Tồn kho bị âm trên sổ: tìm chứng từ gây âm và sửa mà không phải làm lại cả kỳ

Hàng bán theo bộ (combo) cũng gây âm: bán bộ thì xuất từng linh kiện, nhưng linh kiện chưa bao giờ được nhập riêng.

Làm theo bốn bước, xuất phát từ mặt hàng đang âm:

1. 1

   Mở thẻ kho của mặt hàng, sắp theo ngày, xem từ ngày đầu kỳ trở đi.

2. 2

   Tìm dòng đầu tiên mà số dư chuyển từ dương sang âm. Đó là phiếu xuất cần xem, và phiếu nhập thiếu hoặc sai nằm ở trước hoặc sau nó.

3. 3

   Với phiếu xuất ấy, hỏi: hàng thật có trong kho hôm đó không? Nếu có, thiếu một phiếu nhập hoặc phiếu nhập bị ghi lệch (ngày, mã, kho, đơn vị tính). Nếu không, lần xuất đó sai.

4. 4

   Đối chiếu với hóa đơn đầu vào, biên bản nhận hàng và phiếu trả hàng của kỳ đó để tìm chứng từ còn thiếu.

Ví dụ: mặt hàng A không có tồn đầu kỳ. Ngày 03/10 bán 100 cái. Ngày 05/10 có phiếu nhập 500 cái, đơn giá 20.000 đồng. Thẻ kho cho thấy −100 ở ngày 03/10 rồi +400 ở ngày 05/10. Biên bản nhận hàng ghi hàng về kho ngày 02/10, nên phiếu nhập bị ghi muộn ba ngày.

Sửa ở chứng từ gây ra lỗi, không sửa ở tài khoản kho:

Ví dụ ở trên chỉ cần đổi ngày phiếu nhập từ 05/10 về 02/10. Thẻ kho thành +500 ngày 02/10, −100 ngày 03/10, còn 400; lần xuất ngày 03/10 có giá 20.000 đồng, giá vốn 2.000.000 đồng.

Đừng đưa số dư kho về dương bằng một bút toán tay vào tài khoản 156 hoặc 152. Nó làm số liệu trên sổ cái và sổ kho lệch nhau, còn phiếu xuất vẫn mang giá sai.

ketoanx.com/reports/stock-ledger-check

Các bước

1. 1

   Mở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách. Phép kiểm Tồn kho âm hoặc số lượng bằng 0 mà giá trị khác 0 liệt kê từng mặt hàng kiểu A …: tồn âm 100, hết số lượng nhưng còn giá trị hoặc còn số lượng nhưng giá trị âm. Bấm dòng của mặt hàng để mở thẻ kho.

2. 2

   Trên Thẻ kho: …, đặt Từ ngày là đầu kỳ (01/10), Đến ngày là cuối tháng, ô Kho chọn Tất cả kho hoặc đúng kho đang âm, bấm Xem. Dò cột Tồn để thấy dòng đầu tiên xuống dưới 0, ở ví dụ là dòng bán 100 cái ngày 03/10, còn phiếu nhập 500 cái nằm ở ngày 05/10.

3. 3

   Sửa phiếu gốc: mở phiếu nhập ở danh sách Kho→, Nhập kho, xuất kho hoặc Mua hàng→, Chứng từ mua hàng (theo nơi đã lập), đổi ngày từ 05/10 về 02/10 theo biên bản nhận hàng rồi cất lại. Nếu đã có phiếu xuất của mặt hàng sau ngày sửa, màn Tính giá xuất kho hiện dòng nhắc Giá xuất kho cần tính lại từ ngày ….

4. 4

   Khi phiếu nhập và phiếu xuất cùng một ngày mà phiếu xuất đứng trước, mở Kho→, Thứ tự chứng từ trong ngày, chọn Ngày, bấm Xem. Dùng mũi tên lên, xuống cạnh từng chứng từ để đưa phiếu nhập lên trên, rồi bấm Lưu thứ tự; Bỏ thứ tự sắp tay trả về thứ tự mặc định (chứng từ nhập có giá trước). Ngày trong kỳ đã khóa sổ không sắp lại được.

