Kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu: trong định mức, ngoài định mức, chưa rõ nguyên nhân

Trình tự thông thường:

1. 1

   Ra quyết định kiểm kê, lập ban kiểm kê gồm kế toán, thủ kho và đại diện bộ phận sử dụng, chọn thời điểm khóa sổ kho.

2. 2

   Chốt số liệu sổ tại thời điểm đó: dừng nhập, xuất hoặc ghi rõ phiếu chưa vào sổ.

3. 3

   Đếm, cân, đo thực tế từng mặt hàng theo kho, theo lô, ghi cả phẩm chất.

4. 4

   Đối chiếu số thực tế với sổ, lập biên bản có chênh lệch thừa, thiếu từng mặt hàng.

5. 5

   Truy tìm nguyên nhân, đề xuất hướng xử lý, giám đốc phê duyệt.

6. 6

   Ghi sổ kết quả xử lý trước khi lập báo cáo tài chính.

Mọi chênh lệch thừa, thiếu phải lập biên bản và tìm nguyên nhân, người ký biên bản chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê, nên biên bản phải ghi đúng số đếm được chứ không điền theo sổ cho khớp.

ketoanx.com/inventory/count

Các bước

1. 1

   Vào Kho→, Kiểm kê kho. Ở khối lập biên bản, ô Ngày kiểm kê mặc định là hôm nay, đổi thành 31/12/2026. Ô Kho kiểm kê chọn một kho hoặc Tất cả kho; Nhóm hàng mặc định Mọi nhóm; Mặt hàng đưa vào có Chỉ hàng còn tồn theo sổ và Mọi mặt hàng đang dùng (chọn cái sau khi muốn thấy cả hàng sổ bằng 0 mà kho vẫn có). Ô Mục đích kiểm kê ghi ví dụ Kiểm kê định kỳ cuối năm.

2. 2

   Ô Xử lý chênh lệch có hai lựa chọn: Chờ xử lý (1381, 3381) và Ghi thẳng (giá vốn, 711). Hàng A thiếu 5 cái và hàng B thừa 4 cái của bài chưa rõ nguyên nhân, nên chọn Chờ xử lý (1381, 3381). Bấm Lập biên bản kiểm kê; không có mặt hàng nào khớp điều kiện thì báo Không có mặt hàng nào để kiểm kê theo điều kiện đã chọn. Phần mềm mở luôn biên bản, đã chụp số Theo sổ (và Giá trị sổ nếu bạn được xem giá vốn).

3. 3

   Bấm In biên bản hoặc Mẫu in 05-VT để đưa ban kiểm kê đi đếm. Ở phần Ban kiểm kê, nhập Họ và tên, Chức vụ, Vai trò từng người; bấm Thêm thành viên cho người tiếp theo.

4. 4

   Nhập cột Thực tế: hàng A 495 (sổ 500), hàng B 304 (sổ 300). Cột Chênh lệch hiện ngay -5 và 4, số thiếu tô đỏ. Dòng để trống nghĩa là chưa đếm và không được xử lý. Cột Kém phẩm chất, Mất phẩm chất và Ghi chú chỉ ghi vào biên bản để in; chúng không đổi bút toán.

5. 5

   Hàng đếm được mà sổ không có (mặt hàng chưa nằm trong danh sách): ở khối Hàng đếm được mà sổ không có chọn mặt hàng, nhập Số lô và Số đếm. Có sẵn bảng đếm trên Excel thì dán vào ô Dán số đếm từ Excel (cột mã hàng, [số lô], số đếm) rồi bấm Điền vào biên bản, hoặc bấm Tải tệp mẫu, điền, rồi Chọn tệp và nhập.

6. 6

   Ghi ý kiến vào ô Kết luận, ý kiến của ban kiểm kê rồi bấm Lưu số kiểm kê. Chưa nhập số đếm nào mà lập chứng từ thì bị báo Chưa nhập số đếm nào.

