Tồn theo lô, hạn dùng: cách xem trên KetoanX

ketoanx.com/inventory/lots

Màn này chỉ để xem. Số lô nhập khi lập nhập kho, xuất kho hoặc chứng từ mua, bán. Muốn bật theo dõi lô cho một mặt hàng, vào vật tư, hàng hóa, kho. Danh sách từng serial và lịch sử của nó nằm ở theo dõi serial, IMEI.

ketoanx.com/items

1. 1

   Mặt hàng đã bật Theo dõi lô, hạn dùng (hoặc Theo dõi serial, IMEI) ở danh mục. Hàng không bật thì không có lô và không hiện ở màn này. Phần mềm không cho đổi cách theo dõi sau khi mặt hàng đã có chứng từ, nên bật từ đầu.

2. 2

   Mỗi lần nhập hàng ghi Số lô, serial và Hạn dùng trên dòng phiếu. Không ghi hạn dùng thì lô vẫn hiện nhưng tình trạng là Không có hạn dùng và không bao giờ cảnh báo.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Kho.

ketoanx.com/inventory/lots

Bộ lọc: Tại ngày (mặc định hôm nay), Báo trước (ngày) (mặc định 30, từ 1 đến 3.650), Tình trạng (Tất cả, Sắp hết hạn, Đã hết hạn), Tìm (mã hàng, số lô). Bấm Xem để áp dụng.

Bảng sắp theo hạn dùng gần nhất trước, lô không hạn dùng ở cuối. Lô đã hết hàng (tồn bằng 0) không hiện. Dòng tình trạng tô đỏ khi đã hết hạn, vàng khi sắp hết hạn, nghĩa là hạn dùng nằm trong khoảng Báo trước (ngày).

Khi xuất bán hoặc xuất kho một lô cụ thể

Trên dòng phiếu xuất hoặc chứng từ bán, gõ Số lô, serial. Danh sách gợi ý hiện các lô còn tồn kèm số lượng và hạn, sắp theo hạn gần nhất. Phần mềm không tự chọn lô và không chặn bán lô đã hết hạn, nên bạn tự chọn lô hạn gần trước. Xuất quá số lượng của lô thì phần mềm báo tồn không đủ cho đúng lô ấy (xem phần lỗi).

Khi cần hủy lô hết hạn

Lập phiếu xuất kho với lý do Hủy hàng hư hỏng, hết hạn. Phiếu ghi Nợ 632, Có tài khoản kho, theo giá vốn của lô. Trước khi hủy, hãy có đủ bốn giấy tờ: quyết định hủy, biên bản kiểm kê ghi nguyên nhân và phương án xử lý, quyết định thành lập hội đồng và quyết định xử lý của hội đồng, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025). Thiếu hồ sơ thì giá vốn hàng hủy có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. KetoanX không lưu bộ hồ sơ này cho bạn, hãy lưu ở kho tài liệu. Phần đã trích dự phòng thì hoàn nhập ở màn dự phòng cuối kỳ. Chi tiết ở bài hủy hàng hết hạn, hư hỏng và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Khi tính giá xuất theo lô

Phương pháp đích danh theo lô, serial và nhập trước xuất trước dựa vào lô để tính giá vốn. Chọn ở tính giá xuất kho; so sánh các phương pháp ở bài phương pháp tính giá xuất kho. Phiếu xuất không ghi lô thì đích danh không có căn cứ chọn lô.

Khi kiểm kê hàng theo lô

Khi kiểm kê, số lượng thực tế đếm theo từng lô rồi nhập vào biên bản; chênh lệch được xử lý ở kiểm kê kho.

1. 1

   Phiếu báo mặt hàng theo dõi số lô và yêu cầu nhập số lô: dòng phiếu của hàng theo lô để trống Số lô, serial. Nhập số lô.

2. 2

   Phiếu báo mặt hàng theo dõi serial và yêu cầu nhập serial cho từng chiếc: mỗi dòng một serial, số lượng 1. Dùng nút Dán nhiều serial để dán một lần.

3. 3

   Hạn dùng không hợp lệ: ngày gõ không có thật. Nhập lại ngày đúng.

4. 4

   Câu báo Không đủ tồn kho kèm tên hàng và số lô: lô được chọn không đủ số lượng. Chọn lô khác hoặc giảm số lượng.

5. 5

   Dòng cảnh báo đầu trang đếm ít hơn dự tính: cảnh báo chỉ đếm các dòng đang hiện sau khi lọc. Chọn Tình trạng là Tất cả và xóa ô Tìm để đếm đủ.

6. 6

   Lô không hiện: lô đã hết hàng, hoặc mặt hàng chưa bật theo dõi lô, hoặc phiếu nhập còn ở trạng thái chưa ghi sổ.