Hóa đơn đã nhận, hàng chưa về kho: khi nào ghi Nợ 151 theo Thông tư 99

Nhóm thứ nhất là hàng bạn đã trả tiền hoặc đã nhận hóa đơn và đồng ý trả, nhưng hàng còn nằm trong kho của người bán, ở cảng, bãi, kho ngoại quan hay trên xe, tàu. Nhóm thứ hai là hàng đã tới công ty mà bộ phận kiểm nghiệm chưa cho nhập kho. Cả nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa đều có thể ở 151.

Tiền đã ứng cho người bán mà hàng chưa thuộc về mình thì chưa phải hàng đi đường; khoản đó nằm ở bên Nợ của 331 hoặc khoản trả trước.

Tài khoản này không có tài khoản cấp 2. Muốn theo dõi chi tiết thì mở theo từng mặt hàng, vật tư, từng lô hàng và từng hợp đồng kinh tế, nhờ đó đối chiếu được với hợp đồng khi hàng về.

Ví dụ với số giả định: ngày 29/12 công ty nhận hóa đơn mua 100 sản phẩm, đơn giá 200.000 đồng, tổng 20.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 2.000.000 đồng, chưa trả tiền. Xe hàng chưa tới kho nên đến 31/12 bạn ghi Nợ 151 20.000.000, Nợ 133 2.000.000, Có 331 22.000.000. Ngày 3/1 hàng về đủ, ghi Nợ 156 20.000.000, Có 151 20.000.000, và 151 về không. Nếu hàng về thiếu 4 sản phẩm do hao hụt chưa rõ nguyên nhân, phần thiếu 800.000 đồng ghi Nợ 1381, Có 151; còn 96 sản phẩm nhập kho theo giá 19.200.000 đồng: Nợ 156 19.200.000, Có 151 19.200.000.

Nếu công ty dùng hàng này cho hoạt động không được khấu trừ thuế đầu vào, giá trị hàng gồm cả thuế: Nợ 151 22.000.000, Có 331 22.000.000. Cách tính giá nhập kho đầy đủ, gồm cước vận chuyển, bốc xếp, nằm ở bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.

Hàng đã nhập kho nhưng hóa đơn chưa tới thì không đi qua 151 mà ghi vào kho ngay; cách ghi và điều chỉnh khi nhận hóa đơn có trong bài hàng về trước hóa đơn về sau. Còn hàng nhập khẩu đang trên đường về cảng cũng có thể ở 151 nếu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chi tiết nằm ở bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Thông tư 133 nêu thêm bút toán kết chuyển hàng đi đường đầu kỳ và cuối kỳ cho doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Thông tư 99 không còn phần này, mà thêm hướng dẫn bút toán kỳ sau: hàng đi đường giao thẳng cho khách hoặc gửi đại lý (Nợ 157, 632; Có 151) và hàng hao hụt phát hiện khi nhập kho (Nợ 138; Có 151). Doanh nghiệp theo Thông tư 133 sang Thông tư 99 giữ số dư 151 như cũ; xem bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/purchases

Các bước

1. 1

   Đi tới Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho, phần danh sách kho, và tạo kho mới. Nhập Mã kho DD và Tên kho Kho hàng đi đường (hai ô bắt buộc). Sau khi lưu, sửa dòng kho này, ô TK kho riêng nhập 151. Chỉ làm một lần cho cả công ty.

2. 2

   Ngày 31/12, mở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng rồi bấm Lập chứng từ mua hàng. Điền Ngày chứng từ và Số chứng từ theo hóa đơn, chọn Nhà cung cấp, đặt ô Thanh toán là Chưa thanh toán (công nợ), ô Kho là Kho hàng đi đường. Thêm dòng hàng: 100 sản phẩm, đơn giá 200.000, thuế GTGT 10%. Bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Hàng về ngày 3/1: vào Kho→, Chuyển kho. Loại chuyển kho để Chuyển kho nội bộ, Kho xuất là Kho hàng đi đường, Kho nhập là kho chính, số lượng thực nhận 96. Bấm Lập phiếu chuyển kho.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ mua ghi Nợ 151 20.000.000, Nợ 1331 2.000.000, Có 331 22.000.000. Phiếu chuyển kho ghi Nợ 156, Có 151 theo giá xuất, ở ví dụ 19.200.000 đồng cho 96 sản phẩm.

Kiểm lại và giới hạn

Cuối kỳ, xem Kho→, Tồn kho để biết lô nào còn ở kho đi đường. 4 sản phẩm thiếu (Nợ 1381, Có 151) phần mềm không tự ghi; bạn thêm bằng Lập chứng từ nghiệp vụ khác. Hàng không qua kho mà giao thẳng cho khách thì lập chứng từ bán hàng lấy hàng từ kho đi đường, nên giá vốn ghi Có 151. KetoanX không làm chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, nên bài chỉ dùng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng chứng từ mua hàng.