Hàng về trước hóa đơn về sau: hạch toán nhập kho giá tạm tính và kê khai thuế GTGT

Thông tư 99 chỉ có hướng dẫn riêng cho cột bên phải (tài khoản 151, hàng mua đang đi đường). Cột bên trái không có bút toán riêng trong thông tư; cách làm ở dưới dựa trên nguyên tắc ghi hàng tồn kho theo giá gốc và là thông lệ của nghề, nên chọn một cách làm và giữ nguyên qua các kỳ.

Bút toán lúc hàng về là Nợ 156 (hàng hóa) hoặc Nợ 152 (nguyên liệu, vật liệu), Có 331 theo giá chưa thuế. Bạn chưa ghi Nợ 133, vì thuế đầu vào chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ. Công nợ trên 331 lúc này thấp hơn số bạn sẽ phải trả đúng bằng tiền thuế.

Việc cần làm ngay là lập một danh sách theo dõi các lô hàng chưa có hóa đơn: số phiếu nhập, nhà cung cấp, giá tạm tính, ngày hẹn nhận hóa đơn. Cuối tháng bạn lọc danh sách này là biết còn thiếu hóa đơn nào.

Ví dụ: công ty nhập 100 thùng hàng ngày 29/10/2026, giá hợp đồng 500.000 đồng một thùng chưa thuế, tổng tạm tính 50.000.000 đồng. Trong tháng 10 công ty bán 40 thùng, giá vốn tạm tính 20.000.000 đồng. Hóa đơn đề ngày 05/11/2026, giá thực tế 520.000 đồng một thùng, tiền hàng 52.000.000 đồng, thuế 10% là 5.200.000 đồng.

• Ngày 29/10: Nợ 156 50.000.000, Có 331 50.000.000. Bán 40 thùng: Nợ 632 20.000.000, Có 156 20.000.000.
• Ngày 05/11, ghi thuế: Nợ 133 (1331) 5.200.000, Có 331 5.200.000.
• Ngày 05/11, chênh lệch giá 2.000.000 đồng, tức 20.000 đồng một thùng: 60 thùng còn tồn kho nên Nợ 156 1.200.000; 40 thùng đã bán nên Nợ 632 800.000; Có 331 2.000.000.

Công nợ 331 sau cùng là 57.200.000 đồng, đúng bằng tổng thanh toán trên hóa đơn (52.000.000 cộng 5.200.000). Nếu bạn chỉ ghi thuế mà quên điều chỉnh giá, kho và giá vốn lệch 2.000.000 đồng so với hóa đơn, và 331 lệch với sổ của nhà cung cấp.

Chia chênh lệch theo số lượng còn tồn và số lượng đã bán như ví dụ trên là cách sát thực tế nhất; đã chọn thì giữ nhất quán các lần sau. Nhà cung cấp cho chiết khấu sau khi bạn đã nhập hàng thì xử lý theo bài hạch toán chiết khấu thương mại.

Chuyện khác đi khi hóa đơn đề ngày của kỳ trước nhưng bạn nhận muộn. Giả sử hóa đơn đề ngày 30/10 mà ngày 05/11 bạn mới nhận, tờ khai tháng 10 đã nộp. Đó là thuế đầu vào của kỳ 10 chưa kê khai, tức sai sót ở khâu kê khai. Quy định về sai sót cho phép khai vào kỳ phát hiện (tháng 11) khi việc sửa chỉ làm giảm thuế phải nộp hoặc chỉ làm thay đổi số thuế còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau; còn nếu việc sửa làm tăng thuế phải nộp thì phải khai bổ sung vào kỳ có sai sót và nộp tiền chậm nộp. Với thuế đầu vào bị bỏ sót, thường rơi vào trường hợp đầu. Điều kiện này chỉ áp dụng khi cơ quan thuế chưa công bố quyết định kiểm tra, thanh tra.

Muốn khấu trừ, hóa đơn còn phải hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán; các điều kiện đó nằm ở bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào 2026.

Đến cuối kỳ hàng vẫn chưa về thì bạn ghi từ hóa đơn: Nợ 151, Nợ 133 (nếu thuế được khấu trừ), Có 111, 112 hoặc 331. Thuế đầu vào của hóa đơn này vì vậy được ghi và kê khai ở kỳ bạn nhận hóa đơn. Sang kỳ sau, hàng về nhập kho thì ghi Nợ 156 (hoặc 152, 153), Có 151. Hàng đi đường mà không nhập kho, giao thẳng cho khách hoặc gửi đại lý, cũng kết chuyển ra khỏi 151 theo hướng dẫn riêng của thông tư.

Ví dụ: ngày 28/10/2026 bạn nhận hóa đơn 30.000.000 đồng chưa thuế, thuế 3.000.000 đồng, chưa trả tiền; hàng về kho ngày 04/11/2026. Cuối tháng 10 ghi Nợ 151 30.000.000, Nợ 133 3.000.000, Có 331 33.000.000. Ngày 04/11 ghi Nợ 156 30.000.000, Có 151 30.000.000.

ketoanx.com/purchases

Các bước

1. 1

   Vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Lập mua hàng nhập kho. Ô Nhà cung cấp chọn nhà cung cấp; Ngày chứng từ và Ngày hạch toán nhập 29/10/2026 theo phiếu nhập, Số chứng từ để Tự động.

2. 2

   Ô Thanh toán chọn Chưa thanh toán (công nợ) để bên có 331 treo công nợ. Ô Kho chọn kho nhận hàng; hàng có kho riêng từng dòng thì chọn ở cột Kho của bảng hàng.

