01
Định mức gồm những gì?
Mỗi dòng định mức ghi hai con số: một sản phẩm dùng bao nhiêu vật liệu theo thiết kế, và hao hụt bao nhiêu là bình thường. Hao hụt thường là phần cắt gọt, phế liệu của quy trình, đo bằng phần trăm trên lượng vật liệu cấu thành.
Ví dụ một chiếc bàn gỗ dùng 0,12 m3 gỗ tấm theo bản vẽ, hao hụt cắt gọt 5%. Định mức là 0,12 × 1,05 = 0,126 m3 gỗ cho một bàn. Làm 400 bàn thì định mức vật liệu của kỳ là 0,126 × 400 = 50,4 m3. Mỗi vật liệu cấu thành có một dòng như vậy; chiếc bàn có thêm ốc vít, sơn thì mỗi thứ một dòng.
02
Cách xây dựng định mức, từng bước
Liệt kê mọi vật liệu cấu thành một sản phẩm từ bản vẽ, công thức hoặc quy trình kỹ thuật, kèm đơn vị tính.
Chạy thử hoặc lấy số liệu sản xuất thực tế, cân đo lượng vật liệu xuất và lượng thành phẩm, phế liệu thu được.
Tính tỷ lệ hao hụt bình thường từ chênh lệch giữa lượng xuất và lượng nằm trong sản phẩm, chỉ tính phần không tránh được của quy trình.
Người có thẩm quyền trong công ty ký ban hành định mức bằng văn bản, ghi ngày áp dụng.
Rà soát khi đổi thiết kế, đổi nhà cung cấp, đổi công nghệ hoặc khi số liệu thực tế lệch định mức nhiều kỳ liền.
Ví dụ về đo hao hụt: thử 20 bàn dùng hết 2,6 m3 gỗ trong khi bản vẽ cần 2,4 m3, hao hụt thực tế là 0,2 m3 trên 2,4 m3, tức khoảng 8%. Nếu bạn đặt 5% mà thực tế luôn 8%, định mức quá chặt và kỳ nào cũng báo vượt.
03
Dùng định mức khi xuất kho và kiểm kê
Định mức là cơ sở để xuất vật liệu cho sản xuất: số cần xuất cho một lệnh bằng định mức nhân số sản phẩm. Hướng dẫn lập phiếu xuất kho mẫu 02-VT trong Thông tư 99 nói rõ phiếu dùng để kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư; bảng kê vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04-VT) dùng để kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
Khi kiểm kê thấy thiếu vật liệu mà nguyên nhân là hao hụt trong phạm vi định mức, ghi Nợ TK 632, Có TK 152. Nếu thiếu vượt mức và xác định được người chịu trách nhiệm, phần bồi thường ghi Nợ TK 1388 (hoặc Nợ TK 334 khi trừ lương), phần còn lại ghi Nợ TK 632 theo quyết định xử lý. Chưa rõ nguyên nhân thì chờ xử lý ở tài khoản 1381, cách làm đã nêu ở bài kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu.
04
Phần vượt định mức xử lý thế nào?
Về sổ sách, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm mà kết chuyển ngay vào tài khoản 632 (giá vốn hàng bán). Với ví dụ trên, giả sử kỳ 400 bàn thực xuất 52 m3 gỗ, giá 10.000.000 đồng một m3: chi phí vật liệu thực tế 520.000.000 đồng, trong đó 50,4 m3 theo định mức là 504.000.000 đồng, phần vượt 1,6 m3 là 16.000.000 đồng. Cuối kỳ ghi: Nợ TK 154 504.000.000, Nợ TK 632 16.000.000, Có TK 621 520.000.000. Giá thành một bàn chỉ chứa phần định mức, còn 16.000.000 đồng chạy thẳng vào lãi lỗ của kỳ.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, văn bản hiện hành (Luật Thuế TNDN 67/2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC) không có điều khoản riêng về định mức tiêu hao nguyên vật liệu, và không có mức vượt nào được ghi sẵn là bị loại. Điều kiện chung áp dụng cho mọi khoản chi: chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, và có đủ hóa đơn, chứng từ. Khoản chi không đủ điều kiện là khoản không được trừ. Vì vậy, khi vật liệu dùng nhiều hơn mức cần cho sản lượng, rủi ro là bị hỏi lượng vượt ấy có thật sự dùng cho sản xuất không; công ty cần hồ sơ trả lời được. Hồ sơ cho phần phế liệu, phế phẩm hủy bỏ có quy định riêng ở bài hủy hàng hết hạn, hư hỏng.