7. 7

   Kéo xuống khối Xử lý chênh lệch và bấm Lập chứng từ xử lý chênh lệch. Phần mềm lưu số đếm, lấy lại tồn theo sổ tại ngày kiểm kê (nên phiếu nhập, xuất bổ sung sau khi lập biên bản vẫn được tính), rồi báo Đã lập chứng từ kiểm kê … điều chỉnh 2 dòng hàng. Khớp hết thì báo Số kiểm kê khớp sổ sách, không có chênh lệch.

8. 8

   Chọn chờ xử lý thì sau khi giám đốc có quyết định, form xử lý hiện ngay dưới. Ô Ngày xử lý không được trước ngày kiểm kê. Khối Hàng thiếu chờ xử lý (1381) hiện 200.000: dòng đầu chọn Tài khoản 334 Trừ vào lương, Số tiền 100.000, Đối tượng (người bồi thường, nhận trả) là thủ kho; bấm Thêm dòng, chọn 632 Tính vào giá vốn (hao hụt, mất mát sau khi trừ bồi thường), 100.000. Khối Hàng thừa chờ xử lý (3381) hiện 100.000: chọn 711 Thu nhập khác. Bấm Lập chứng từ xử lý; tổng các dòng phải bằng số chờ, sai thì báo Tổng các dòng xử lý hàng thiếu (…) phải bằng số chờ xử lý ….

Phần mềm tự ghi gì

Chọn chờ xử lý: hàng A thiếu 5 cái, đơn giá sổ 40.000 đồng, ghi Nợ 1381, Có 156 200.000; hàng B thừa 4 cái, đơn giá sổ 25.000 đồng, ghi Nợ 156, Có 3381 100.000. Sổ kho đồng thời giảm 5 cái và tăng 4 cái nên tồn khớp số đếm. Bước 8 ghi tiếp Nợ 334 100.000 (kèm đối tượng thủ kho), Nợ 632 100.000, Có 1381 200.000, và Nợ 3381, Có 711 100.000. Thiếu đúng toàn bộ tồn thì giá trị lấy trọn giá trị sổ của mặt hàng.

Chọn ghi thẳng: thiếu ghi Nợ TK giá vốn của mặt hàng (thường 632), Có 156; thừa ghi Nợ 156, Có 711, không qua 1381, 3381 và không có bước 8. Hàng thừa mà sổ không còn tồn thì đơn giá lấy theo giá bình quân hoặc giá mua của mặt hàng. Bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại biên bản để thấy chứng từ kiểm kê và chứng từ xử lý; mở Kho→, Tồn kho để thấy số tồn mới, và Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái để thấy số kho khớp TK 156. Muốn đếm lại thì xóa chứng từ kiểm kê ở màn hình chứng từ rồi làm lại. Biên bản chưa lập chứng từ thì có nút Xóa biên bản.

Phần mềm không tự phân loại thiếu trong hay ngoài định mức; bạn chọn cách xử lý theo kết luận của ban kiểm kê. Chế độ Ghi thẳng dồn cả số thiếu vào giá vốn, nên thiếu có người bồi thường hay trừ lương phải đi đường chờ xử lý. Danh sách tài khoản ở form xử lý là 1388, 334, tiền mặt, 632 và 811 cho hàng thiếu; 711, 632 và 3388 cho hàng thừa. Trả lại hàng thừa cho bên giao nhầm (Nợ 3381, Có 156) không có trong danh sách đó: lập phiếu xuất kho và sửa cột TK Nợ (đối ứng) thành 3381. Hàng thừa do chưa ghi phiếu nhập, hoặc hàng đi đường thiếu (Có 151), cũng không xử lý ở đây; bổ sung chứng từ nhập, rồi mới kiểm kê. Phần mềm chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo kết quả kiểm kê. Muốn xem đủ từng nút, mở hướng dẫn sử dụng màn Kiểm kê kho. Chức năng này nằm trong phần kho của KetoanX; bài trước là nhập trước xuất trước, bài sau là dự phòng giảm giá hàng tồn kho.