Hủy hàng hết hạn, hư hỏng: hồ sơ cần có để chi phí được trừ thuế và cách hạch toán

Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) đòi bốn giấy tờ cho chi phí hủy hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện:

1. 1

   Quyết định của người có thẩm quyền trong công ty về việc hủy.

2. 2

   Biên bản kiểm kê giá trị hàng, ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị và phương án xử lý, do đại diện hợp pháp của công ty xác nhận, ký và chịu trách nhiệm.

3. 3

   Quyết định thành lập hội đồng xử lý việc tiêu hủy.

4. 4

   Quyết định xử lý của hội đồng.

Thông tư không nêu thành phần hội đồng, nên điều bắt buộc là có quyết định thành lập bằng văn bản và quyết định xử lý của hội đồng đó. Biên bản kiểm kê đã ghi phương án xử lý nên phải có trước khi hàng rời kho; hồ sơ làm bù khi hàng đã mất dấu rất khó thuyết phục cơ quan thuế.

Công ty phải lưu hồ sơ này và đưa ra khi bị thanh tra, kiểm tra. Hóa đơn thuê đơn vị tiêu hủy hoặc vận chuyển, nếu từ 5 triệu đồng một lần trở lên, còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ.

Chi phí hủy hàng gồm hai phần: giá trị hàng hủy theo giá vốn, trừ phần đã trích lập dự phòng, và các chi phí liên quan đến việc hủy như thuê vận chuyển, thuê đơn vị xử lý. Hàng ế nhưng còn bán được, chỉ giảm giá, không thuộc nhóm này; phần giảm giá đi qua dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng trích không đúng quy định thì phần trích đó vẫn là khoản chi phí không được trừ.

Ví dụ: lô sữa giá vốn 40.000.000 đồng đã hết hạn, cuối năm trước công ty đã trích dự phòng 10.000.000 đồng, thuê đơn vị tiêu hủy với giá 2.000.000 đồng chưa thuế. Phần được tính thêm khi hủy là 30.000.000 + 2.000.000 = 32.000.000 đồng; 10.000.000 đồng còn lại đã được tính khi trích dự phòng.

Thông tư 99 không quy định tài khoản riêng cho chi phí thuê hủy. Có công ty ghi vào 642, có công ty ghi cùng giá vốn; chọn một cách rồi giữ nhất quán. Hàng hủy là nguyên liệu thì ghi Có TK 152, là thành phẩm thì ghi Có TK 155. Cách ghi khác cũng ra cùng kết quả: ghi cả 40.000.000 đồng vào tài khoản 632, rồi hoàn nhập dự phòng 10.000.000 đồng bằng Nợ TK 2294, Có TK 632 khi lập báo cáo cuối kỳ.

Với tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc bất khả kháng khác, phần được trừ thuế là tổng giá trị tổn thất trừ đi phần bảo hiểm hoặc bên khác phải bồi thường. Hồ sơ riêng gồm biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất (nguyên nhân, trách nhiệm, chủng loại, số lượng, đơn giá, giá trị còn thu hồi được), bảng kê xuất nhập tồn hàng bị tổn thất do đại diện hợp pháp ký, hồ sơ bồi thường bảo hiểm và hồ sơ xác định trách nhiệm bồi thường, hai loại sau nếu có.

Ví dụ: kho bị ngập, hàng giá vốn 50.000.000 đồng hư hết, bảo hiểm chấp nhận bồi thường 30.000.000 đồng. Về sổ sách, ghi Nợ TK 632 50.000.000, Có TK 156 50.000.000; khi nhận tiền bảo hiểm ghi Nợ TK 111 hoặc 112, Có TK 711 30.000.000. Về thuế, khoản được trừ là 50.000.000 − 30.000.000 = 20.000.000 đồng. Nếu tiền bồi thường về ở kỳ khác kỳ tổn thất và chưa được trừ vào giá trị tổn thất, bạn tính khoản đó vào thu nhập khác ở kỳ nhận.

ketoanx.com/inventory/moves

Các bước

Ví dụ dùng lại lô sữa 40.000.000 đồng của bài: giả định 2.000 hộp, giá xuất 20.000 đồng một hộp.

1. 1

   Vào Kho→, Nhập kho, xuất kho rồi bấm Lập phiếu xuất kho (nút này chỉ hiện khi bạn có quyền thêm trong phân hệ kho của KetoanX).

2. 2

   Ô Ngày xuất mặc định là hôm nay, nên đổi thành ngày ghi trong quyết định hủy. Ô Lý do chọn Hủy hàng hư hỏng, hết hạn. Kho chọn kho đang chứa lô sữa. Ô Người nhận hàng (đối tượng) không bắt buộc, có thể chọn đơn vị tiêu hủy; Diễn giải ghi số quyết định hủy để sau tìm lại, nếu bỏ trống phần mềm tự đặt theo loại phiếu và lý do.