Về thuế GTGT đầu vào, thuế của hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường, hoặc hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa khi vận chuyển, vẫn được khấu trừ nếu có đủ hồ sơ chứng minh. Chỉ khi pháp luật có quy định định mức hao hụt tự nhiên cho loại hàng đó thì thuế của lượng hao hụt vượt định mức ấy không được khấu trừ. Định mức nội bộ bạn tự lập không phải là định mức theo nghĩa này.
05
Hồ sơ giải trình khi vượt định mức
Biên bản lập ngay lúc xảy ra, ghi nguyên nhân cụ thể và có người giám sát cùng kế toán ký, là hồ sơ chắc nhất. Với ví dụ trên, giả sử 1,0 m3 trong 1,6 m3 vượt là do một lô gỗ ẩm phải loại: biên bản ghi số lô, ngày nhập, lượng bị loại, kèm ảnh và phiếu nhập lại hoặc phiếu hủy. Còn 0,6 m3 vượt mà không giải thích được thì phải truy nguyên nhân: có người chịu trách nhiệm thì xử lý như đoạn kiểm kê ở trên, còn nếu tỷ lệ 5% đặt sai thì sửa định mức.
Văn bản định mức, bảng so sánh định mức với thực xuất từng kỳ và các biên bản vượt mức nên lưu cùng nhau để quyết toán không phải lục lại.
06
Làm trên KetoanX
Định mức khai ở Kho, Định mức nguyên vật liệu, dùng khi lập lệnh sản xuất ở Kho, Lệnh sản xuất. Phần mềm tính nhu cầu vật liệu của lệnh theo đúng công thức của bài, cảnh báo khi xuất vượt, nhưng không tự đẩy phần vượt sang giá vốn.
Các bước
Vào Kho, Định mức nguyên vật liệu. Biểu mẫu nằm ngay đầu trang, cần quyền thêm của phân hệ Kho. Ô Mã định mức bắt buộc (ví dụ DM-BAN), Tên định mức bắt buộc từ hai ký tự, Trạng thái mặc định Đang dùng; chọn Ngừng dùng khi định mức cũ hết hiệu lực nhưng vẫn có lệnh đang tham chiếu.
Ô Thành phẩm chọn chiếc bàn gỗ. Ô Cho số lượng thành phẩm (kèm đơn vị tính) mặc định 1, và các dòng vật liệu bên dưới là lượng cần cho đúng số này, nên với 0,12 m3 một bàn bạn giữ 1.
Bảng vật liệu có cột Nguyên vật liệu, Số lượng, ĐVT, Hao hụt % và Ghi chú. Dòng 1 chọn gỗ tấm, Số lượng 0,12, Hao hụt % 5; cột ĐVT tự hiện theo mặt hàng. Bấm Thêm dòng cho ốc vít, sơn. Số lượng phải lớn hơn 0, Hao hụt % từ 0 đến 100 (để trống là 0), mỗi vật liệu chỉ một dòng và thành phẩm không được là vật liệu của chính nó.
Bấm Lưu định mức. Phần mềm báo Đã lưu định mức và mở trang định mức.
Vào Kho, Lệnh sản xuất, khung đầu trang. Chọn Thành phẩm, nhập Số lượng sản xuất 400, chọn Định mức vừa khai, chọn Đối tượng tập hợp chi phí để chi phí vật liệu đi đúng đối tượng, và Kho nguyên vật liệu, Kho thành phẩm. Bấm Lập lệnh sản xuất.
