01
Các cặp đối chiếu và thứ tự làm
Làm các cặp có số liệu từ bên ngoài trước (đếm quỹ, sao kê), vì đó là số thật để sửa sổ theo. Tiếp đến các cặp nội bộ giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Bảng cân đối để cuối: nó chỉ cân khi các cặp trước đã khớp.
| Thứ tự | Đối chiếu | Lệch thì làm gì |
|---|---|---|
| 1 | Chứng từ trong kỳ đã ghi sổ hết chưa | Ghi sổ, hoặc xóa chứng từ thừa |
| 2 | Sổ quỹ, sổ kế toán 111 với số đếm thực tế | Lập biên bản, treo 1381 hoặc 3381 |
| 3 | Sổ 112 với sao kê từng tài khoản ngân hàng | Tìm khoản chưa ghi; chưa rõ thì treo 138 hoặc 338 |
| 4 | Sổ kho (số lượng, giá trị) với 151, 152, 153, 155, 156 và với kiểm kê | Tính lại giá xuất, xử lý thừa thiếu |
| 5 | Tổng công nợ theo đối tượng với sổ cái 131, 331 | Tìm bút toán không gắn đối tượng |
| 6 | Thẻ tài sản với 211, 214; thẻ phân bổ với 242; khế ước với 341 | Bổ sung thẻ hoặc trích còn thiếu |
| 7 | Bảng kê hóa đơn với 133, 3331 | Tìm nguyên nhân ở bài đối chiếu thuế GTGT giữa sổ sách và tờ khai |
| 8 | Bảng lương với 334, 338 | Sửa bảng lương hoặc chứng từ lương |
| 9 | Bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán | Quay lại cặp còn lệch |
Sau khi kết chuyển, thêm một phép nữa: các tài khoản loại 5 đến 8 và 911 phải về 0, xem bài bút toán kết chuyển cuối kỳ.
02
Quỹ và ngân hàng
Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê tồn quỹ thực tế và đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt; có chênh lệch thì kế toán và thủ quỹ cùng tìm nguyên nhân. Quỹ thừa thiếu chưa rõ nguyên nhân treo ở 3381 hoặc 1381, cách lập biên bản nằm ở bài kiểm kê quỹ tiền mặt.
Tiền gửi có quy tắc riêng. Cuối tháng mà chưa xác định được vì sao sổ lệch sao kê, bạn ghi sổ theo số của ngân hàng và đẩy phần chênh vào bên Nợ TK 138 nếu số kế toán lớn hơn số ngân hàng, hoặc bên Có TK 338 nếu nhỏ hơn. Sang tháng sau tiếp tục tìm nguyên nhân để điều chỉnh.
Ví dụ: số dư TK 112 của một tài khoản ngân hàng trên sổ là 1.230 triệu đồng, sao kê cuối tháng là 1.218 triệu. Sổ lớn hơn ngân hàng 12 triệu và đến cuối tháng vẫn chưa tìm ra khoản nào, nên bạn ghi Nợ 138, Có 112 số 12 triệu để sổ về 1.218. Tháng sau tìm ra đó là khoản phí chưa ghi thì chuyển 12 triệu từ 138 sang tài khoản chi phí tương ứng. Cách đối chiếu từng dòng sao kê nằm ở bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng.
03
Công nợ, kho và tài sản
Công nợ: tổng số dư chi tiết của mọi khách hàng phải bằng số dư sổ cái 131, nhà cung cấp thì 331. Ví dụ sổ cái 131 dư Nợ 842 triệu đồng, cộng chi tiết các khách hàng được 836 triệu: lệch 6 triệu. Nguyên nhân thường là một bút toán nhập tay Nợ 131 mà không chọn khách hàng nên nằm ở sổ cái chứ không nằm ở chi tiết. Tìm bằng cách lọc các dòng 131 chưa có đối tượng trong kỳ. Đối chiếu với bên kia thì dùng biên bản đối chiếu công nợ.
Kho: về nguyên tắc tồn kho thực tế phải bằng tồn trên sổ; có chênh lệch thì truy tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời. Trước khi coi là hàng thật thiếu, hãy loại trừ hai nguyên nhân quen: tồn âm do phiếu nhập đến muộn, và giá xuất chưa tính lại sau khi sửa phiếu. Cách xử lý ở bài tồn kho âm trên sổ sách; hàng thật thiếu hoặc thừa theo bài kiểm kê kho.