3. 3

   Bỏ dấu tích ô Nhận kèm hóa đơn. Dòng chữ cạnh ô đổi thành Nhận kèm hóa đơn (đang để: hàng về trước, hóa đơn về sau; chưa ghi thuế GTGT) và các ô Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn biến mất. Mua nhập khẩu, mua hộ và công ty tính thuế GTGT trực tiếp không dùng chế độ này.

4. 4

   Bảng hàng: cột Mặt hàng chọn mặt hàng, Số lượng 100, Đơn giá 500.000 (giá hợp đồng chưa thuế, đây là giá tạm tính), Thuế suất GTGT chọn 10%. Cột Thành tiền ra 50.000.000. Ô Diễn giải ghi nơi bạn nhớ lô này đang chờ hóa đơn.

5. 5

   Bấm Cất và ghi sổ. Bấm Cất, chưa ghi sổ thì sau đó chưa nhận hóa đơn được, vì phần mềm chỉ nhận hóa đơn cho chứng từ đã ghi sổ.

6. 6

   Hóa đơn về ngày 05/11/2026: mở lại chứng từ từ danh sách, kéo xuống khung Nhận hóa đơn. Ô Ngày nhận (hạch toán thuế) nhập 05/11/2026, Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn chép từ hóa đơn. Ô Tiền thuế GTGT nhập 5.200.000; để trống thì phần mềm tự tính 5.000.000 theo thuế suất của dòng trên giá tạm tính, lệch với hóa đơn. Ô Tiền hàng trên hóa đơn (chưa thuế, để trống nếu khớp giá đã nhập) nhập 52.000.000.

7. 7

   Bấm Nhận hóa đơn và ghi thuế. Tiền hàng trên hóa đơn khác giá đã nhập nên phần mềm hiện câu hỏi về chênh lệch 2.000.000 và hai nút: Điều chỉnh giá nhập theo hóa đơn (chọn nút này) hoặc Giữ giá đã nhập, chỉ ghi thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Lúc cất và ghi sổ chứng từ mua: Nợ 156 50.000.000, Có 331 50.000.000, nhập kho 100 thùng, không có dòng Nợ 133. Trong danh sách Chứng từ mua hàng dòng này mang nhãn Chưa có hóa đơn cho tới khi nhận hóa đơn. Hàng nguyên vật liệu thì Nợ 152 theo tài khoản kho của mặt hàng.

Khi bấm Điều chỉnh giá nhập theo hóa đơn, phần mềm lập thêm một chứng từ nghiệp vụ khác (loại NK) đề ngày 05/11/2026, gắn với chứng từ mua, gồm Nợ 133 5.200.000 Có 331 5.200.000, rồi chênh lệch 2.000.000 chia theo số lượng: tồn 60 thùng nên Nợ 156 1.200.000, đã bán 40 thùng nên Nợ 632 800.000, cùng Có 331 2.000.000. Số tồn lấy là số còn trên toàn công ty tính đến ngày nhận, nên 40 thùng bán ra ở tháng 10 phải đã ghi sổ trước khi bạn nhận hóa đơn. Công nợ 331 cuối cùng 57.200.000. Chọn Giữ giá đã nhập, chỉ ghi thuế thì chỉ còn dòng Nợ 133, Có 331 và kho vẫn 50.000.000. Công ty theo Thông tư 133 cũng ghi như trên, chỉ khác tên tài khoản kho theo hệ thống tài khoản đã chọn.

Các câu báo lỗi hay gặp: Chứng từ mua chưa ghi sổ. Ghi sổ chứng từ trước khi nhận hóa đơn.; Ngày nhận hóa đơn không được trước ngày hạch toán của chứng từ mua khi ngày nhận nhỏ hơn 29/10/2026; Chứng từ đánh dấu chưa có hóa đơn thì chưa nhập số hóa đơn. Khi hóa đơn về, bấm Nhận hóa đơn trên chứng từ. khi bạn gõ số hóa đơn ngay lúc lập; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày nhận nằm trong kỳ đã khóa. Nhập nhầm hóa đơn thì bấm Hủy nhận hóa đơn ở khung Nhận hóa đơn, chứng từ ghi thuế bị xóa và chứng từ mua quay về trạng thái chưa có hóa đơn.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách các lô còn thiếu hóa đơn nằm ở Báo cáo→, Báo cáo mua hàng, bấm nút Chưa có hóa đơn, ô Tính đến ngày chọn cuối tháng. Bảng có Ngày hạch toán, Số chứng từ, Nhà cung cấp, Tiền hàng, Thuế GTGT ước tính và Số ngày đã chờ (quá 30 ngày tô đỏ); xem thêm [hướng dẫn báo cáo mua hàng](/huong-dan/bao-cao-mua-hang). Chứng từ nhận hóa đơn rồi biến khỏi bảng này, và thuế 5.200.000 nằm ở kỳ tháng 11.

Giới hạn: KetoanX không có luồng riêng cho tài khoản 151 khi hóa đơn đến trước hàng. Bạn có thể nhập hóa đơn từ tệp XML ở Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào và để đó cho tới khi hàng về rồi mới lập chứng từ, hoặc ghi tay bút toán cuối kỳ Nợ 151, Nợ 133, Có 331 trên chứng từ nghiệp vụ khác. Phần mềm cũng không tự phán đoán giá tạm tính; bạn nhập giá từ hợp đồng. Cả luồng mua nằm trong phần bán hàng và mua hàng của KetoanX; quy trình tổng quan ở bài kế toán mua hàng và bán hàng.