Kết chuyển lợi nhuận đầu năm 4212 sang 4211: bút toán và cách kiểm số dư đầu năm

1. 1

   Xử lý xong mọi chênh lệch kiểm kê và sai sót của năm, kết chuyển lãi lỗ đủ các tháng, xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ, đối chiếu số liệu theo bài đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

2. 2

   Chạy bút toán đầu năm 4212 sang 4211 ở trên. Nên chạy sau khi kết chuyển tháng 12, vì nếu 4212 còn thay đổi bút toán sẽ lệch.

3. 3

   Kiểm số dư đầu năm (mục dưới).

4. 4

   Khóa sổ năm cũ sau khi đã nộp tờ khai và chốt báo cáo, để không ai thêm hay sửa chứng từ của năm cũ nữa.

5. 5

   In hoặc lưu sổ năm cũ. Sổ kế toán lập bằng phương tiện điện tử phải in ra giấy và đóng quyển riêng cho từng năm sau khi khóa sổ, hoặc lưu trữ điện tử an toàn và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.

Sổ mở vào đầu kỳ kế toán năm, và số liệu sổ năm sau phải nối tiếp số liệu sổ năm trước liền kề. Đó là lý do bước kiểm số dư đầu năm không bỏ qua được. Cả quy trình chốt sổ nằm ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.

Tổng dư Nợ bằng tổng dư Có. Doanh thu, chi phí và 911 không có số dư đầu năm, vì chúng đã kết chuyển hết; số chưa kết chuyển nếu còn thì dồn vào lợi nhuận chưa phân phối. 4212 bằng 0 sau bút toán. Cuối cùng là các số dư chi tiết khớp sổ tổng hợp: công nợ theo từng khách hàng và nhà cung cấp, tồn kho theo từng mặt hàng, tài sản cố định theo thẻ, công cụ dụng cụ và khoản trả trước đang phân bổ, dư nợ vay theo khế ước.

Số dư đầu năm của báo cáo tình hình tài chính năm mới cũng phải bằng số cuối năm của báo cáo năm cũ. Nếu có điều chỉnh hồi tố, cột "Đầu năm" được trình bày lại và khác báo cáo cũ; xem bài điều chỉnh sai sót năm trước.

ketoanx.com/settings/new-year

Các bước

1. 1

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Kết chuyển cuối năm, nhập 2026 vào ô Năm tài chính rồi bấm Xem; dòng bên cạnh ghi khoảng từ tháng 01/2026 đến tháng 12/2026 theo tháng bắt đầu năm tài chính của công ty. Bảng Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm 2026 phải không còn tháng nào Chưa kết chuyển; còn thì bấm Kết chuyển N tháng chưa kết chuyển trước, vì số dư 4212 lấy từ các chứng từ kết chuyển này.

2. 2

   Xem khung Kết chuyển số dư cuối năm 2026. Dòng Số dư 4212 đến hết năm với ví dụ của bài hiện Lãi 2.150.000.000; dòng Trạng thái là Chưa chuyển. Năm lỗ 300 triệu thì dòng này hiện Lỗ 300.000.000.

3. 3

   Bấm Chuyển số dư năm 2026 sang năm trước. Phần mềm báo Đã chuyển lãi 2.150.000.000 đồng của năm 2026 sang tài khoản 4211 và dòng Trạng thái đổi sang Đã chuyển …, chứng từ … kèm liên kết mở chứng từ.

4. 4

   Nếu chọn tách sổ: mở Hệ thống→, Tạo sổ năm mới. Ô Số dư đến hết ngày (cuối năm tài chính) mặc định là ngày cuối năm tài chính gần nhất đã qua, ở đây 31/12/2026; ngày nhập phải là ngày cuối tháng. Bấm Xem số dư để xem bốn ô tóm tắt (Tổng Nợ, tổng Có đầu kỳ phải là Cân), khung Cần biết trước khi tạo và bảng Số dư đầu kỳ của sổ năm 2027.

5. 5

   Trong khung Tạo sổ, ô Tên sổ (công ty) mới điền sẵn tên công ty kèm năm 2027 (tối đa 200 ký tự, ít nhất 2 ký tự); ô Chuyển sang sổ mới sau khi tạo tích sẵn. Bấm Tạo sổ năm mới. Số dư không cân thì nút bị khóa cho tới khi bạn tích Số dư đầu kỳ không cân. Vẫn tạo sổ mới., nhưng nên quay về sửa sổ cũ thay vì tích ô này.

Phần mềm tự ghi gì

Cách giữ một sổ sinh một chứng từ loại KC, ngày 01/01/2027, đã ghi sổ, diễn giải Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm 2026 sang năm trước, một dòng Nợ 4212, Có 4211 2.150.000.000 (năm lỗ thì Nợ 4211, Có 4212). Sau đó 4211 dư Có 2.790.000.000 và 4212 về 0 ở đầu năm 2027. Bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133. Câu báo lỗi hay gặp: Năm 2026 đã kết chuyển số dư cuối năm (chứng từ …). Xóa chứng từ để làm lại.; Tài khoản 4212 không có số dư đến hết năm 2026. Hãy kết chuyển lãi lỗ các tháng trước.; và Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày 01/01/2027 đã nằm trong kỳ khóa.

Cách tách sổ không sinh chứng từ nào trong sổ cũ. Sổ mới có danh mục, cài đặt, số dư đầu kỳ tại 31/12/2026, công nợ theo từng hóa đơn còn nợ, tồn kho theo mặt hàng, kho, lô, thẻ tài sản với hao mòn lũy kế, công cụ dụng cụ với số đã phân bổ và khế ước vay còn dư nợ; không có chứng từ năm cũ. Doanh thu, chi phí và 911 không mang sang, phần chưa kết chuyển dồn vào lợi nhuận chưa phân phối, và 4212 nhập thẳng vào 4211 nếu hệ thống tài khoản có 4211. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được tạo; người khác gặp Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được tạo sổ năm mới.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Hệ thống→, Đối chiếu số dư đầu kỳ (trong sổ mới nếu đã tách), ô Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm để 01/01/2027, bấm Đối chiếu. Sáu bảng lần lượt là 1. Cân đối Nợ, Có, công nợ 131, 331 theo hóa đơn, tồn kho 15x, tài sản 211, 214, khoản phân bổ 242 và khế ước vay 341; dòng Lệch có liên kết Mở sổ chi tiết và Sửa số dư. Giữ một sổ thì xem Báo cáo→, Cân đối phát sinh từ 01/01/2027 để thấy 4212 về 0 và 4211 bằng 2.790.000.000.

Sổ cũ vừa sửa sau khi đã chuyển thì khung cuối năm báo Số đã chuyển khác số dư hiện tại của năm 2026. Xóa chứng từ rồi chuyển lại nếu sổ năm 2026 vừa thay đổi.; bạn xóa chứng từ KC ngày 01/01/2027 và bấm chuyển lại. Sổ mới tách ra thì không tự cập nhật theo sổ cũ, sửa ở sổ cũ xong phải sửa tay số dư đầu kỳ của sổ mới. Công ty theo chế độ hợp tác xã không dùng được nút chuyển, vì 4211 và 4212 ở đó chia theo loại giao dịch. Khóa năm 2026 làm ở Hệ thống→, Khóa sổ kế toán sau khi chốt báo cáo; lập báo cáo năm thì bắt đầu từ bài báo cáo tài chính gồm những gì. Hướng dẫn đầy đủ của ba màn có ở hướng dẫn kết chuyển cuối năm, hướng dẫn tạo sổ năm mới và hướng dẫn đối chiếu số dư đầu kỳ.