Tài sản: thẻ tài sản cố định cộng lại phải bằng 211, hao mòn lũy kế bằng 214, thẻ phân bổ công cụ dụng cụ bằng 242. Lệch thường vì tháng nào đó chưa trích khấu hao hoặc chưa phân bổ.
04
Cân đối cuối cùng
Bảng cân đối số phát sinh phải có tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có, và tổng số dư Nợ bằng tổng số dư Có. Cân là điều kiện cần, chưa phải đủ: một khoản ghi nhầm tài khoản nhưng đúng số tiền vẫn cân. Vì vậy phải chạy các cặp ở trên chứ không chỉ nhìn bảng cân đối. Nếu bảng cân đối kế toán có tổng tài sản khác tổng nguồn vốn, nguyên nhân thường là kết chuyển lãi lỗ chưa chạy hoặc chạy lệch.
05
Làm trên KetoanX
Phần lớn bảng chín cặp ở trên chạy trong một lần ở Báo cáo, Kiểm tra sổ sách: màn chạy các phép kiểm trên khoảng ngày bạn chọn và gắn nhãn Đạt, Cần xem hoặc Có vấn đề cho từng phép, dòng có vấn đề kèm liên kết sang nơi sửa. Hai màn bổ sung là Kho, Đối chiếu kho với sổ cái cho cặp số 4 và Hệ thống, Đối chiếu số dư đầu kỳ cho năm đầu dùng phần mềm. Xong hết mới khóa sổ ở Hệ thống, Khóa sổ kế toán.
Các bước
Vào Báo cáo, Kiểm tra sổ sách. Ô Từ ngày mặc định là 01/01 của năm, ô Đến ngày là hôm nay; chọn 01/01/2026 và 31/12/2026 rồi bấm Xem báo cáo. Dòng đầu trang đếm số phép đạt, cần xem, có vấn đề.
Đọc theo thứ tự của bảng. Cặp 1 là phép
Chứng từ chưa ghi sổ trong kỳ: bấm từng chứng từ trong danh sách để ghi sổ hoặc xóa. Cặp 2 và 3 không có phép tự động, bạn làm ở Quỹ, ngân hàng, Kiểm kê quỹ và Quỹ, ngân hàng, Tài khoản ngân hàng, đối chiếu; phép Tài khoản tiền dư Có chỉ báo khi tiền mặt hay tiền gửi bị âm cuối kỳ.Cặp 5 là hai phép
Tổng công nợ theo đối tượng so với sổ cái tài khoản 131và … 331. Với ví dụ ở trên, phép 131 báo sổ cái dư 842.000.000, tổng theo đối tượng 836.000.000 kèm dòngXem công nợ 131 theo đối tượng (dòng không chỉ rõ đối tượng)số tiền 6.000.000; dòng ấy mở công nợ 131 theo đối tượng với phần chưa gắn đối tượng, còn dòng Sổ chi tiết tài khoản 131 ngay dưới giúp tìm bút toán Nợ 131 thiếu khách hàng; mở chứng từ đó, chọn Đối tượng Nợ rồi bấm Cất và ghi sổ.Cặp 6 là hai phép
Khấu hao tài sản cố định theo thángvàPhân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước theo tháng, liệt kê tháng còn tài sản hay khoản chưa trích; cặp 7 làBảng kê thuế GTGT so với số phát sinh tài khoản 133 và 3331. Phép tồn khoTồn kho âm hoặc số lượng bằng 0 mà giá trị khác 0chỉ ra mặt hàng cần tính lại giá xuất trước khi so kho.Cặp 4: vào Kho, Đối chiếu kho với sổ cái, ô Tại ngày 31/12/2026, bấm Xem báo cáo. Bảng có cột Tài khoản, Giá trị trên sổ kho, Số dư sổ cái, Chênh lệch; dòng lệch tô đỏ và có liên kết Sổ chi tiết. Màn này cần quyền xem giá vốn.
Năm đầu chuyển sổ sang KetoanX: vào Hệ thống, Đối chiếu số dư đầu kỳ, ô
Ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềmghi ngày bắt đầu, bấm Đối chiếu. Sáu khung lần lượt kiểm 1. Cân đối Nợ, Có, công nợ theo hóa đơn với 131, 331, tồn kho đầu kỳ với các tài khoản 15x, tài sản với 211, 214, công cụ dụng cụ với 242, khế ước vay với 341.Sau khi kết chuyển ở Kết chuyển cuối kỳ (nút trên đầu trang kiểm tra), bấm Xem báo cáo lần nữa: phép Kết chuyển lãi lỗ theo tháng,
Tài khoản doanh thu, chi phí (loại 5 đến 8) và 911 còn số dưvàBảng cân đối kế toán: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốnphải đạt.Mọi phép đạt hoặc đã giải thích được thì vào Hệ thống, Khóa sổ kế toán, ô Khóa đến hết ngày 31/12/2026, bấm Khóa sổ. Còn chứng từ chưa ghi sổ trước ngày khóa thì màn liệt kê để bạn ghi sổ, dời ngày hoặc xóa trước.