5. 5

   Mở Kho→, Tính giá xuất kho. Khối Tính lại theo tháng chọn tháng 10 rồi bấm Tính lại giá xuất kho; nhiều tháng thì chạy lần lượt từ tháng cũ đến tháng mới. Chỉ vài mặt hàng bị ảnh hưởng thì dùng khối Tính lại cho một khoảng ngày, một nhóm hàng: Từ ngày, Đến ngày, Nhóm hàng (mặc định Mọi nhóm) và Chỉ các mặt hàng (bỏ trống là mọi mặt hàng) chọn đúng A, rồi bấm Tính lại giá xuất kho và xác nhận. Bình quân cuối kỳ thì khoảng ngày phải tròn tháng.

6. 6

   Muốn chặn lỗi từ gốc, vào Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo, dòng Xuất quá số tồn kho chọn một trong ba mức Không cảnh báo, Cảnh báo, Cảnh báo và không cho cất (mặc định là mức chặn), rồi bấm Lưu mức cảnh báo.

Phần mềm tự ghi gì

Sửa ngày phiếu nhập chỉ đổi phiếu đó. Lần tính lại giá xuất mới cập nhật giá trị mọi phiếu xuất, chứng từ bán, hàng bán trả lại, chuyển kho, lắp ráp trong khoảng đã chọn và bút toán giá vốn của chúng (Nợ 632, Có 156 với hàng bán). Ở ví dụ, lần xuất ngày 03/10 nhận giá 20.000 đồng, giá vốn 2.000.000 đồng, tồn cuối còn 400 cái trị giá 8.000.000 đồng. Bảng Các lần tính gần đây ghi kỳ đã tính, kết quả lần chạy gần nhất và giờ chạy. Chứng từ chưa ghi sổ không tham gia tính và không bị cập nhật.

Báo lỗi hay gặp: Kỳ … đã khóa sổ (sổ khóa đến ngày …), không tính lại giá xuất kho được khi tháng chọn có ngày đã khóa; với mức Cảnh báo và không cho cất, chứng từ bán làm tồn âm bị từ chối cho tới khi có phiếu nhập trước ngày xuất.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại thẻ kho của A: cột Tồn phải là +500 ngày 02/10, 400 sau ngày 03/10. Rồi mở Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái, chọn Tại ngày cuối tháng: mỗi tài khoản kho có Giá trị trên sổ kho, Số dư sổ cái và Chênh lệch; chênh lệch khác 0 thường do bút toán tay vào 156, 152 hoặc chưa tính lại giá xuất. Nút Sổ chi tiết ở cuối dòng mở sổ chi tiết tài khoản đó.

Phép kiểm ở Kiểm tra sổ sách chỉ xét số tồn tại thời điểm kiểm. Tồn âm giữa tháng đã được bù bằng phiếu nhập sau đó (như −100 ngày 03/10 rồi +400 ngày 05/10) không hiện ở đây; bạn chỉ thấy nó trên thẻ kho, nên với bình quân tức thời và nhập trước xuất trước hãy dò thẻ kho của những mặt hàng có giá vốn bất thường. Số chứng từ trên thẻ kho mở bản in phiếu, không mở màn sửa, nên phải tìm phiếu ở danh sách chứng từ để sửa. Cách chạy từng màn có ở hướng dẫn màn tính giá xuất kho và hướng dẫn màn thứ tự chứng từ trong ngày.

Cách chọn phương pháp tính giá xuất xem ở bài phương pháp tính giá xuất kho, bình quân gia quyền và nhập trước xuất trước. Hàng thật thiếu hoặc thừa khi đếm xử lý theo bài kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu. Bài trước của nhóm là hủy hàng hết hạn, hư hỏng; các chức năng kho có ở phân hệ kho của KetoanX. Nguyên tắc chung về giá gốc nằm ở bài kế toán hàng tồn kho.