3. 3

   Ở dòng 1 chọn Mặt hàng sữa. Nhập Số lượng 2.000 và Đơn vị là đơn vị tính của mặt hàng. Với hàng theo dõi lô, cột Số lô, serial phải chọn đúng lô hết hạn, bỏ trống thì phần mềm báo Mặt hàng "…" theo dõi số lô, hãy nhập số lô. Cột Giá bình quân chỉ để tham khảo, giá xuất bạn không gõ được.

4. 4

   Cột TK Nợ (đối ứng) đã tự điền 632. Muốn ghi vào tài khoản khác (ví dụ 1381 khi chưa rõ nguyên nhân, hay 334 khi bắt thủ kho bồi thường) thì sửa ngay trên dòng. Mỗi dòng chỉ có một tài khoản đối ứng, nên một dòng không tự tách giữa 2294 và 632.

5. 5

   Bấm Cất phiếu xuất kho. Nếu số lượng vượt tồn, phần mềm hỏi lại và kết thúc bằng câu Vẫn cất?; chọn hủy thì phiếu chưa được cất. Cất xong, bấm In ở danh sách để in phiếu theo mẫu 02-VT.

6. 6

   Mở lại phiếu vừa cất, ở khối Tệp đính kèm đính bản quét quyết định hủy, biên bản kiểm kê, quyết định thành lập hội đồng và quyết định xử lý.

7. 7

   Chi phí thuê tiêu hủy 2.000.000 đồng chưa thuế lập ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, nút Mua dịch vụ. Chọn nhà cung cấp là đơn vị tiêu hủy, Đơn giá 2.000.000, Thuế suất GTGT 10%, TK chi phí 642 (bài nói chọn 642 hoặc ghi cùng giá vốn, miễn nhất quán), Thanh toán theo thực tế.

8. 8

   Cuối kỳ vào Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng, chọn thẻ 2294 · giảm giá hàng tồn kho, đặt Ngày lập (cuối kỳ). Với mỗi mặt hàng còn tồn, nhập Giá trị thuần 1 đơn vị (ô nào để trống thì không tính dự phòng cho mặt hàng đó). Bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 5 ghi Nợ 632, Có 156 40.000.000 đồng (hàng hóa; nguyên liệu thì Có 152, thành phẩm Có 155 theo tài khoản kho của mặt hàng), theo cách ghi cả vào 632 rồi hoàn nhập ở bài. Bước 7 ghi Nợ 642 2.000.000, Nợ 1331 200.000, Có 331 hoặc tài khoản tiền 2.200.000.

Bước 8 so Số dự phòng phải có với Số dư dự phòng đang có rồi ra dòng Trích thêm hoặc Hoàn nhập. Khi lô sữa đã rời kho và số hàng còn lại không cần dự phòng, số cần có về 0 nên chênh lệch là Hoàn nhập 10.000.000 đồng, phần mềm lập Nợ 2294, Có 632. Lỗi hay gặp: Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày phiếu hoặc ngày lập nằm trong kỳ khóa; Nhập tài khoản đối ứng cho dòng "…" khi xóa trắng cột tài khoản.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Kho→, Tồn kho để thấy số lượng lô sữa đã giảm, và Báo cáo→, Sổ nhật ký chung để đối chiếu bút toán; số hoàn nhập xem ở phần Các chứng từ dự phòng đã lập cùng màn trích lập.

KetoanX không soạn quyết định hủy, biên bản kiểm kê hay quyết định hội đồng; công ty tự soạn rồi đính kèm vào phiếu. Phiếu xuất không tự tách Nợ 2294 trên cùng dòng với Nợ 632, và bước hoàn nhập tính theo chênh lệch toàn bộ số dự phòng của hàng tồn kho chứ không theo riêng lô hủy. Nếu có bồi thường của người hoặc bảo hiểm thì phần mềm không có ô riêng: sửa TK Nợ (đối ứng) như bước 4, hoặc ghi khoản thu bằng chứng từ nghiệp vụ khác. Từng ô của hai màn có trong hướng dẫn nhập kho, xuất kho và hướng dẫn trích lập, hoàn nhập dự phòng. Sổ kho sau khi hủy còn phải khớp với kiểm kê, xem bài kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu, hay bài tồn kho bị âm trên sổ khi số lượng sổ lệch. Giá xuất và giá gốc nằm ở bài kế toán hàng tồn kho, điều kiện trừ thuế ở bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và bài chi phí không được trừ, cách lập dự phòng ở bài dự phòng giảm giá hàng tồn kho.