Cách chuyển số dư sang Thông tư 99 khi mở sổ năm 2026

Ví dụ: công ty cổ phần A đang theo Thông tư 200, ngày 31/12/2025 có 441 dư Có 800.000.000 đồng, 466 dư Có 250.000.000 đồng, 3388 phần cổ tức chưa chi dư Có 300.000.000 đồng, 2413 phần nâng cấp dở dang dư Nợ 120.000.000 đồng, 1561 dư Nợ 900.000.000 đồng và 1562 dư Nợ 60.000.000 đồng. Khi mở sổ 2026, 4118 nhận 1.050.000.000 đồng (800 triệu cộng 250 triệu), 332 nhận 300.000.000 đồng, 2414 nhận 120.000.000 đồng và 156 có số dư 960.000.000 đồng. Cộng lại, cả hai bên Nợ và Có của bảng số dư không đổi một đồng.

Bảy tài khoản cấp 1 của Thông tư 200 không còn trong danh mục mới là 611, 631, 161, 417, 441, 461 và 466. Hai tài khoản cấp 2 khác cũng mất là 1385 (phải thu về cổ phần hóa) và 3385 (phải trả về cổ phần hóa). Tài khoản 441 và 466 đã có nơi nhận ở trên. Các tài khoản còn lại được bàn riêng ở mục sau.

Tài khoản mới gồm 215 Tài sản sinh học (súc vật nuôi, cây trồng cho sản phẩm), 2295 dự phòng tổn thất tài sản sinh học, 2414, 332, 1383 thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu, 3525, 6275 và hai tài khoản 82111, 82112 cho thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và thuế bổ sung theo quy định về thuế tối thiểu toàn cầu. Hầu hết chưa có số dư ở sổ cũ, nên bạn chỉ cần biết để hạch toán từ 2026. Riêng 3524 Dự phòng phải trả khác bị bỏ và 3525 mang cùng tên, vì vậy số dư 3524 đi sang 3525.

Tài khoản cấp 2 bị bỏ nhiều nhất: 1111, 1112, 1113, 1121, 1122, 1123, 1131, 1132, 5111 đến 5118, 5211 đến 5213, 1561, 1562, 1567 và nhiều tài khoản cấp 2 khác không còn trong danh mục. Số dư của chúng gộp về tài khoản cha: 1111 và 1112 vào 111, 1121 và 1122 vào 112, 1561 và 1562 vào 156. Thông tư cho phép doanh nghiệp tự mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi, nên bạn vẫn có thể giữ 1121 làm tài khoản chi tiết của 112 nếu muốn xem tiền gửi theo từng loại tiền. Cách làm đó cần quy chế hạch toán kế toán, trình bày ở mục các bước bên dưới. Từng tài khoản được giải thích riêng ở các bài sau, bắt đầu từ tài khoản 111 tiền mặt.

3385 ở Thông tư 133 là bảo hiểm thất nghiệp, còn ở Thông tư 99 bảo hiểm thất nghiệp nằm ở 3386. Tài khoản 3386 của Thông tư 133 là nhận ký quỹ, ký cược, và khoản này sang 344 ở Thông tư 99. Phía tài sản, 1386 (cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược) sang 244, vì 244 của Thông tư 99 chỉ còn tên Ký quỹ, ký cược. 2111, 2112, 2113 của Thông tư 133 lần lượt ứng với 211 (hữu hình), 212 (thuê tài chính) và 213 (vô hình). Còn 2281 của Thông tư 133 là đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết, ứng với 222 chứ không phải 2281 của Thông tư 99.

Hai tài khoản 6421 và 6422 cần chú ý nhất. Ở Thông tư 133, 6421 là chi phí bán hàng và 6422 là chi phí quản lý doanh nghiệp. Ở Thông tư 99, chi phí bán hàng là 641 (chia 6411 đến 6418) và 6421 là chi phí nhân viên quản lý. Hai tài khoản này là tài khoản chi phí, cuối năm đã kết chuyển nên số dư mở sổ thường bằng không. Vấn đề nằm ở phát sinh năm 2026 và dữ liệu mẫu định khoản bạn đã cài: nếu giữ nguyên mã cũ, chi phí bán hàng sẽ rơi nhầm vào chi phí nhân viên quản lý.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang dùng Thông tư 133 không bắt buộc chuyển. Điều 31 cho phép chọn áp dụng Thông tư 99 nếu thấy phù hợp, và một khi đã chọn thì phải làm nhất quán tối thiểu trong một kỳ kế toán năm.

