ra Hoàn nhập 7.000.000 và ghi Nợ 2294, Có 632. Mỗi loại dự phòng tại một ngày chỉ có một chứng từ, lập lại thì chứng từ mới thay chứng từ cũ. Bước 6 ghi Nợ 1381, Có 156 lúc kiểm kê, rồi Nợ 632, Nợ 334, Có 1381 lúc xử lý.

Hai câu báo hay gặp: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải có …, bằng số dư đang có: không cần lập chứng từ khi bảng không có chênh lệch, và Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày lập nằm trong kỳ đã khóa. Ở màn tính giá, tháng có ngày đã khóa sổ thì không tính lại được.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 632 vào ô Tài khoản (công ty mở tài khoản con cho giá vốn hàng hóa, thành phẩm, bất động sản đầu tư thì gõ 632 vẫn thấy đủ các con), chọn khoảng ngày và bấm Xem báo cáo: cột TK đối ứng cho biết dòng nào từ bán hàng (155, 156), dòng nào từ dự phòng (2294) hay hao hụt (1381). Sau bước Kết chuyển lãi lỗ sang 911, 4212 ở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ, số dư cuối kỳ về 0. Từng ô của màn tính giá có ở hướng dẫn màn Tính giá xuất kho.

Phần mềm không tự biết một khoản chi phí sản xuất chung vượt mức bình thường: bạn tick tài khoản cố định và gõ tỷ lệ công suất ở Bước 1 của màn Giá thành, phần không phân bổ được ghi Nợ 632, Có 627 trên chứng từ phân bổ (cách làm ở bài tài khoản 627). Cả công ty chỉ dùng một cách tính giá xuất, không chọn riêng cho từng mặt hàng. Giá trị thuần có thể thực hiện được bạn tự ước tính và gõ; phần mềm chỉ điền sẵn số đã gõ ở lần lập trước. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp, và cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.