Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: khi nào dùng, khi nào phải lập hóa đơn và cách hạch toán chuyển kho

Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu bốn tình huống dùng phiếu này:

1. 1

   Xuất điều chuyển hàng cho cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng ở khác tỉnh, thành phố để bán, hoặc giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau. Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được chọn một trong hai cách: lập hóa đơn GTGT điện tử cho từng khâu, hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

2. 2

   Xuất hàng bán lưu động: dùng phiếu khi xuất, và lập hóa đơn điện tử khi bán.

3. 3

   Xuất hàng ra cửa khẩu hoặc đến nơi làm thủ tục xuất khẩu: dùng phiếu hoặc hóa đơn.

4. 4

   Hàng ủy thác: xuất giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, hoặc cơ sở nhận ủy thác nhập khẩu trả hàng khi chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.

Chuyển kho giữa hai kho trong một cơ sở kinh doanh để tiếp tục sản xuất, kinh doanh thì không phải dùng hóa đơn điện tử. Công ty vẫn cần chứng từ kho để ghi sổ, ví dụ phiếu xuất, nhập kho nội bộ hoặc phiếu chuyển kho theo mẫu của mình (xem mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho).

Quy tắc chọn một trong hai cách ở tình huống đầu chỉ nói tới chi nhánh ở khác địa phương. Với chi nhánh cùng tỉnh, thành phố, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc chọn hóa đơn cho an toàn.

Nếu bạn chọn phiếu để điều chuyển cho chi nhánh, việc lập hóa đơn dồn về lúc chi nhánh bán hàng. Chi nhánh lập hóa đơn giao cho người mua, đồng thời lập bảng kê hàng bán ra gửi cơ sở giao hàng (trụ sở hoặc kho xuất). Cơ sở giao hàng căn cứ bảng kê lập hóa đơn GTGT cho số hàng thực tế đã tiêu thụ. Khi số lượng và doanh số lớn, bảng kê được lập 5 ngày hoặc 10 ngày một lần; hàng khác thuế suất phải có bảng kê riêng cho từng nhóm thuế suất. Chi nhánh kê khai thuế đầu ra theo số bán cho người mua và khấu trừ thuế đầu vào theo hóa đơn của cơ sở giao hàng.

Phiếu cho hàng gửi bán đại lý là một mẫu khác (04/HGĐL), có bài riêng về hàng gửi đại lý bán đúng giá.

Ký hiệu của phiếu điện tử có mẫu số 6 và chữ N ở vị trí thứ tư. Ví dụ 6K26NAB là phiếu kiêm vận chuyển nội bộ loại không có mã, lập năm 2026, do công ty đăng ký với cơ quan thuế. Chữ B thay cho N là phiếu hàng gửi bán đại lý.

Mẫu 03/XKNB trong Thông tư 91 gồm: tên người xuất hàng và mã số thuế, lệnh điều động (số, của đơn vị nào, về việc gì), địa chỉ kho xuất, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, người nhận hàng và địa điểm nhận hàng. Bảng hàng ghi tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng thực xuất và thực nhập, đơn giá, thành tiền. Thủ trưởng đơn vị ký số ở cuối phiếu. Lệnh điều động là văn bản nội bộ của công ty cho phép chuyển hàng; lệnh ấy nên có trước khi lập phiếu.

Thông tư 99 cho doanh nghiệp tùy phân cấp mà ghi doanh thu ngay khi chuyển giao hoặc khi đơn vị trực thuộc bán ra ngoài; ví dụ trên theo cách thứ hai. Cuối kỳ, trụ sở phải đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư của 136 và 336 với từng đơn vị, rồi bù trừ theo từng khoản; chênh lệch phải tìm nguyên nhân. Số lượng thực xuất ghi trên phiếu mà khác số thực nhập là nguồn chênh lệch hay gặp nhất, nên cột thực nhập phải do thủ kho bên nhận điền chứ không chép lại từ cột xuất. Bút toán 136, 336 chi tiết hơn nằm ở bài tài khoản 136, 336 phải thu, phải trả nội bộ.

ketoanx.com/transfers

Các bước

1. 1

   Nếu chi nhánh có kho riêng thì khai trước ở Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho. Ô TK kho riêng của kho chi nhánh để trống thì phiếu không có bút toán; điền 157 thì phiếu ghi Nợ 157. Cần ít nhất hai kho đang dùng, nếu không trang chỉ báo Cần ít nhất hai kho đang dùng để chuyển kho và không hiện biểu mẫu. Người lập cần quyền thêm và quyền ghi sổ của phân hệ Kho.