1. 1

   Lập và lưu báo cáo tài chính năm kết thúc trước ngày 01/01/2026 theo chế độ cũ. Sau khi đổi mã, bạn không lập lại được báo cáo ấy theo mẫu cũ.

2. 2

   Khóa sổ đến hết năm trước để số liệu cũ không bị sửa; việc này nối tiếp công việc chuyển sổ sang năm mới.

3. 3

   Lập bảng ghép: mỗi tài khoản cũ còn số dư ghi tài khoản mới tương ứng, theo các bảng ở trên.

4. 4

   Nếu muốn giữ hoặc mở thêm tài khoản chi tiết ngoài danh mục, ban hành quy chế hạch toán kế toán nêu lý do cần thiết và trách nhiệm. Điều 11 cho phép sửa tên, số hiệu, kết cấu của tài khoản nhưng không được làm thay đổi các chỉ tiêu trình bày trên báo cáo tài chính.

5. 5

   Chuyển số dư theo bảng ghép: số dư đầu kỳ, các sổ chi tiết công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định cùng đổi mã.

6. 6

   Kiểm lại như mục bên dưới, rồi mới bắt đầu nhập chứng từ 2026.

Về số liệu năm trước trên báo cáo 2026, Điều 30 cho phép điều chỉnh phi hồi tố khi chế độ mới không quy định phải điều chỉnh hồi tố. Doanh nghiệp nhỏ và vừa tự chọn chuyển sang Thông tư 99 thì Điều 31 yêu cầu trình bày lại số liệu so sánh như khi thay đổi chính sách kế toán, kèm giải trình lý do và ảnh hưởng trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Những chỗ hay sai là chuyển 3388 sang 332 nhưng bỏ sót phần cổ tức của năm trước nữa, nhầm 3385 và 3386 khi nguồn là Thông tư 133, và để nguyên mẫu định khoản cũ nên chứng từ 2026 vẫn ghi vào 611, 6415 theo nghĩa cũ. Sau khi chuyển, bạn nên mở thử vài chứng từ tiêu biểu (mua hàng, bán hàng, chi lương, nộp thuế) để chắc mẫu định khoản đã trỏ đúng tài khoản mới.

ketoanx.com/accounts/transfer

Các bước

1. 1

   Lập, lưu báo cáo tài chính năm 2025 và khóa sổ đến 31/12/2025 ở Hệ thống→, Khóa sổ kế toán trước; xuất một bản sao lưu ở Hệ thống→, Sao lưu, phục hồi dữ liệu, vì màn chuyển không có nút hoàn lại. Chỉ chủ sở hữu công ty lưu được bảng ghép và áp dụng; người khác chỉ xem.

2. 2

   Mở Hệ thống→, Chuyển chế độ kế toán. Ở dòng Chuyển sang: chọn Thông tư 99/2025. Ngay cạnh đó chọn cách xử lý tài khoản chi tiết mà Thông tư 99 không quy định: giữ làm tài khoản chi tiết hoặc gộp vào tài khoản cha. Với ví dụ của bài, chọn gộp thì 1561 và 1562 dồn vào 156 thành 960.000.000. Lựa chọn này chỉ hiện khi chưa lưu bản nháp.

3. 3

   Ở Bảng ghép tài khoản, ô Hiển thị mặc định Dòng cần quyết (có số liệu và có thay đổi); ô Tìm tài khoản lọc theo số hiệu hoặc tên. Mỗi dòng có Tài khoản cũ, Dòng dữ liệu, ô Tài khoản mới gõ được, Cách ghép (giữ nguyên, giữ làm chi tiết, đổi số hiệu, gộp, chưa có đích) và Ghi chú. Dòng 441 và 466 đã gợi ý sẵn 4118 theo Điều 29; dòng có nhãn cần xem lại hoặc chưa có đích thì bạn tự gõ tài khoản đích. Sửa xong bấm Lưu nháp và xem trước lại; muốn quay về gợi ý ban đầu thì Bỏ nháp, về gợi ý ban đầu.

