Lắp ráp, tháo dỡ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/inventory/assembly

Màn này khác lệnh sản xuất ở một điểm: không có nhân công, chi phí chung, không có kỳ tính giá thành. Giá trị thành phẩm chỉ bằng giá trị linh kiện xuất. Việc có nhân công, chi phí chung đáng kể thì dùng lệnh sản xuất. Kết quả của màn này nằm trong tồn kho và các báo cáo kho, còn việc đối chiếu số xuất, số nhập của từng lần ở đối chiếu nhập xuất lắp ráp, tháo dỡ.

Bạn cần có sẵn các thứ sau, vì biểu mẫu chỉ cho chọn từ danh mục:

1. 1

   Thành phẩm và linh kiện đã khai trong vật tư, hàng hóa, kho. Dịch vụ không dùng được ở đây.

2. 2

   Tồn kho đủ linh kiện (lắp ráp) hoặc đủ thành phẩm (tháo dỡ) tại ngày lập. Xem tồn kho.

3. 3

   Nếu muốn linh kiện tự điền: một định mức nguyên vật liệu của thành phẩm đó.

4. 4

   Phương pháp tính giá xuất kho đã chọn, vì giá linh kiện lấy theo đó. Xem tính giá xuất kho.

5. 5

   Quyền phân hệ Kho: thêm và ghi sổ để lập, xóa để xóa, in để in lệnh. Người không có quyền xem giá vốn vẫn lập được nhưng không thấy cột giá trị.

6. 6

   Hệ thống tài khoản có tài khoản trung gian, mặc định 154 (xem phần lỗi bên dưới).

ketoanx.com/inventory/assembly

Lưới Linh kiện có các cột: Mặt hàng chọn từ danh mục, Số lượng, Đơn vị (chọn đơn vị quy đổi nếu mặt hàng có), Số lô, serial (hàng theo lô, serial; khi xuất chọn từ danh sách còn tồn), Hạn dùng (chỉ khi tháo dỡ, hàng theo lô) và Đơn giá tham chiếu (chỉ khi tháo dỡ, người xem được giá vốn). Nút Thêm dòng thêm dòng; ô Quét hoặc gõ mã vạch, mã hàng cùng nút Thêm thêm nhanh bằng súng quét. Hàng theo dõi serial có nút Dán nhiều serial để tách danh sách thành từng dòng một chiếc.

Khi tháo dỡ một thiết bị lấy lại linh kiện

Chọn Nghiệp vụ là Tháo dỡ. Hai ô kho đổi thành Kho xuất thành phẩm và Kho nhập linh kiện. Ví dụ tháo 2 bộ PC-VP ngày 20/10/2026: thành phẩm xuất theo giá xuất kho, 2 bộ hết 16.000.000 đồng. Phần mềm phải chia 16.000.000 đồng ấy cho linh kiện thu hồi, nên cột Đơn giá tham chiếu là cột then chốt. Điền giá mua cũ: mainboard 2.000.000, CPU 3.000.000, RAM 600.000, SSD 1.000.000, case 800.000. Với 2 mainboard, 2 CPU, 4 RAM, 2 SSD, 2 case, giá trị theo tham chiếu là 4.000.000, 6.000.000, 2.400.000, 2.000.000 và 1.600.000, cộng đúng 16.000.000. Để trống đơn giá tham chiếu thì giá trị chia theo số lượng, cho kết quả khó đúng khi các linh kiện chênh giá nhiều. Người không có quyền xem giá vốn không thấy cột này, nên việc tháo dỡ của họ luôn chia theo số lượng.

Có một điểm cần cẩn thận: toàn bộ 16.000.000 đồng đổ hết vào linh kiện bạn nhập lại. Nếu một thanh RAM hỏng và bỏ đi, bạn chỉ khai các linh kiện còn tốt, và giá trị linh kiện hỏng bị dồn sang các món còn lại thay vì thành chi phí. Linh kiện hỏng phải xử lý riêng, xem hủy hàng hết hạn, hư hỏng.

Khi nhập linh kiện tay không qua định mức

Để Định mức ở Nhập tay linh kiện, rồi dùng Thêm dòng hoặc ô quét mã vạch. Cách này hợp với bộ quà tặng lập một lần, không cần khai định mức. Chọn thành phẩm xong thì danh sách định mức tự lọc theo thành phẩm đó; đổi thành phẩm thì định mức đã chọn bị bỏ.

