Vật tư, hàng hóa, kho: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/items

Đây là bước đầu tiên của vòng kho. Sau nó là nhập kho, xuất kho, chứng từ mua hàng và chứng từ bán hàng, rồi đến tồn kho. Cách ghi giá gốc của hàng tồn kho nằm ở bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.

1. 1

   Hệ thống tài khoản của công ty đã có sẵn các tài khoản bạn định gán cho hàng (ví dụ 156, 152, 155, 511, 632). Phần mềm chặn nếu gõ tài khoản không có trong hệ thống. Xem hệ thống tài khoản.

2. 2

   Biết mặt hàng thuộc loại nào: hàng mua về bán lại, nguyên vật liệu, thành phẩm tự làm hay dịch vụ. Loại quyết định tài khoản kho: hàng hóa vào 156, nguyên vật liệu vào 152, thành phẩm vào 155. Xem bài tài khoản 156 hàng hóa.

3. 3

   Nhóm hàng, nếu muốn lọc báo cáo theo nhóm: lập trước ở nhóm vật tư, hàng hóa.

4. 4

   Quyền phân hệ Kho: thêm để tạo mặt hàng và kho, sửa để chỉnh, xóa để xóa. Vai trò Thủ kho có đủ các quyền này. Người không có quyền xem giá vốn không thấy cột Giá mua.

ketoanx.com/items

Các nút trên đầu trang: Nhóm hàng, Đơn vị tính quy đổi, In tem mã vạch, Định mức nguyên vật liệu, Bảng giá bán, Nhóm ngành nghề thuế GTGT và In danh sách. Nút Thêm mặt hàng mở form nhập; danh mục còn trống thì form mở sẵn.

Bộ lọc phía trên bảng: Tìm (mã, tên, mã vạch, quy cách), Nhóm (gồm cả nhóm con), Tính chất (Hàng hóa, Nguyên vật liệu, Thành phẩm, Dịch vụ), Trạng thái (mặc định chỉ hiện đang dùng; chọn Ngừng dùng hoặc Tất cả để thấy hàng đã ngừng). Bấm Lọc để áp dụng, Xóa lọc để bỏ. Nút Cột hiển thị chọn và sắp xếp các cột của bảng. Bấm vào mã hàng để mở trang sửa.

Phần Kho nằm dưới bảng mặt hàng, có nút Thêm kho và bảng kho với nút Sửa trên từng dòng.

ketoanx.com/items

Kho có các ô Mã kho, Tên kho khi thêm. Khi bấm Sửa trên dòng kho, có thêm Địa chỉ, Thủ kho, TK kho riêng và Trạng thái.

ketoanx.com/items

Khi hàng là nguyên vật liệu hoặc thành phẩm

Chọn Tính chất tương ứng và để trống TK kho: khi lưu, phần mềm lấy 152 cho nguyên vật liệu, 155 cho thành phẩm (hoặc 1521, 1551 nếu hệ thống tài khoản có). Hợp tác xã không có 155 nên thành phẩm về 156. Công cụ, dụng cụ chưa có tính chất riêng, nên gõ tay 153. Hệ thống tài khoản thiếu cả tài khoản kho theo tính chất thì phần mềm báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản kho theo tính chất mặt hàng; nhập TK kho. Xem tài khoản 152 và tài khoản 155.

Khi công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Bấm Nhóm ngành nghề thuế GTGT. Bảng cho mỗi mặt hàng chọn nhóm ngành nghề, tỷ lệ phần trăm hiện bên cạnh, và cột Giảm 20% để đánh dấu hàng thuộc diện giảm. Bấm nút lưu có ghi số thay đổi. Bỏ trống là theo nhóm mặc định của công ty. Quy định ở bài phương pháp tính trực tiếp thuế GTGT và giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026: từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, hàng đang chịu 10% mà không thuộc danh mục loại trừ được giảm còn 8%, hoặc giảm 20% tỷ lệ phần trăm với người tính trực tiếp. Phần mềm không tự xét hàng nào thuộc danh mục loại trừ; bạn tự đối chiếu và đánh dấu.

Khi muốn lập kho hàng đi đường hoặc kho hàng gửi đại lý

Thêm một kho rồi bấm Sửa và nhập TK kho riêng. Kho có tài khoản riêng thì mọi phiếu nhập, xuất, chuyển ở kho đó dùng tài khoản này thay cho TK kho của mặt hàng. Ví dụ kho Hàng đi đường dùng 151 cho hàng đã có hóa đơn mà chưa về; khi hàng về, bạn chuyển kho sang kho chính để ghi Nợ tài khoản kho, Có 151. Xem chuyển kho.

Khi không dùng mặt hàng nữa

Mở trang sửa, đổi Trạng thái sang Ngừng dùng rồi bấm Lưu mặt hàng. Chứng từ cũ giữ nguyên. Kho muốn ngừng dùng phải hết tồn; còn hàng thì phải chuyển sang kho khác trước.

Khi nhập mặt hàng bằng bảng tính

Nhập hàng loạt từ tệp có bài riêng: nhập từ Excel. Số tồn đầu kỳ của từng mặt hàng khai ở tồn kho đầu kỳ.

Thêm hoặc sửa mặt hàng, kho không tạo bút toán và không đụng sổ cái. Phần mềm chỉ ghi một dòng nhật ký thao tác khi bạn sửa. Các tài khoản bạn gán ở đây được dùng khi lập chứng từ:

1. 1

   Nhập kho: Nợ TK kho (hoặc TK kho riêng của kho), Có tài khoản đối ứng như 331 hoặc 111.

2. 2

   Bán hàng từ kho: Nợ TK giá vốn (632), Có TK kho; doanh thu ghi vào TK doanh thu.

3. 3

   Hàng thừa, thiếu khi kiểm kê: xem bài kiểm kê kho.

Muốn xem ngay hàng này đang ở kho nào, bấm Thẻ kho trên trang sửa hoặc vào tồn kho.

ketoanx.com/items

1. 1

   Mã đã tồn tại: mã mặt hàng hoặc mã kho trùng cái đã có, kể cả hàng đã ngừng dùng. Đổi mã khác.

2. 2

   Tài khoản không có trong hệ thống: câu báo kèm số hiệu tài khoản thiếu. Bạn gõ tài khoản chưa có trong hệ thống tài khoản. Thêm tài khoản trước hoặc sửa lại số hiệu.

3. 3

   Tồn tối đa phải lớn hơn hoặc bằng tồn tối thiểu: đổi lại hai ngưỡng.

4. 4

   Mặt hàng đã có chứng từ, không đổi được giữa hàng hóa và dịch vụ hay cách theo dõi lô, serial: hàng đã phát sinh thì khóa lựa chọn này. Tạo mặt hàng mới nếu thật sự cần đổi cách quản lý.

5. 5

   Dịch vụ không theo dõi serial: bỏ Theo dõi serial, IMEI hoặc đổi Tính chất.

6. 6

   Báo lỗi nói mã vạch đã gán cho mặt hàng khác kèm mã hàng đó: mã vạch không được trùng. Đổi mã vạch hoặc sửa mặt hàng kia.

7. 7

   Mặt hàng … đang được dùng, không xóa được. Đặt "Ngừng dùng" để ẩn khỏi chứng từ mới.: bảng liệt kê chứng từ đang tham chiếu. Làm đúng gợi ý, hoặc xóa chứng từ trước nếu chứng từ đó sai.

8. 8

   Báo lỗi nói kho còn bao nhiêu mặt hàng có tồn và yêu cầu chuyển hết hàng sang kho khác rồi mới ngừng dùng: chuyển kho hết số lượng rồi mới ngừng kho.