Trang lệnh có bảng Nguyên vật liệu theo định mức với cột Định mức của lệnh, Đã xuất ròng, Còn phải xuất. Gỗ tấm hiện 50,4 vì phần mềm lấy 0,12 nhân 400 nhân (1 + 5%), làm tròn bốn số thập phân.
Ở khung Phiếu kho theo lệnh chọn thẻ Xuất nguyên vật liệu, chọn kho, thêm dòng gỗ tấm với Số lượng 52 rồi bấm Lập phiếu xuất. Vì 52 lớn hơn 50,4, phần mềm hỏi lại kiểu
Xuất nguyên vật liệu vượt định mức của lệnh sản xuất … Vẫn cất?kèm định mức, số đã xuất và số vượt (1,6). Hỏi vậy thôi, không chặn; vật liệu không có trong định mức cũng bị hỏi như thế.Còn thừa vật liệu thì dùng thẻ Nhập lại vật liệu thừa và Lập phiếu nhập lại; số nhập lại không được quá số đã xuất ròng của lệnh.
Phần mềm tự ghi gì
Phiếu xuất 52 m3 giá 10.000.000 đồng ghi Nợ 621 (gắn đối tượng của lệnh), Có tài khoản kho của gỗ (thường 152), 520.000.000 đồng; hệ thống tài khoản không có 621 thì phần mềm ghi thẳng Nợ 154. Cuối kỳ Kết chuyển kỳ ở màn Tài sản, chi phí, Giá thành chuyển 621 sang 154 theo đối tượng, trọn 520.000.000 đồng. Khi lệnh nhập thành phẩm, phần mềm ghi Nợ kho thành phẩm, Có 154 theo giá tạm tính rồi sửa theo giá thành thực tế khi bạn lập kỳ tính giá thành.
Bút toán Nợ 632 16.000.000 của bài không tự có. Chỉ chi phí gắn khoản mục đánh dấu không hợp lý (Thẻ tính giá thành, khung Khoản mục chi phí không hợp lý) mới được kết chuyển sang 632, mà phiếu xuất theo lệnh không có ô khoản mục chi phí. Bạn ghi tay phần vượt có biên bản: Nợ 632, Có 154, 16.000.000 đồng, bằng chứng từ nghiệp vụ khác ở Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác sau khi kết chuyển.
Kiểm lại và giới hạn
Mở lại trang lệnh để so cột Đã xuất ròng với Định mức của lệnh, và Kho, Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa để thấy phiếu xuất. Màn Tài sản, chi phí, Định mức giá thành là loại định mức khác: giá thành một đơn vị theo khoản mục, cạnh giá thành thực tế kỳ gần nhất, không phải lượng vật liệu.
KetoanX không có báo cáo so sánh số lượng thực xuất với định mức theo kỳ và không lưu biên bản giải trình; bạn lập bảng so sánh từ trang lệnh, lưu biên bản như tệp đính kèm hoặc ngoài phần mềm. Phần mềm cũng không tách hao hụt tự nhiên theo định mức pháp luật cho thuế GTGT, nên thuế đầu vào của lượng vượt bạn tự xét như bài đã nói. Cách tính giá thành theo từng loại sản phẩm nằm ở bài các phương pháp tính giá thành. Bài trước của nhóm là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bài sau là tài sản cố định là gì; nguyên tắc chung về giá gốc nằm ở bài kế toán hàng tồn kho, khoản chi không đủ điều kiện nằm ở bài chi phí không được trừ, và các chức năng kho có ở phân hệ kho của KetoanX.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng vật tư, hàng hóa, kho.
Bài liên quan
Hàng tồn kho
Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ kinh doanh bình thường, ghi theo giá gốc.
Giá thành, xây dựng, xuất nhập khẩu
Các phương pháp tính giá thành sản phẩm
Chọn phương pháp theo kiểu sản xuất.
Hàng tồn kho
Tồn kho bị âm trên sổ: tìm và sửa
Tồn kho âm nghĩa là sổ ghi xuất nhiều hơn nhập tại một thời điểm, thường vì phiếu nhập đến muộn hoặc bị ghi sai ngày, mã, đơn vị tính hay kho.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.