01
Ba vế của một lần bán
Mỗi lần giao hàng thành công tạo ra ba con số cần vào sổ cùng lúc: doanh thu bán hàng theo giá chưa thuế, thuế GTGT đầu ra, và giá vốn của số hàng đã giao. Hai con số đầu nằm trên hóa đơn bán. Con số thứ ba không có trên hóa đơn mà đến từ kho: số lượng xuất nhân giá xuất kho.
Ví dụ xuyên suốt của bài: công ty bán 50 sản phẩm, đơn giá 400.000 đồng chưa thuế, thuế suất 10%. Doanh thu 50 × 400.000 = 20.000.000 đồng, thuế đầu ra 2.000.000 đồng, tổng thanh toán 22.000.000 đồng. Giá xuất kho bình quân của sản phẩm là 260.000 đồng, nên giá vốn là 50 × 260.000 = 13.000.000 đồng và lãi gộp 20.000.000 - 13.000.000 = 7.000.000 đồng.
Bút toán giá vốn giống nhau ở cả ba tình huống dưới đây: Nợ 632, Có 156, 13.000.000 đồng, ghi cùng lúc xuất hàng.
02
Thu tiền ngay
Khách trả luôn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì nợ vào tài khoản tiền, không qua công nợ:
Nợ 112 (hoặc 111) 22.000.000 Có 511 20.000.000 Có 33311 2.000.000
Nếu thu tiền mặt thì thay 112 bằng 111. Hóa đơn bán lập theo quy định về hóa đơn, xem bài hóa đơn điện tử 2026.
03
Bán chịu
Khách nhận hàng, hóa đơn và hẹn trả sau, ví dụ 30 ngày: nợ vào 131.
Nợ 131 22.000.000 Có 511 20.000.000 Có 33311 2.000.000
Khi khách trả: Nợ 112, Có 131, 22.000.000 đồng. Khoản phải thu phải theo dõi riêng cho từng khách và từng hóa đơn để biết nợ bao lâu, xem theo dõi tuổi nợ phải thu.
04
Khách trả trước
Khách chuyển 10.000.000 đồng ngày 05/11 để đặt hàng, đến 20/11 bạn mới giao. Tiền thu trước chưa phải doanh thu: đến cuối kỳ mà vẫn chưa giao hàng thì bạn không ghi 511, chỉ ghi vào bên Có tài khoản 131 số tiền đã thu.
Ngày 05/11: Nợ 112 10.000.000, Có 131 10.000.000. Lúc này 131 của khách này dư Có 10.000.000 đồng.
Ngày 20/11 giao hàng, ghi doanh thu và giá vốn như ở bán chịu: Nợ 131 22.000.000, Có 511 20.000.000, Có 33311 2.000.000, rồi Nợ 632, Có 156 13.000.000. Số dư 131 của khách thành 22.000.000 - 10.000.000 = 12.000.000 đồng còn phải thu. Khách trả nốt: Nợ 112, Có 131, 12.000.000 đồng.
Thông tư 133 dùng đúng các tài khoản này, nên ba tình huống trên áp dụng được cho cả hai chế độ.
05
Giá vốn và khi chưa tách được thuế
Giá xuất kho tính theo một trong các phương pháp mà Thông tư 99 cho chọn: đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, hoặc giá bán lẻ trong ngành bán lẻ. Đích danh chỉ hợp với doanh nghiệp ít mặt hàng, nhận diện được từng lô. Chọn một phương pháp và dùng nhất quán. Giá nhập vào kho gồm những gì thì xem bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.
Không tách ngay được thuế đầu ra lúc bán thì bạn ghi doanh thu gồm cả thuế, rồi định kỳ xác định nghĩa vụ thuế và ghi giảm doanh thu: Nợ 511, Có 333. Báo cáo kết quả kinh doanh khi đó vẫn không tính thuế gián thu vào doanh thu.
Hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và giảm giá làm doanh thu thuần thấp hơn doanh thu ghi ban đầu; ba tình huống này có bài riêng, bắt đầu từ chiết khấu thương mại. Bài tiếp theo trong trụ cột là thời điểm ghi nhận doanh thu, nơi giải thích vì sao doanh thu kế toán, thuế GTGT và thuế TNDN có thể rơi vào các kỳ khác nhau.
06
Làm trên KetoanX
Một lần bán hàng lập ở Bán hàng, Chứng từ bán hàng, nút Lập bán hàng. Bấm Cất và ghi sổ thì phần mềm ghi doanh thu, thuế đầu ra, công nợ hoặc tiền, và giá vốn nếu hàng xuất từ kho. Khách trả trước hoặc trả nốt thì xử lý ở Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác và Bán hàng, Thu tiền khách hàng.
Các bước
Vào Bán hàng, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng. Hai ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định là hôm nay; Số chứng từ tự cấp khi cất. Ngày hạch toán là ngày doanh thu và thuế đầu ra vào kỳ, nên đặt đúng ngày giao hàng.
Ô Thu tiền có ba lựa chọn: Chưa thu tiền, Thu tiền ngay: tiền mặt, Thu tiền ngay: chuyển khoản. Ví dụ bán chịu 30 ngày thì giữ Chưa thu tiền, chọn Khách hàng (bắt buộc khi bán chịu) và ô Hạn nợ tự tính theo số ngày được nợ của khách. Bán thu tiền ngay thì có thể để Khách lẻ; chọn chuyển khoản thì chọn thêm Tài khoản ngân hàng nhận tiền.