2. 2

   Vào Kho→, Chuyển kho. Ô Ngày mặc định là hôm nay, ô Loại chuyển kho chọn Xuất cho đơn vị phụ thuộc (hai lựa chọn kia là Chuyển kho nội bộ và Gửi bán đại lý).

3. 3

   Ô Kho xuất chọn kho của trụ sở, ô Kho nhập chọn kho của chi nhánh; hai kho phải khác nhau. Khi chọn loại này, ô bên cạnh đổi nhãn thành Đơn vị nhận: chọn chi nhánh trong danh mục khách hàng, ô không bắt buộc nhưng nên điền để bản in và đối chiếu có tên bên nhận.

4. 4

   Ô Người vận chuyển, Phương tiện, Hợp đồng vận chuyển số và Ghi chú vận chuyển đều tùy chọn. Bài trên nói bỏ trống người vận chuyển và phương tiện là lỗi hay gặp, nên hãy điền; Diễn giải để trống thì phần mềm tự ghi Xuất kho cho đơn vị phụ thuộc từ mã kho xuất sang mã kho nhập.

5. 5

   Ở bảng dòng hàng chọn Mặt hàng, nhập Số lượng 100 và kiểm Đơn vị. Không có ô đơn giá: giá xuất do phần mềm tính theo phương pháp công ty đang dùng, nên ví dụ 50.000 đồng một sản phẩm chỉ đúng khi giá xuất của mặt hàng đang là 50.000. Hàng theo dõi lô hoặc serial thì điền thêm ô Số lô, serial, nếu không phần mềm báo phải nhập số lô hoặc serial.

6. 6

   Bấm Lập phiếu chuyển kho. Trang chuyển sang phiếu vừa lập với số tự cấp. Nếu kho xuất không đủ tồn, phần mềm báo Không đủ tồn kho kèm tên hàng và tại kho xuất; ở mức cảnh báo thì hỏi Vẫn cất?, ở mức chặn thì không cho cất.

7. 7

   Trên trang phiếu bấm In phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để in bản đi đường, hoặc In phiếu kho để lấy phiếu kho thông thường.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi dòng hàng sinh hai dòng sổ kho: trừ 100 sản phẩm ở kho xuất và cộng 100 ở kho nhập, cùng giá trị 5.000.000 đồng. Bút toán chỉ có khi tài khoản kho hai đầu khác nhau: kho chi nhánh khai TK kho riêng 157 thì ghi Nợ 157, Có 156, 5.000.000 đồng; hai kho cùng 156 thì không có bút toán, đúng như đoạn giữa hai kho trong bài.

Khoản Nợ 136 5.000.000 của trụ sở và Có 336 của chi nhánh trong bài không tự sinh từ phiếu này. Khi cần, bạn ghi hai bút toán đó bằng chứng từ nghiệp vụ khác ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, rồi đối chiếu cuối kỳ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Kho→, Sổ chuyển kho hoặc nút Sổ chuyển kho ở đầu trang Chuyển kho để thấy phiếu. Phiếu loại cho đơn vị phụ thuộc còn lên Kho→, Đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh (cột Bên giao đã xuất, Bên nhận đã nhập, Chênh lệch), mỗi phiếu có nhãn đã xác nhận hoặc chưa xác nhận tùy thủ kho đã ghi sổ kho chưa.

Có bốn giới hạn. Bản in là bản nội bộ, không ký số, không gửi cơ quan thuế, nên phiếu điện tử bắt buộc từ 01/7/2026 bạn phát hành ở phần mềm hóa đơn điện tử rồi ghi số phiếu. Không có ô nhập lệnh điều động, nên dòng Căn cứ lệnh điều động số in ra để chấm chấm, bạn điền tay. Cột Thực xuất và Thực nhập trên bản in đều in số chuyển; bên nhận đếm ra số khác thì thủ kho sửa tay. Cuối cùng, phần mềm không kiểm bên nhận là chi nhánh phụ thuộc hay đơn vị độc lập; nhận hàng là đơn vị hạch toán độc lập hoặc có tư cách pháp nhân thì phải lập hóa đơn ở Bán hàng, đừng dùng phiếu này. Mục ký hiệu hóa đơn của KetoanX kiểm tra mẫu số 6 phải đi với chữ N hoặc B.

Bài trước của nhóm là tồn kho bị âm trên sổ, bài tiếp theo là định mức tiêu hao nguyên vật liệu; chức năng kho nằm ở phân hệ kho của KetoanX, và nguyên tắc chung ở bài kế toán hàng tồn kho.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng chuyển kho.