Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: điều kiện, cách tính từng mặt hàng, hạch toán và hoàn nhập

Muốn khoản dự phòng được tính vào chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, hàng còn phải đáp ứng điều kiện của Thông tư 48/2019/TT-BTC: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc bằng chứng hợp lý khác về giá vốn, và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Hàng nhận giữ hộ, nhận gia công không phải hàng tồn kho của bạn nên không lập dự phòng.

Có một ngoại lệ về khối lượng. Hàng đã ký hợp đồng tiêu thụ, mà giá trị thuần theo hợp đồng không thấp hơn giá ghi sổ, nhưng chưa giao cho khách, thì loại ra khỏi phần phải lập dự phòng, nếu có bằng chứng chắc chắn khách không bỏ hợp đồng.

Hoàn nhập khi số cần có nhỏ hơn số dư: Nợ 2294, Có 632. Cuối năm 2027, giả sử bán hết mặt hàng A, mặt hàng C còn 50 cái nhưng giá thuần phục hồi lên 800.000 đồng, thì dự phòng cần có chỉ còn 50 × 200.000 = 10.000.000 đồng, hoàn nhập 27.500.000 - 10.000.000 = 17.500.000 đồng: Nợ 2294, Có 632 17.500.000 đồng.

Khi hàng đã lập dự phòng bị hủy vì hết hạn, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, dự phòng bù trước, phần tổn thất còn lại vào giá vốn. Giả sử 50 cái mặt hàng C có giá sổ 50.000.000 đồng, đã lập dự phòng 17.500.000 đồng, hủy không thu hồi được gì: Nợ 2294 17.500.000, Nợ 632 32.500.000, Có 156 50.000.000. Thông tư 99 cho hoàn nhập dự phòng ngay tại từng lần hủy hoặc gộp vào lúc tính dự phòng cuối kỳ, miễn là làm nhất quán. Hồ sơ hủy hàng và chi phí được trừ có bài riêng, hàng hết hạn, hư hỏng.

ketoanx.com/closing/provisions

Các bước

1. 1

   Mở màn; trang mở sẵn ở thẻ 2293 · phải thu khó đòi với ngày là cuối tháng trước. Bấm thẻ 2294 · giảm giá hàng tồn kho.

2. 2

   Ô Ngày lập (cuối kỳ) chọn 31/12/2026, bấm Xem. Bảng liệt kê mặt hàng còn tồn (không kể dịch vụ) tính từ các phiếu đã ghi sổ đến ngày đó, nên chạy Tính giá xuất kho trước để giá gốc đúng.

3. 3

   Bảng có các cột Mặt hàng, ĐVT, Số lượng tồn, Giá gốc, Giá trị thuần 1 đơn vị, Giá trị thuần, Phải trích. Cột Giá gốc là tổng giá trị sổ kho của mặt hàng, không phải đơn giá: mặt hàng A hiện 100.000.000 cho 200 cái.

4. 4

   Ô Giá trị thuần 1 đơn vị do bạn nhập, tính sẵn bằng giá bán ước tính trừ chi phí hoàn thiện và bán: A 450.000 (480.000 - 30.000), B 380.000, C 650.000. Dòng nào để trống (ô ghi Chưa nhập) thì mặt hàng đó không bị trích, và giá trị lần lập trước được điền sẵn. Cột Phải trích bằng giá gốc trừ giá trị thuần khi giá trị thuần thấp hơn: A 10.000.000, B 0 vì 38.000.000 cao hơn giá gốc 30.000.000, C 17.500.000. Mặt hàng B không bù cho A và C.

5. 5

   Khối ba số dưới bảng: Số dự phòng phải có 27.500.000, Số dư dự phòng đang có 20.000.000 (số dư Có 2294 đến ngày lập), và Trích thêm 7.500.000. Số dư lớn hơn số phải có thì dòng đổi thành Hoàn nhập.

6. 6

   Bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập. Nút chỉ hiện khi tài khoản có quyền tạo và ghi sổ ở phân hệ Thuế. Kết quả báo Đã lập …: dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải có 27.500.000, chênh lệch so với số dư 20.000.000 đã ghi sổ.

7. 7

   Cuối 2027 làm lại với Ngày lập (cuối kỳ) 31/12/2027. A đã bán hết nên biến khỏi bảng, C nhập giá trị thuần 800.000: giá trị thuần 40.000.000, phải trích 10.000.000. Số dư 27.500.000 nên dòng hiện Hoàn nhập 17.500.000.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi lần lập sinh một chứng từ loại dự phòng ghi sổ ngay tại ngày lập. Trích thêm là Nợ 632, Có 2294 7.500.000; hoàn nhập là Nợ 2294, Có 632 17.500.000. Tài khoản chi phí là tài khoản giá vốn của chế độ công ty (hợp tác xã dùng 611). Mỗi loại dự phòng tại một ngày chỉ có một chứng từ: lập lại thì thay chứng từ cũ, số phải có bằng số dư thì xóa chứng từ cũ và không ghi gì. Chứng từ xóa được bằng nút thùng rác ở bảng Các chứng từ dự phòng đã lập.

Báo lỗi hay gặp: Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày lập nằm trong kỳ khóa; Hệ thống tài khoản của công ty không có tài khoản cho dự phòng giảm giá hàng tồn kho (cần TK 2294 hoặc 229 và TK chi phí tương ứng) khi chart thiếu tài khoản.

Kiểm lại và giới hạn

Xem dòng mới ở bảng Các chứng từ dự phòng đã lập (cột Số, Ngày, Loại, Diễn giải, Số tiền), bấm số chứng từ để mở bút toán; bảng tính in được bằng nút in ở đầu trang. Hủy hàng thì lập phiếu xuất với lý do Hủy hàng hư hỏng, hết hạn, toàn bộ giá trị vào 632 (trong ví dụ C là 50.000.000), rồi vào đây lập lại: hết tồn thì số phải có về 0 và 17.500.000 được hoàn nhập, tổng ra bằng bút toán trong bài nhưng ghi ở ngày lập chứ không đúng ngày hủy.

Giới hạn: phần mềm không ước tính giá bán hay chi phí bán, và chỉ có một ô giá trị thuần cho mỗi mặt hàng toàn công ty. Phần mềm không kiểm điều kiện của Thông tư 48 (hóa đơn chứng từ, quyền sở hữu, hàng đã có hợp đồng tiêu thụ); mặt hàng muốn loại thì xóa ô giá trị thuần của nó. Phần cộng lại chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN bạn làm tay. Chức năng thuộc phần kho của KetoanX; bài trước là kiểm kê kho và hàng thừa, thiếu, bài sau là hàng hết hạn, hư hỏng.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng trích lập, hoàn nhập dự phòng.