Ở dòng hàng đầu, chọn Mặt hàng, gõ Số lượng 50 và Đơn giá 400.000. Đơn giá tự điền từ bảng giá của khách hoặc giá bán trong danh mục, sửa được. Cột Thuế suất GTGT lấy theo mặt hàng đã khai; đổi sang 10% nếu mặt hàng đang khai khác.
Nếu công ty có nhiều hơn một kho, ô Kho chọn kho xuất hàng. Giữ nguyên ô
Không kiêm phiếu xuất kho (xuất kho bằng phiếu xuất riêng, chứng từ này chỉ ghi doanh thu)ở trạng thái không tích, vì tích vào thì phần mềm bỏ qua giá vốn và kho.Kiểm chân bảng: Cộng tiền hàng 20.000.000, tiền thuế 2.000.000, Tổng thanh toán 22.000.000. Ô Diễn giải ghi nội dung, ví dụ số hợp đồng.
Bấm Cất và ghi sổ. Bấm Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp: chứng từ chưa vào sổ, chưa trừ kho.
Khách trả trước 10.000.000 ngày 05/11: vào Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, chọn Loại chứng từ là Phiếu thu tiền mặt (hoặc báo có nếu chuyển khoản), chọn Đối tượng là khách, dòng định khoản TK Nợ 112 (hoặc 111), TK Có 131, Số tiền (VND) 10.000.000. Ngày 20/11 lập chứng từ bán như các bước trên với Chưa thu tiền.
Khách trả nốt 12.000.000: vào Bán hàng, Thu tiền khách hàng, chọn khách, bấm Xem, chọn Hình thức thu, bấm Phân bổ theo ngày cũ nhất rồi Cất và ghi sổ phiếu thu. Khoản trả trước ở bước 7 nằm trong khung
Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết; bấmGhép tự động theo ngày cũ nhấtđể nó trừ vào chứng từ bán.
Phần mềm tự ghi gì
Chế độ Thông tư 99, chứng từ bán chịu ghi hai nhóm bút toán: Nợ 131 22.000.000, Có 511 20.000.000, Có 33311 2.000.000; và Nợ 632 13.000.000, Có 156 13.000.000 (50 nhân giá xuất kho 260.000), đồng thời kho giảm 50. Tài khoản doanh thu, giá vốn, kho lấy theo từng mặt hàng; công ty theo Thông tư 133 thấy tài khoản doanh thu con như 5111.
Chọn thu tiền ngay thì chứng từ bán vẫn ghi Nợ 131 như trên, rồi phần mềm lập thêm cùng ngày một phiếu thu (tiền mặt) hoặc báo có (chuyển khoản): Nợ 111 hoặc 112 22.000.000, Có 131 22.000.000. Hai bước cộng lại cho kết quả giống bài: tiền tăng, 131 về 0. Khách trả trước thì phiếu thu ở bước 7 để 131 của khách dư Có 10.000.000, đến khi bán xuống còn nợ 12.000.000.
Các câu báo lỗi hay gặp. Mua/bán chịu cần chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp khi để Chưa thu tiền mà chưa chọn khách. Không đủ tồn kho "…": cần 50, tồn … khi kho chưa đủ hàng; nhập kho trước hoặc giảm Số lượng. Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa. Khách có hạn mức nợ mà chứng từ làm vượt thì có câu hỏi Vẫn cất?.
Kiểm lại và giới hạn
Mở chứng từ vừa lưu, bấm In kèm bút toán để đối chiếu từng bút toán, rồi Báo cáo, Báo cáo bán hàng cho doanh số và Quỹ, ngân hàng, Công nợ tổng hợp cho số còn nợ của khách. Lãi gộp 7.000.000 là doanh thu trừ giá vốn trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Có những chỗ phần mềm làm khác bài. Giá xuất kho luôn là bình quân của mặt hàng đến ngày hạch toán; chứng từ bán không có ô chọn đích danh hay nhập trước xuất trước. Thuế đầu ra luôn tách ngay trên chứng từ theo thuế suất từng dòng, không có chế độ ghi doanh thu gồm thuế rồi hạch toán nộp thuế sau. Khoản trả trước bằng đồng Việt Nam không tự đối trừ vào chứng từ bán mà phải bấm ghép như bước 8 (chỉ khoản ứng trước ngoại tệ mới tự đối trừ), và phần mềm không kiểm hàng đã giao hay chưa, nên ngày hạch toán của chứng từ bán do bạn tự đặt đúng ngày giao. Hóa đơn lập trong KetoanX chưa thay phần ký số, cấp mã và gửi cơ quan thuế. Bài trước trong trụ cột là kế toán mua hàng và bán hàng, và chứng từ này nằm trong bán hàng của KetoanX.
Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng chứng từ bán hàng.
Bài liên quan
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 511 doanh thu bán hàng, Thông tư 99
Tài khoản 511 ghi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ, chưa gồm thuế gián thu.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 632 giá vốn hàng bán, Thông tư 99
Tài khoản 632 ghi trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ, cộng một số khoản phải tính thẳng vào giá vốn như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, hao hụt mất mát và chi phí sản xuất vượt mức bình thường.
Mua hàng và bán hàng
Hàng về trước hóa đơn về sau: hạch toán, kê khai
Hàng về mà chưa có hóa đơn thì nhập kho theo giá tạm tính chưa thuế (Nợ 156 hoặc 152, Có 331), chưa ghi thuế đầu vào.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.