4. 4

   Xem bốn ô đầu trang, nhất là Tổng Nợ, tổng Có phải là Không đổi, và hai bảng Số dòng sẽ đổi theo từng bảng, Bảng cân đối số liệu theo mã mới (4118 phải có 1.050.000.000). Khung Cần xử lý trước khi chuyển liệt kê lỗi và cảnh báo; còn lỗi thì chưa áp dụng được.

5. 5

   Ở khung Áp dụng: chuyển sang Thông tư 99/2025, ô Ngày bắt đầu áp dụng (ngày đầu năm tài chính) để 01/01/2026, ô Gõ TT99 để xác nhận gõ đúng TT99. Có cảnh báo thì tích Tôi đã đọc … cảnh báo và vẫn muốn chuyển.. Bấm Chuyển chế độ kế toán.

6. 6

   Tách cổ tức và phần nâng cấp: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, ô Loại chứng từ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác, Ngày hạch toán 01/01/2026. Dòng 1 ghi TK Nợ 3388, TK Có 332, Số tiền (VND) 300.000.000; dòng 2 ghi TK Nợ 2414, TK Có 2413, Số tiền (VND) 120.000.000. Bấm Cất và ghi sổ (Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp, chưa vào sổ cái).

Phần mềm tự ghi gì

Áp dụng không sinh bút toán nào: phần mềm đổi mã tài khoản trên mọi dòng định khoản, số dư đầu kỳ, công nợ đầu kỳ theo hóa đơn, vật tư, kho, tài sản, công cụ dụng cụ, khế ước vay, mẫu định khoản, tài khoản ngầm định và cặp kết chuyển, trong một lần; bước nào lỗi thì hủy cả, dữ liệu giữ nguyên. Tài khoản đích chưa có trong danh mục Thông tư 99 được tạo thêm, thừa kế tên và tính chất số dư của tài khoản cũ. Chứng từ trong kỳ đã khóa cũng được đổi mã để sổ liền mạch, số tiền và ngày không đổi; báo cáo đã lưu và tờ khai đã lập giữ mã cũ. Ở dòng 3388, 2413 và 1388, cột Ghi chú nhắc đúng bút toán phải ghi thêm ở bước 6 (vốn góp hợp tác kinh doanh thì Nợ 2281, Có 138).

Câu báo lỗi hay gặp: Gõ đúng TT99 để xác nhận chuyển chế độ kế toán; Ngày bắt đầu áp dụng … không phải ngày đầu năm tài chính của công ty…; Còn … cảnh báo chưa xác nhận đã đọc: …, thường là Chưa lưu báo cáo tài chính năm kết thúc ngày 31/12/2025… hoặc Sổ chưa khóa đến hết ngày 31/12/2025…; và Chỉ chủ sở hữu công ty được chuyển chế độ kế toán.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi chuyển, bảng Các lần đã chuyển ghi thời điểm, chế độ đi, đến, số tài khoản ghép và số dòng đã đổi mã. Mở Báo cáo→, Cân đối phát sinh từ 01/01/2026 để so tổng Nợ, tổng Có với bảng trước khi chuyển, rồi mở Hệ thống→, Đối chiếu số dư đầu kỳ, bấm Đối chiếu để kiểm công nợ 131, 331, tồn kho 15x, tài sản 211, 214, khoản 242 và khế ước 341 với sổ chi tiết.

Màn chuyển không tự tách một phần số dư (cổ tức trong 3388, phần nâng cấp trong 2413), nên bước 6 là việc tay. Hệ thống→, Chuyển tài khoản hạch toán dời toàn bộ số dư và phát sinh của một tài khoản chi tiết sang tài khoản khác, đổi mã trên cả chứng từ năm cũ; dùng nó khi muốn gộp, tách tài khoản chi tiết cho cả sổ, không dùng thay bút toán ở ngày áp dụng. Bảng ghép là gợi ý soạn tay từ các nguồn tổng hợp và Điều 29, chưa phải bảng chính thức của Bộ Tài chính. Không có chiều chuyển ngược từ Thông tư 99 về chế độ cũ, và KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh. Thêm về chế độ này ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99; thao tác đủ từng màn có ở hướng dẫn chuyển chế độ kế toán, hướng dẫn chuyển tài khoản hạch toán và hướng dẫn đối chiếu số dư đầu kỳ.