Khi thành phẩm hoặc linh kiện theo dõi lô, serial

Thành phẩm theo dõi lô thì điền Số lô, serial thành phẩm và Hạn dùng thành phẩm. Thành phẩm theo dõi serial chỉ lập được từng chiếc một: số lượng 1 và một serial cho mỗi lần. Linh kiện theo serial thì mỗi serial một dòng, dùng Dán nhiều serial rồi Tách thành từng dòng. Xem theo dõi serial, IMEI và tồn theo lô, hạn dùng.

Khi lập sai và muốn làm lại

Màn này không có nút sửa. Bấm Xóa ở dòng cần bỏ (bạn có quyền xóa và ngày chưa khóa sổ), xác nhận "Xóa cả phiếu xuất và phiếu nhập của lần này?", rồi lập lại. Xóa không được nếu thành phẩm đã xuất bán khiến tồn âm ở các phiếu sau; khi đó xóa hoặc sửa các phiếu xuất ấy trước.

Giá linh kiện lấy theo phương pháp tính giá xuất của công ty. Phiếu nhập thành phẩm không có giá riêng mà nhận đúng tổng giá xuất linh kiện. Khi bạn chạy tính lại giá xuất kho (xem thứ tự chứng từ trong ngày về chuyện thứ tự), giá phiếu nhập đổi theo giá xuất mới của linh kiện. Màn này không phát sinh doanh thu, hóa đơn hay thuế.

Hai điểm KetoanX làm khác một quy trình sản xuất đầy đủ. Một là giá thành thành phẩm lắp ráp chỉ có linh kiện, không có nhân công hay chi phí chung. Chế độ kế toán ghi các khoản đó qua 621, 622, 627 rồi kết chuyển vào 154 để ra giá thành (xem tài khoản 154). Nếu việc lắp ráp của bạn tốn nhân công đáng kể, đừng dùng màn này mà dùng lệnh sản xuất. Hai là việc chia giá trị khi tháo dỡ theo đơn giá tham chiếu là cách của phần mềm, bạn nên giữ một bảng giá tham chiếu cố định và dùng nhất quán. Giá xuất kho tính theo phương pháp tính giá xuất kho đã chọn; thành phẩm nhập lại kho ở tài khoản 155 hoặc tài khoản 156 tùy tính chất hàng.

"Không đủ tồn kho "…" tại kho đã chọn: cần …, tồn …": linh kiện (hoặc thành phẩm khi tháo dỡ) không đủ tại ngày lập. Mặc định công ty chặn xuất quá tồn. Kiểm tra ngày, kho, và xem phiếu nhập bị ghi muộn không, theo bài tồn kho âm trên sổ. Mức chặn đổi ở cài đặt cảnh báo.

"Linh kiện xuất ra chưa có giá trị trên sổ kho, không xác định được giá nhập. Kiểm tra giá nhập của hàng xuất.": giá trị xuất bằng 0, thường vì linh kiện nhập với giá 0. Sửa phiếu nhập linh kiện cho có giá rồi lập lại. Khi tháo dỡ, câu này nói "Thành phẩm" thay cho "Linh kiện".

"Thành phẩm không thể đồng thời là linh kiện của chính nó": trong lưới linh kiện có chính mặt hàng thành phẩm. Bỏ dòng đó.

"Cần ít nhất một dòng linh kiện": lưới chưa có dòng nào chọn mặt hàng. Chọn định mức hoặc thêm dòng.

"Tài khoản không có trong hệ thống: 154" hoặc "Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 154": công ty đã mở tài khoản con của 154 (ví dụ 1541) nên 154 thành tài khoản tổng hợp. Gõ tài khoản con vào TK trung gian. Xem hệ thống tài khoản.

"Sổ đã khóa đến ngày …": ngày lập nằm trong kỳ đã khóa sổ kế toán. Chọn ngày sau ngày khóa.

"Bạn không có quyền ghi sổ ở phân hệ Kho. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.": lập mới ghi sổ ngay nên cần cả quyền thêm lẫn quyền ghi sổ.