Phần mềm tự ghi gì
Ba màn kiểm chỉ đọc, không sinh bút toán. Bút toán chỉ phát sinh khi bạn sửa theo kết quả, ví dụ khoản chênh 12 triệu của tài khoản ngân hàng chưa rõ nguyên nhân bạn tự lập chứng từ nghiệp vụ khác ghi Nợ 1388, Có 112. Phép thuế GTGT không tính chứng từ khấu trừ cuối kỳ; ba phép theo tháng (khấu hao, phân bổ, kết chuyển) chỉ xét các tháng đã kết thúc. Công ty theo Thông tư 133 chạy cùng các phép, bảng cân đối kế toán xét theo bộ chỉ tiêu của chế độ đang dùng.
Khóa sổ xong, chứng từ có ngày hạch toán đến ngày khóa không thêm, sửa, xóa, ghi sổ hay bỏ ghi được nữa; mọi màn lập chứng từ cho kỳ đó sẽ báo Sổ đã khóa đến ngày ….
Kiểm lại và giới hạn
Bấm Xuất Excel ở màn Kiểm tra sổ sách để lưu kết quả kèm hồ sơ khóa sổ, và nút Bộ hồ sơ báo cáo tài chính trên cùng màn để sang bước lập báo cáo. Hướng dẫn đầy đủ có ở hướng dẫn màn Kiểm tra sổ sách, hướng dẫn màn Đối chiếu kho với sổ cái và hướng dẫn màn Đối chiếu số dư đầu kỳ.
Giới hạn cần biết: màn kiểm không có phép riêng cho lương, bạn so tay tổng bảng lương với phát sinh 334; không có phép so thẻ tài sản với số dư 211, 214 trong năm (chỉ có ở đối chiếu số dư đầu kỳ); sổ phụ ngân hàng phải nhập bằng tệp rồi ghép dòng trong trang Ngân hàng, phần mềm chưa tự kéo giao dịch về. Vị trí của các phép đối chiếu này trong cả quy trình chốt sổ nằm ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
06
Câu hỏi hay gặp
Ba câu hỏi này thường nảy ra đúng lúc đã gần hạn chốt sổ.
Phát hiện lệch sau khi đã khóa sổ thì sửa thế nào?
Theo Luật Kế toán, sổ điện tử sửa bằng chứng từ điều chỉnh. Phát hiện trước khi nộp báo cáo năm thì sửa trên sổ của năm đó; chứng từ có ngày hạch toán trong kỳ đã khóa thì phải bỏ khóa sổ hoặc ghi vào kỳ chưa khóa.
Bảng cân đối cân rồi có cần đối chiếu tiếp không?
Có. Bảng cân đối chỉ chứng minh tổng Nợ bằng tổng Có. Ghi nhầm tài khoản mà vẫn đủ số tiền, hoặc ghi trùng cả hai vế, đều không làm bảng mất cân.
Công ty nhỏ tối thiểu phải đối chiếu những gì?
Quỹ với số đếm, tiền gửi với sao kê, công nợ với biên bản của các đối tác lớn, tồn kho với kiểm kê cuối năm. Bốn cặp này có số liệu từ bên ngoài nên sai ở đó sửa được theo bằng chứng thật; các cặp nội bộ còn lại phần mềm kiểm được.
Bài liên quan
Cuối kỳ và khóa sổ
Công việc kế toán cuối tháng, quý, năm
Cuối kỳ bạn làm theo thứ tự: chốt chứng từ và đối chiếu số liệu, rồi trích khấu hao, phân bổ chi phí, tính lương, tính giá vốn, xử lý thuế, sau cùng mới kết chuyển sang TK 911 và khóa sổ.
Sổ sách kế toán
Bảng cân đối số phát sinh: cách lập và tự kiểm tra
Lập bảng sau khi đã ghi xong sổ chi tiết và sổ tổng hợp, lấy số từ sổ cái: số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ và Có, số dư cuối kỳ của từng tài khoản.
Cuối kỳ và khóa sổ
Kiểm kê cuối năm: biên bản và xử lý chênh lệch
Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm, và mọi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân rồi ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.